Az értekezletvezetés fortélyai

Szatmáriné Dr. Balogh Mária elmondta, a vállalati értekezlet összehívása előtt a vezetőnek át kell gondolnia, milyen célból hívja össze a csapatot, kiket hív meg, milyen tematika alapján haladnak, és milyen háttéranyagra van szükség a hatékony munkához.

Gondoskodnia kell arról, hogy a háttéranyagot mindenki időben megkapja, és elegendő idő jusson a probléma átgondolására. A legtöbb tárgyalóhelyiségben adott a megfelelő infrastruktúra, de ha nem, akkor erről is gondoskodni kell (például projektor).

Megegyezés az induláskor

Az értekezlet elején célszerű "szerződést" kötni a csoporttal a megbeszélés céljáról, fontosságáról, menetéről, a rendelkezésre álló időkeretről, a hozzászólások kommunikációs módjáról. Érdemes megkérdezni a megjelenteket, hogy kinek van javaslata más, aktuális témákra és mennyi időt kér hozzá. Fontos, hogy minden érintett jelen legyen, egyébként nehezen születik döntés vagy nagy a rossz döntés meghozatalának az esélye.

Használjunk szemléltető eszközöket

Növeli az elmondott tartalom megértését, ha nemcsak szóban adják át az információt, hanem grafikonokkal, diagramokkal szemléltetnek. Termelési folyamatok, fejlődési trendek megértésében a vizualizálás különösen fontos szerepet kap.

Az értekezleten kulcsszerepe van a levezetőnek. A jó moderátor visszafogja az állandóan hosszan hozzászólókat, és kikéri azoknak a véleményét is, akik nem szívesen vagy nagyon keveset beszélnek.

Személyeskedés, hatalmi játszma: kihívás a levezetőnek

Csökkentheti az értekezlet hatékonyságát, ha a tartalom helyett a csoport önmagával foglalkozik. Ekkor személyeskedés, hatalmi játszmák, egyes tagok fontoskodása, a tárgyhoz nem kapcsolódó hozzászólások kerülnek előtérbe. Ilyenkor érdemes az ülés előtt vagy közvetlenül utána négyszemközt tisztázni a témától eltérítő viselkedés okát és a szükségleteket, valamint a lehetséges, megnyugtató viselkedések módját és az értekezlet vezetésére vonatkozóan felvetődő újító javaslatokat. Sok vezető járatlan a csoportfolyamatok kezelésében. Önismeret, társas készségek, és csoportdinamikai ismeretek szükségesek a zavaró folyamatok kezeléséhez, amelyeket kommunikációs és moderációs tréningeken lehet elsajátítani.

Jegyzőkönyv vagy emlékeztető

A megbeszélésekről emlékeztetőt vagy jegyzőkönyvet mindig célszerű készíteni. Szó szerinti jegyzőkönyv készítése akkor ajánlott, ha olyan tárgyalásról van szó, amelyben a megállapodás megszületésének a folyamata is fontos, és minden szó jelentőséggel bírhat. Ilyen lehet például az érdekképviseletekkel való egyeztetés. Más esetekben elegendő a rövid emlékeztető, amely a megállapodást, a kiosztott feladatokat, a felelősöket és határidőket tartalmazza. A tapasztalatok alapján nem tanácsos a levezetőnek írni az emlékeztetőt, mert sok felé kell figyelnie, inkább írja egy másik munkatárs, amelyet az elnök a lejegyzés végén ellenőriz - jegyezte meg Szatmáriné dr. Balogh Mária.

Meeting a gyakorlatban: Reggel 7 órakor vezetői értekezlet

Heti több értekezletet tart Kmetty József, a Kürt Computer Rt. vezérigazgatója:
"Körülbelül egy évvel ezelőtt, amikor a Kürtnél jól érzékelhetően egyre több és hosszabb értekezlet már kezdte fenyegetni a hatékonyságunkat, időnyilvántartási rendszert vezettünk be. Azóta minden megbeszélés időtartamát és hatékonyságát mérjük. A számok azt mutatják, hogy megfelelő szervezéssel, alapos előkészítéssel, a cél pontos meghatározásával 25-30 százalékkal lehet csökkenteni a megbeszélések időtartamát", mondta a vezérigazgató. A számítógépes adatmentéssel és informatikai tanácsadással foglalkozó Kürt Rt-nél fajta értekezletet tartanak, melyek közül az egyik a kedden reggel 7 órakor kezdődő vezetői értekezlet.

Kör-emailben egyeztetett menetrend

"Azért tettük erre a szokatlanul korai időpontra, mert napközben nehéz volt mindenkinek alkalmas időpontot találni. Ez az időpont részévé vált a heti időbeosztásunknak, senki sem mondhatja le. A vezetői meeting általában két órán át tart: egy nappal korábban délután öt óráig kör-emailben egyeztetjük a menetrendet", magyarázta a vezető. A menetről megjegyezte: "Az első 45 perc kötött, a többi részre javaslatot tehetnek a megbeszélés résztvevői. Ha valaki új témát ajánl, meg kell adnia, igényel-e döntést, és mennyi ideig lenne szükséges erről beszélni. Amennyiben döntés is szükséges, gondoskodnia kell megfelelő háttéranyagról. Nagyon sok adatot a könnyebb követhetőség kedvéért grafikonon jelenítünk meg, és a tervtől való eltérés okait keressük."

A Kürtnél az értekezletekről két jegyzőkönyv készül. Az egyik, a bővebb, a vezetők részére, míg egy másik változatot a cég minden alkalmazottja megkap.

"Cégünknél az értekezlet másik formája a minden hónap első csütörtökén délután 4-5 óra között megrendezésre kerülő vállalati megbeszélés, melyen a Kürt Rt. minden alkalmazottja részt vesz. Ekkor tartjuk a születésnapokat, és ekkor bárki kérdezhet a vezetéstől is."

Kmetty József az értekezletek buktatói között megemlítette a túl hosszú hozzászólásokat, melynek kezelésére egyedi módszert dolgozott ki: "Korábban egy tojásfőző csengőt hoztam be, amelyet minden felszólalásnál újra indítottam. Nagyon viccesnek találták a kollégák, amikor néhány bőbeszédű munkatársnál megszólalt, ám fegyelmezőleg hatott, mostanra betartják az időkeretet."

45 perc után lankad a figyelem

A két szakember javaslatán kívül még számos hasznos tanács található különböző oldalakon. A humán tanácsadással és továbbképzések tartásával foglalkozó német Haufe Akademie összeállításában például a következő tippek szerepelnek: A meeting ne tartson tovább a rendes munkaidőnél, egyébként csökkenti a motivációt és növeli az elégedetlenséget, ha a pihenőidőben is a tárgyalóban kell ülnie a dolgozónak. Ha felkészületlenek a résztvevők, a levezető inkább szakítsa meg vagy tegye más időpontra a megbeszélést.

Általában 45 perc meeting után 75 százalékra csökken a munkatársak koncentrációja, ezért ennyi idő után célszerű 5 perc szünetet tartani. Persze ez csoportonként, munkatársanként változhat, itt a levezető tapasztalatán, mérlegelésén múlik a pihenő időpontja és hossza. Ha újabb napirendi pont kerül a megbeszélendők közé, rendeljünk hozzá időtartamot is.

Az időgazdálkodásra a 60-20-20-as formulát adja az akadémia: A meetingre szánt idő 60 százalékában intézzük el a legfontosabbakat, 20 százalékot tartsunk fenn előre nem látható kérdések megbeszélésére és további 20 százalékot szünetekre, nem tartalmi elemek megbeszélésére, szünetekre.

Tanácsok a hatékony értekezlethez:

• Cél, érintettek, időpont, időtartam meghatározása
  
• Háttéranyag elküldése időben
  
• Segédeszközök beszerzése
  
• Vizualizálás (grafikon, diagram)
  
• Menetrend, tematika, hozzászólások rendje
  
• Jegyzőkönyv, emlékeztető (ne a levezető írja)
  
• A feladatokhoz felelősök, határidők, eszközök hozzárendelése
  
• Moderátori szerep: visszafogni a fecsegőket, szóra bírni a hallgatókat