Az outsourcing hatékonysága - hogyan segítheti cégünknek a bérszámfejtés kiszervezése a pandémiás időszakban?

A vírushelyzet indikálta változások előtérbe hozták a kiszervezés lehetőségét, melyet most új aspektusban, bizonyos esetekben, mint mentőövet vehetnek igénybe a vállalatok.

A HR területén belül a TB- és bérszámfejtés kiszervezése több szempontból is okos döntés lehet a változásokkal teli időkben. Az első és legfontosabb, hogy outsourcing esetén nincs kitettség. A szerződött partnernél egy teljes csapat biztosítja a munka folytonosságát, így nem kell attól tartani, hogy a számfejtést végző kolléga betegsége, rövidebb vagy hosszabb idejű távolmaradása fennakadást okozna a munkafolyamatokban. Mivel outsourcing szolgáltatást kérhetünk bármilyen időtartamra, akár készenléttel is, így nem szükséges a vezetőségnek egyből a teljes váltásról döntést hoznia.

A tb- és bérszámfejtés, egyéb pénzügyi (pl. könyvelés) és logisztikai területek mellett különösen alkalmas outsourcingra, mivel a cég tevékenységétől függetlenül, zárt rendszerben működik. Ez igaz akkor is, ha a kkv szektorról beszélünk, de nagyvállalatok, multik esetében is. A lélektani határt 300 fő foglalkoztatottnál érdemes meghúzni, de csak amiatt, mert e létszám alatt és felette már más érvek döntenek a kiszervezés mellett. Újonnan induló vállalkozás esetében például azért kifejezetten hasznos, mert nem kell infrastruktúrát, se humánerőforrás oldalt mellé tenni.

Több vállalat tapasztalata alapján 300 fő foglalkoztatott az a létszám, amelynek bérszámfejtését egy alkalmazotti jogviszonyban dolgozó szakember el tud látni. E felett már túlterhelt lesz, alatta viszont csak számfejtési időszakban kerül optimálisan kitöltésre a munkaidő. A kitettség viszont ebben az esetben jelenti a legnagyobb kockázatot, hiszen ha egyik napról a másikra kiesik a munkaerő, az akár a bérek kifizetésében okozhat fennakadást. Ugyanez érvényes a 300 főnél nagyobb létszámot foglalkoztató cégekre is. Ha a számfejtés kiszervezésre kerül, egy egész team áll rendelkezésre a feladatok megoldására, a probléma áthidalására.

Az egy szakértői csapat kontra egy számfejtési szakember kérdéskör pedig további érveket hoz magával: egy bérszámfejtéssel foglalkozó cég esetében többszintű ellenőrzés van - ez olyan kontrollt jelent, amit egyértelmű biztosítékot ad a munka minőségére. A vírus ráadásul folyamatosan változó törvényi és jogszabályrendszert is hozott magával, melynek értelmezése és a gyakorlatba ültetése egy személynek jóval nagyobb kihívást jelent, mint egy teljes csapatnak, aki az adott témakörre specializálódva éli mindennapjait. Az a tudáshalmaz, ami a szolgáltatónál jelen van, nem, vagy csak nagyon különleges esetben tud biztosított lenni házon belül, egy személynél.

Kiszervezés esetén pontosabb munkára és gyorsabb reakcióidőre is számíthatunk, hiszen a kiváló szolgáltató a megrendelő igényeit minden esetben határidőre, precízen és körültekintően teljesíti. Ha pedig adott helyzetben mégis hibás teljesítés fordulna elő és ennek anyagi vonzata is adódna, a partnercég felelősségbiztosítása garantálja, hogy a megrendelő ne szenvedjen kárt semmilyen területen és a felmerülő költségek se őt terheljék.

Ha betegség vagy hosszabb távollét esetén áthidaló megoldásként tekint az outsourcingra, érdemes azt is megemlíteni, hogy a szerződött időszak alatt a szolgáltató ellenőrzi, visszakérdezi és javítja az esetleges hibákat. Így a visszatérő kolléga egy egyedi igényekre optimálisan paraméterezett bérszámfejtő szoftverrel dolgozhat tovább. Ráadásul, ha olyan számfejtési szolgáltatót választ, aki saját fejlesztésű programot használ, és helyi fejlesztéssel rendelkezik, az igényeket felismerve javaslatokat tud tenni további fejlesztésekhez. Ezek tartalmazhatnak útmutatást arra vonatkozóan is, hogy hogyan lenne érdemes a különböző szoftvereket összekapcsolni ahhoz, hogy teljesen automatizált folyamat születhessen meg, aminek ékköve maga a bérszámfejtés lesz.

A tavaszi pandémiás időszak alatt a Memolux tb- és bérszámfejtés outsourcing szolgáltatásával tudott segítséget nyújtani azoknak a partnereinek, ahol akadályba ütközött a számfejtési feladatok ellátása. Amennyiben úgy ítéli meg, hogy az Önök cégénél a járvány második hulláma miatt a bérek számfejtése és időbeni kifizetése veszélybe kerülhet, vegye fel a kapcsolatot a Memolux-szal, mert szoftvertanácsadói tevékenységen túl a bérszámfejtési feladatok átmeneti ellátásában is rendelkezésére állnak.