Szempontok a bérszámfejtés kiszervezésénél

Cikkünk célja, hogy irányt mutasson ahhoz, mikor érdemes a bérszámfejtés kiszervezésében gondolkodni, és mire kell figyelni, hogy az elindulás, majd a külsős céggel a közös munka zökkenőmentes legyen.

A Pannon-Work cégcsoport integrált HR szolgáltatóként több ezer kölcsönzött munkavállalót foglalkoztat, ahol szolgáltatásuk magában foglalja a teljes HR adminisztrációs tevékenységet. A Pannon-Work Zrt. 2020 - ban megvásárolta a HR-Face Kft.-t, amely már akkor 15 000 ember bérszámfejtését végezte, és így 22 000 bérszámfejtett munkavállalóra bővült a létszám. Zanáné Nemes Ágnes tapasztalataira építve - aki a HR-Face Kft. ügyvezetője - foglaljuk össze azokat a gondolatokat, amelyek a kiszervezés döntéshozatalában segítségül szolgálnak.

Miért érdemes a bérszámfejtési feladatok kiszervezésében gondolkodni? A gyorsan változó jogszabályoknak való megfelelés szinte állandó képzést igényel és nagy felelősséggel jár. Egy – egy kolléga kiesése a folyamatban fennakadást okozhat. Outsourcing esetén a feladatok kiszervezésekor a bérszámfejtő munkatárs pótlása a megbízott cég számára nem jelent problémát, hiszen ott nagyobb létszámú, szakértő csapat dolgozik. A rendszeres képzések, a szoftverismeretek magas szintje pontosságot, kiszámíthatóságot fog jelenteni. Összességében költségmegtakarítást, a biztonságot hozhatja a megbízó cég számára. Mindezt akkor, ha jól választanak bérszámfejtő céget.

A sokéves tapasztalat, a megbízói igények, és a partneri együttműködések alapján kialakult, mit érdemes szem előtt tartani az eredményes kiszervezéshez.

A tevékenység jellegétől függetlenül találkozni fognak az SLA (Service Level Agreement) kifejezéssel, ami szolgáltatási szint szerződést jelent. A megrendelő és szolgáltató megállapodnak abban, hogy mi az a minimális szint, amit teljesíteni kell, melyek a kapcsolat kritikus és mérhető pontjai. Amennyiben a HR-Face Kft. bérszámfejtési tevékenységét választja, úgy meghatározásra kerülnek az alábbiak:

• - Az elvégzendő feladatok tételes listája határidővel
• - Rendelkezésre állás „munkaidőn” belül és azon kívül
• - Ügyfélszolgálat módja, gyakorisága
• - Változáskezelés
• - Meddig és mire terjed ki a szolgáltató felelőssége?
• - Adatbiztonsági előírások
• - Szolgáltatási idő hossza.

A garancia kérdések tisztázása szintén sarkalatos pont. Elengedhetetlen, hogy a szolgáltató teljes felelősséget vállaljon a tevékenységéért. Fontos tudni, hogy pl. bérszámfejtés kiszervezésekor ki fizet a jövőben, ha büntet az OEP? Mire terjed még ki a garancia? Beszélhetünk tehát szakmai garanciáról és minőségi garanciáról is. Előző esetben, ha például az OEP-től büntetés érkezik, a bírság a szolgáltató részére átterhelhető. A második esetben a minőségnél meghatározhatóak objektív tevékenységi mérőszámok, amik megvalósulásáért a szolgáltató anyagi felelősséggel tartozik. 

A Pannon-Work cégcsoporton belül működő HR Face a kiszervezés első három hónapjában személyes jelenléttel segíti az átadást, majd ezt követően a kidolgozott ellenőrzési pontok és szabályozott folyamatok segítségével törekszik a 0%-os hibaszázalékra. 

A biztonsági kérdések megléte szintén nélkülözhetetlen. „Nálunk a teljeskörű informatikai és adatvédelmi biztonságot, a titkosított munkabéreket az SGP garantálja - mondja a bérszámfejtési vezető. A menedzsmentnek nyújtott naprakész betekintési lehetőséget a MIS menedzsment tájékoztató rendszer szavatolja, statisztikákkal, riportokkal. 

A leírt szempontok erősítik partnereink számára is, hogy megelégedésükre tudjuk biztosítani a kért szolgáltatást. A NexonBÉR bérügyviteli program használatával a bérelszámolást és TB kifizetőhelyi feladatok teljes körű ellátását, teljes körű adatszolgáltatást, beléptetést, kiléptetést, dolgozói adatbázissal kapcsolatos feladatokat, riportokat a pénzügyi osztály felé, támogató adatszolgáltatásokat magas szakmai felkészültséggel nyújtjuk.”