A MAG is a munkaügy kiszervezése mellett döntött

A MAG az Új Magyarország Fejlesztési Terv keretében a vállalkozói szféra és a vállalkozói környezet erősítését célzó Gazdaságfejlesztési Operatív Program (GOP) közreműködő szervezete. A GOP mellett a Közép-magyarországi Operatív Program feladatait is ellátja, valamint továbbviszi elődszervezeteinek a GVOP-ból (Gazdasági Versenyképesség Operatív Program) maradt kötelezettségeit.

A MAG és a VT-SOFT 2007 óta működik együtt. Kezdetben a szolgáltatás tartalma a bérszámfejtési és társadalombiztosítási kifizetőhelyi feladatok ellátása volt. 2009-ben a szolgáltatások köre kibővítésre került, így a VT-SOFT már komplex munkaügyi szolgáltatást végez a MAG Zrt-nek.

Interjúnkban Marinov Péter főosztályvezetőt és Szement Ágnes osztályvezetőt kérdeztük meg, miért döntöttek a kiszervezés mellett, valamint ez hogyan hatott a működésükre.

- Miért döntöttek úgy, hogy kiszervezik a munkaügyi tevékenységeiket?

- 2008 nyarán a vezérigazgatóval közösen hoztunk egy döntést, hogy csoportos létszámcsökkentést hajtunk végre. Ennek nem volt köze a világválsághoz, egyszerűen csak arról volt szó, hogy a négy cég összevonása óta eltel másfél év alatt kiderült, hogy hány emberre van szükség az optimális működésünkhöz. Természetesen a kiadások csökkentése volt a cél, melynek megoldását a személyi jellegű ráfordítások lefaragásával érhettünk el, mivel ezen kiadások a költségeink 65 százalékát teszik ki. Számításaink alapján arra jutottunk, hogy nem tudjuk saját magunk megoldani a feladatot kellő költséghatékonyság mellett, ezért a létszámleépítéssel párhuzamosan megnéztük, hogy milyen ésszerűsítési lehetőségek vannak. Így jutottunk el odáig, hogy a már részben amúgy is a VT-SOFT-nál kint levő munkaügyi feladatokat teljes egészében kiszerveznénk.

- Milyen alapkövetelmények, elvárások voltak a döntés meghozatala előtt az új megoldással szemben?

- Az elsődleges szempont az ár volt. Megvizsgáltuk, hogy egy külsős cég mennyiért tudja ellátni a munkaügyi feladatokat, és ezzel szemben az eredeti személyzet mennyibe kerül. Az volt a célunk, hogy az erre fordított összeg jelentősen csökkenjen. A másik alapkövetelmény a létszámcsökkentés volt. Ugyanakkor elvárásként fogalmaztuk meg a szolgáltatás színvonalának megtartását, így kikötöttük, hogy a szolgáltató kihelyezett munkatársakkal biztosítsa a folyamatos jelenlétet cégünknél.

- Hogyan végezték a piacfelmérést?

- Meghatároztunk egy szolgáltatási listát és ez alapján is szűrtük a cégeket. Csak azoktól kértünk be ajánlatot, akiknek a portfóliójában szerepeltek ezek a szolgáltatások.

- Mi az a többlet, ami miatt a VT-SOFT-ot választották?

- Több tényező is a VT-SOFT mellett szólt. Először is ez a cég adta az egyik legjobb árajánlatot. Másodszor a VT-SOFT tudta teljesíteni azt a szolgáltatáscsomagot, azon a színvonalon, amit elvártunk. Mi törekszünk arra, hogy kollegáink jó munkaügyi ellátásban részesüljenek, ezért sok alapelvárásunkat a szolgáltató cégek extraként értelmezték.

A vállalatok hozzáállása és szolgáltatói attitűdje is sokat nyomott a latba. Volt olyan szolgáltató, aki úgy állt hozzá, hogy számunkra érdem, ha fizetünk nekik. Ezzel szemben a VT-SOFT megadott minden információt és segítséget, amire szükségünk volt a döntés meghozásához. Az adatállomány konvertálásából eredő kockázatok minimálisra csökkentése is fontos szempont volt, ami a VT-SOFT-nál volt a legbiztonságosabban megoldott. Interperszonális vonatkozása is volt a döntésnek, mivel a VT-SOFT kapcsolattartója nagyon lelkesen állt a feladathoz és maximálisan kielégítette minden igényünket, ami nagy előnyt jelentett számunkra, hiszen viszonylag gyorsan kellett döntenünk. Ha valamire egy órán belül kértük a választ, azt is megkaptuk késedelem nélkül.

- Milyen szerepe volt a referenciáknak a kiválasztásában?

- Amennyire fel tudtuk mérni a piacot, az alapján úgy láttuk, hogy ilyen, összetett jellegű szolgáltatásra nincs igazán példa. Az outsourcing cégek se igazán értették először, hogy mi mit akarunk, és hogy mit értünk a teljesen kiszervezett munkaügy alatt. Eleinte a VT-SOFT-tal is voltak értelmezési problémáink, de ezek az egyeztetések alatt megoldódtak. Ez a jelenség meglepett minket, mert azt hittük, hogy a kiszervezett munkaügy mindenki számára azt jelenti, hogy A-tól Z-ig, mindent feladatot ellátnak. Rá kellett jönnünk, hogy még a legnagyobb cégek is szinte csak a bérszámfejtésben gondolkodnak.

- Milyen előnyöket várnak az outsourcing bevezetésétől?

- Szerettük volna leegyszerűsíteni a kommunikációt és a folyamatokat a munkavállalók és a bérszámfejtők között. A nálunk kihelyezett emberek révén kiesik egy szint a bérszámfejtők és a munkavállalók között, hiszen a munkavállaló egyből a bérszámfejtőkkel tud tárgyalni. Így csökken az adatok átadás miatti torzulása, ráadásul a kihelyezett munkatársakkal olyan kollegákat kaptunk, akik félig MAG-osok, félig pedig VT-SOFT-osok. Ennek nagy előnyei vannak, hiszen ezek az emberek szolgáltatóként is teljes jogkörrel tudnak nyilatkozni, másfelől pedig ismerik a belső helyzetet és a munkavállalókat, ezért saját alkalmazottként tudnak reagálni.

Másik pozitívum a profizmus. Egy ilyen szolgáltató, mint a VT-SOFT, nemcsak egy céget lát el, hanem több százat. Ezt a profizmust soha sem lehet saját alkalmazottakkal elérni. Hiába veszek fel bármilyen képzett munkatársakat, azok biztos nem rendelkeznek akkora tapasztalattal, mint egy olyan cég, amely több ezer ember bérszámfejtését végzi nap, mint nap. Ez a plusz nagyon fontos szempont volt számunkra a döntés meghozatalában.

- Vannak-e már értékelhető eredmények?

- Természetesen a megtakarítás az elsődleges szempont. Még nincsenek meg a végső számok, de biztos vagyok benne, hogy megérte, hiszen az előzetes kalkulációk is ezt mutatják.

- A bevezetés hogyan érintette a cég egyes részlegeinek működését? Voltak-e komolyabb döccenők a bevezetés miatt?

- Nem volt semmi olyan probléma, ami akadályozta volna a működésünket. Teljesen zökkenőmentesen történt az átállás.

- Tapasztaltak-e ellenállást a bevezetéssel kapcsolatban? Kiknek a részéről? Hogyan oldódtak meg a konfliktusok?

- Igen. Ez minden változásnál természetes reakció. Nem minden ember alkalmazkodik egyformán a változásokhoz. Rövid időn belül rájöttek munkatársaink, hogy ez a változás sok pozitívumot kínál számukra, és hogy értük is történt, így hamar megoldódtak ezek a problémák.

- Hogyan értékelik az Önöknél kihelyezett emberek szakmai felkészültségét?

- Maximálisan elégedettek vagyunk. Profi kollegákkal gazdagodtunk, akik mindig a legjobb tudásuk szerint végzik a munkájukat.

Ez az írás támogatott tartalom, nem a HR Portál szerkesztőségi anyaga. Az itt szereplő információk a cikk megrendelőjétől származnak.