Digitalizáció: lépj ki a papírhegyek árnyékából!
A hagyományos, papíralapú adminisztráció már évtizedek óta elavultnak számít, nem képes lépést tartani a fejlődéssel.
Megváltozott elvárások, eddig ismeretlen kihívások a munka világában
A papírmunka, a sokszor évtizedek alatt keletkező és halmozódó iratok tárolása, visszakereshetősége egyre több nehézséget jelent, miközben e terület folyamatosan fejlődik, mely által újabb és újabb kihívásoknak kell megfelelnie:
• Jogszabályi kötelezettség
A társadalombiztosítási nyugellátásról szóló 1997. évi LXXXI. törvény 2018. december 23-án hatályba lépett kiegészítése szerint a foglalkoztató köteles a biztosítási jogviszonnyal kapcsolatosan felmerült munkaügyi és társadalombiztosítási iratokat a biztosítottjára, volt biztosítottjára irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követő 5 évig megőrizni. Így például egy 1985-ben született dolgozóra vonatkozóan a foglalkoztató 2055-ig köteles megőrizni az iratokat, feltéve, hogy a dolgozó 65 éves korában vonul nyugdíjba. Ez a mennyiség a fluktuáció, bővülés miatt jelentős terhet ró az irattárolásra, a kapacitások kiépítésére, az anyagok fizikai kezelésére.
• GDPR-megfelelés
Az európai uniós jogszabály újabb adatkezelési kötelezettséget ró a vállalatokra, hiszen az előírt megtartási időn túl azokat mindenképp meg kell semmisíteni.
Használható! De mire?
• A felvételi, munkavállalói adatok, hivatalos iratok, igazolványok akár néhány másodperc alatt visszakereshetők.
• Gyorsan és részletekbe menően képes a digitalizált adatokat előhívni (például az átadás-átvétel részleteire vonatkozó iratokat, a munkaviszony megszűntetésének körülményeit, stb.).
• A munkakörülményekben bekövetkezett változások gyors nyomon követése a baleseti jegyzőkönyvtől kezdve az adójóváírással kapcsolatos adatokig.
• A munkavállaló javadalmazásával, illetve juttatásával kapcsolatos információ gyors kinyerése.
A végeredmény
A dokumentumdigitalizálás jól érzékelhető, pozitív változást hoz a cég és munkatársai életében. A legfontosabb, hogy a vállalat megszabadul a papíralapú adatkezelés jelentette korlátoktól, így a tárolástól, a sérüléstől, az adatok elvesztésétől. A digitális dokumentumkezelés naprakész információt biztosít a felhasználók számára, melynek köszönhetően a cég versenyképessége és hatékonysága ugrásszerűen megnő: a hozzáférés szintjétől függően az adatok könnyen módosíthatók, visszakereshetők és csoportosíthatók, aktualizálhatók, a selejtezés és a megőrzés logisztikája leegyszerűsödik. Jó példa erre, hogy egy adott munkavállaló egyes adataira külön rá lehet keresni. A szűrés során az összes olyan dokumentum olvasható lesz, amelyben a kérdéses adat szerepel. Jogi vonatkozásban is számos előnyt rejt magában a digitálissá tett dokumentum: minden digitalizált dokumentum időbélyegzőt kaphat a rendszerben, így azok hitelesen felhasználhatók hivatalos ügyintézés során - benyújthatók például a NAV vagy Nyugdíjfolyósító számára, de akár társadalombiztosítási vagy bírósági eljárás során is. A dokumentumdigitalizálás nemcsak a HR osztály, hanem a munkavállalók számára is megkönnyíti az adminisztrációs ügyintézést, erősítve a gondoskodó munkahelyről alkotott képet.
Bízd profira!
Nem az a kérdés tehát, hogy digitalizáljunk-e, hanem az, hogyan? Az első és legfontosabb tanács: bízd profira! A DG Digital iparági tapasztalatai alapján kijelenthető, hogy a folyamatok és a munkamódszer kialakítása során a munkáltatók mindegyike szembe találja magát olyan kihívásokkal, melyekre önerőből a legtöbb esetben nem képes megfelelő megoldást találni:
• A nyomtatott vagy kézzel írott dokumentumok digitalizálásához sokszor speciális hardver és szoftver alkalmazása szükséges.
• A házon belül digitalizált dokumentumokból szerzett adatok minősége sokszor gyenge, elengedhetetlen azok gépi algoritmusokkal történő javítása.
• A képi formátumok tárolása mellett szükség van a digitalizálás során szerzett adatokkal történő munkát biztosító infrastruktúrára is.
Ezért azt tanácsoljuk, mindenképp nézz körül a piacon, térképezd fel a kínálatot, és válassz kifejezetten erre a területre szakosodott céget, amely megfelelő szakembergárdával is infrastruktúrával rendelkezik ahhoz, hogy az átállás gyors és zökkenőmentes legyen.
A DG Digital által kínált, havidíjas konstrukcióban elérhető szolgáltatás tartalmazza a feldolgozási technológiákat, a folyamatot vezérlő és kezelő rendszert, a szükséges beállításokat és paraméterezéseket, valamint a felhasználók betanítását.
Ez kiszámíthatóságot és állandó támogatást jelent.
Ugye, mennyivel könnyebb lenne így? Kérd céged képviseletében ingyenes konzultációnkat, és lépj ki a papírhegyek árnyékából!
- 2024.05.09Egy jól működő csapat titka – Vezetői reziliencia fejlesztése A vezetői reziliencia fejlesztése képzésünk arra világít rá, hogyan lehet úgy tekinteni a tényekre, hogy relativizáljuk őket, kezelhető megvilágításba helyezzük a nehézségeket és igyekezzünk megőrizni a racionalitásunkat, hogy ebben a nehéz helyzetben is fejlődni tudjon a csapatunk. Segítve a csapattagoknak abban, hogy a problémalátásukat a megoldás keresés fókusza váltsa fel és megváltozzon az interakcióik minősége. Részletek Jegyek
- 2024.05.09Munkaidő, pihenőidő – Dr. Takács Gábor Pannon Munkajogi Akadémia - Pannon Munkajogi Akadémia előadás-sorozatunkat, melyben kiváló és elismert szakmai előadók támogatásával ismerhetjük meg a munkajog különböző területeit, ajánljuk mindazoknak, akik szeretnék ismereteiket bővíteni, gyakorlati megközelítésben szeretnék az alkalmazott jogi hátteret megismerni Részletek Jegyek
- 2024.05.14Mesterséges intelligencia használata a marketing munkában Képzésünk célja, hogy bemutassuk 2024-ben mi mindenre képes a mesterséges intelligencia, használata mennyire meg tudja könnyíteni a marketing szakemberek - vagy erre a pályára készülők - munkáját. A képzés során a résztvevő megtanulja, hogy milyen kiaknázatlan lehetőségek rejlenek a mesterséges intelligenciában. Ezen túl megtanulja, hogy a különböző AI eszközöket milyen stratégiai kombinációban érdemes használni a lehető legnagyobb hatékonyság elérése érdekében. Részletek Jegyek
- 2024.06.10Szakemberből vezető A szerepváltás nézőpontváltással is jár, nem csak névjegykártyád változott meg. Ha szakemberből lettél vezető érdemes feltenned a kérdéseket: Mi a feladatom? Miért vagyok felelős? Mi változott? Ez a képzés abban segít, hogy tisztábban tudd megfogalmazni és megérteni a saját vezetői szerepedet, az ezzel kapcsolatos változásokat és elvárásokat. Részletek Jegyek
Olvasási idő: 6 perc - Szerző: Molnár Veronika. Teljes cikk
Bartha Edit és Verebélyi Péter évekig kollégák voltak egy multinacionális vállalatnál. Edit Péter tanácsára jelentkezett a Corvinus Executive... Teljes cikk
A munkaerőpiac „köztes” szereplői, azaz a munkaerő szolgáltatók – tehát a Pannon-Work cégcsoport is – a munkáltatói márka tekintetében is... Teljes cikk
- A járvánnyal és oktatással kapcsolatos szavakra kerestünk legtöbbször 2020-ban 3 éve
- Extreme Digital és eMAG: két csapat, egy HR-vezető 4 éve
- Tudásfesztivál kollégáknak 4 éve
- Fiatal vállalkozókat képez a Google és a Coca-Cola Magyarország 5 éve
- Ingatlan adásvételben az első 5 éve
- Külpiacok felé kacsintgatnak a hazai e-kereskedők 5 éve
- „Itt valójában ébren műtét zajlik” 6 éve
- Digitálisan felkészültebbnek érzik magukat a magyar cégek 6 éve
- Aki kérdez: Heiszmann Henrietta 6 éve
- OMD Digital: új munkatárssal 17 éve