Amíg a munkatárs nyaral, a HR-es dolgozik?

A téma szakértőjével, Sáfár Katalinnal, a VT-SOFT Kft. kereskedelmi igazgatójával arról beszélgettünk, hogy miben nyújt segítséget egy munkaidő-nyilvántartó és szabadságkezelő rendszer a vállalatok dolgozói számára.

- Milyen tipikus problémákkal kell szembenéznie egy HR-es vagy bérszámfejtő kollégának a nyári időszakban?

- A szabadságok tervezése és nyilvántartása nem egy egyszerű feladat, főleg ha egy több száz vagy akár több ezer fős cégről van szó. Célszoftver hiányában nagyon nehéz összehangolni a szabadságokat és biztosítani a vállalat zavartalan működését. Ez az időszak a bérszámfejtés réme, hiszen a jelenléti ívek és a szabadságigénylések sokszor nem, vagy nem egy időben jutnak el az illetékeshez. Ez pedig rengeteg utólagos korrekciót és lassabb munkavégzést eredményez. Ráadásul a bérszámfejtők közül is szabadságra mennek munkatársak, ezért ez tovább nehezíti az adott osztály munkáját.

- Milyen megoldásokat kínál egy munkaidő-nyilvántartó és szabadságkezelő rendszer?

- WebÍv szoftverünkben minden munkavállaló saját maga online rögzítheti a jelenléti adatait, kérelmezheti szabadságait, amelyeket a meghatározott felettese hagyhat jóvá, módosíthat vagy vethet el a rendszerben. Az On-line vezetői jóváhagyás után a szabadságok automatikusan beemelődnek a jelenléti ívbe. A munkatársak láthatják azt is, hogy hány napot használtak már fel, illetve hány nap áll még a rendelkezésükre az éves szabadság keretükből és a vezetők pedig az egész csapat igényeit egyben láthatják, így ennek megfelelően mindenki egyszerűbben tervezhet.

A bérszámfejtők számára azért jelent nagy segítséget ez a szoftver, mert minden szabadságadat könnyen elérhető és egy gombnyomással exportálhatók az adatok a bérszámfejtési rendszerbe. Így egyik szoftverből a másikba történik az adatátvétel és nem kell egyenként, külön rögzíteniük a munkatársak szabadságadatait, ezáltal gyakorlatilag nincs hibázási lehetőség. További előnye a rendszernek, hogy mindezt a weben keresztül történik.

- Milyen előnyei vannak a webes megoldásoknak?

- Az alkalmazás gyakorlatilag a világ bármely pontjáról, egyszerre több ezer felhasználó számára online elérhető, mint egy weboldal. Ez nagyon hasznos az olyan cégek számára, amelyek ügynökökkel, vagy más egyéb, sokat utazó alkalmazottakkal rendelkeznek, de azoknak a vállalatoknak is az előnyére válik, amelyek több telephellyel rendelkeznek. A rendszer további pozitívuma, hogy a szabadságolásoknál e-mailben is tájékoztatja az érintetteket az adott kérelmek benyújtásáról és jóváhagyásuk státuszáról. A betegszabadságok esetében, ha az illető alkalmazottnak van otthoni hozzáférése, esetleg szkennere, akkor a táppénzes papír online csatolható a betegségnapokhoz, így azonnal igazolható a táppénz. Természetesen utólag be kell hozni az okmányt eredetiben is, de ezzel már kiküszöbölődik a fáziskésés a bérszámfejtési folyamatban.

További információ: http://www.vtsoft.hu/

Ez az írás támogatott tartalom, nem a HR Portál szerkesztőségi anyaga. Az itt szereplő információk a cikk megrendelőjétől származnak.