Az új munkatársak kalapja

A Comline tanácsadó cég száz kis-, és középvállalati cégvezetőt keresett meg, és azt tudakolta tőlük, hogy az üzletmenet során mi okozza számukra a legnagyobb fejfájást. Kilencven százalékuk az emberi tényezőt nevezte meg, vagyis a lojális, megbízható és szakképzett munkaerőt hiányolta.

Egy munkatárs mércéje, legyen az vezető vagy beosztott, hogy mennyi terméket állít elő és milyen minőségben. A másik igen súlyos gondja a vállalatvezetőknek, hogyan pótolják az igazán értékes, sok tapasztalattal, szakmai tudással rendelkező munkatársakat, akiket vagy elcsábítanak mások, vagy saját vállalkozásba fognak, vagy éppen nyugdíjba vonulnak.

Hogyan lehet átmenteni az ő tudásukat, hogy velük együtt ne vesszen el a sok értékes információ is? A megoldás a "Kalap-technológia", amelyet már egyre többen alkalmaznak Magyarországon is. A kalap szleng kifejezés, eredete az, hogy egyes foglalkozásokat űzők, mint például a kalauzok vagy mozdonyvezetők jellegzetes és különféle fejfedőt hordanak. A kalap ezért konkrét státuszt és kötelességeket jelöl.

Egy vállalatnál a kalap valójában dossziék és csomagok formájában létezik, s a poszton lévő személy képzést kap belőle. Standard részei vannak, melyek meghatározzák a poszt céljait, szakértelmét és kötelességeit. A kalap azt jelöli, hogy az illető milyen szerepet képvisel a cégben, és hogy milyen áramlásokat irányít. Minden kalapnak van egy terméke, ez pedig ábrázolható statisztikaként. Így minden munkatárs tudja, hol van szervezetben, mitől értékes az ő munkája mások számára, és pontosan tudja azt is, hogy milyen helyzetben mit kell tennie.

Az anyag egyik legértékesebb része a poszt leírása, amely nem tévesztendő össze az általános ismert és használt munkaköri leírással. Ezt ugyanis minden esetben olyan munkatárs készíti el, aki ezt a posztot betölti, vagy korábban betöltötte. Tehát a tevékenységet teljes egészében ismeri, mondhatjuk a kisujjában van. A dokumentumban le vannak jegyezve a sikeres akciók és a fontos irányelvek is, amelyek standardizálják a folyamatokat, és minden felmerülő helyzetre megoldást kínálnak. Benne van tehát egy munkakör sava-borsa, minden szakmai fogás, mindaz, ami miatt jól működik.

És van még egy különlegessége a "kalapanyagnak". Ez az úgynevezett ellenőrző lap, amely elméleti és gyakorlati feladatokat tartalmaz meghatározott sorrendben, amely tudatosan végigvisz egy új munkatársat a teljes anyagon. Ezzel elérhető, hogy miután posztjára kerül, sikeresen és ténylegesen a cég érdekeit szem előtt tartva termelhessen úgy, ahogy azt elvárjuk tőle.

Az alkalmazás eredményeként a betanulási idő felére, több esetben harmadára csökkent. Nőtt a munkatársak felelősségvállalása, kezdeményezőképessége, a hatékonyság megkétszereződött, a vezetők túlterheltsége ezzel szemben jelentősen csökkent, vagy megszűnt, és nem utolsó sorban nagymértékben javult a munkahelyi légkör. Ez az, ami ma egy vállalatot igazi versenyelőnyhöz juttathat.

Forrás: Piac & Profit