Csak a munkaidő 60 százalékára tervezzünk előre
Az időbeosztást is tanulni kell

Napjainkban egyre több információ ér el bennünket, amelynek feldolgozása a munkaidő beosztását is befolyásolja.
Az utóbbi években az Internet és a mobiltelefon terjedése is megnehezítette az időbeosztást. A világhálón való munkahelyi szörfözés nagy időrabló, a mobiltelefon pedig munkafolyamokat, beszélgetéseket képes megszakítani, kibillentve a dolgozót a munkatempóból.

Minden feladatot rangsoroljunk

"Ha munkánkat hatékonyan akarjuk végezni, különbséget kell tudni tenni lényeges és lényegtelen információ között, valamint rangsorolni kell a beérkező feladatokat", tanácsolja Kiss István.
A rangsorolásra elterjedt módszer az 'ABC metódus', mellyel négy csoportba sorolhatjuk a keletkező munkát: a., azonnal el kell intézni, b., nekünk kell elvégezni, de nem annyira sürgős, c., kiosztható másnak (már, ha van beosztottunk), d., szemétkosárba való.

Az időgazdálkodásról szóló kutatások alapján a munkanap 60 százalékára érdemes munkát tervezni, 40 százalékot pedig váratlan vagy spontán tevékenységekre szabadon kell hagyni: nyolc órás munkanapot alapul véve tehát 5 órára tervezzünk előre.

A tudatos tervezésre német nyelvterületen használják az ALPEN-metódust. Az öt betű a tervezés öt szakaszát jelöli: a tevékenységek felsorolását, a feladatok hosszának meghatározását, a tartalékidő betervezését, a prioritásokról való döntést és az utólagos ellenőrzést.

Napi teljesítménygörbe

"A tervezésnél fontos figyelembe venni az egyéni teljesítménygörbét. Mindenkinek a napi teljesítményében megfigyelhetőek hullámhegyek és hullámvölgyek. Általában délelőtt teljesítünk jobban, délután rosszabbul, ám ez mindenkinél más lehet. Érdemes a nehezebb, nagyobb koncentrációt igénylő munkát azokra az órákra időzíteni, amikor 'hullámhegyen' vagyunk", javasolja Kiss István.

A megfigyelések alapján a hölgyek nagyobb terheléssel tartósan képesek dolgozni, míg a férfiaknál nagyobb a hullámzás. Azt azonban jó szem előtt tartani, hogy másfél óránként kis pihenőidőre van szükségünk, ami lehet szellemi koncentrációt nem igénylő munka, például iratok rendezése.

Feladatok és értékteremtés

A feladatok és a fontos, értékteremtéssel járó döntések száma nincs összhangban egymással. Kutatások alapján az "A" kategóriába sorolt, nagy horderejű döntést képviselő tennivalók az összes feladatoknak csupán 15 százalékát teszik ki, ám értékteremtésben 65 százalékot képviselnek. Tehát nagyon fontos felismerni és az első csoportba sorolni a legfontosabb tennivalókat, hiszen nagy mértékben ezen múlik az összteljesítmény.
A másoknak kiadható, "C" kategóriába sorolandó feladatoknál, éppen fordított a helyzet. Ezek képviselik az összes feladat 65 százalékát, ám értékteremtésben csak 15 százalékos a hatásuk.


Tervezzünk egy nappal korábban

"Ajánlatos előző nap este átgondolni, néhány címszóban papírra vetni, hogy mit tervezünk a következő napra. A célkitűzések azonban ne legyenek irreálisak, ne vállaljunk egyszerre sokat, mert könnyen elúszhatunk a munkában és ez frusztrációt okozhat. A napi terv ellenére lényeges, hogy rugalmasak maradjunk. Ha nagyon fontosnak ítélt feladat érkezik, tudjunk váltani, képesek legyünk átstrukturálásra", mondja Kiss István, aki szerint tanácsos egyszerre egy ügyre koncentrálni és az elkezdett munkát megszakítás nélkül befejezni.
A munkafeladatok végeztével ajánlatos önellenőrzést végezni, sőt hasznos a munkát mással is átnézetni.