Lehet-e öröm a toborzás?

A tapasztalatok azt mutatják, hogy a toborzást végzők képzése valamint a kiválasztási folyamatok megfelelő szervezése vezethet az örömtelibb toborzáshoz. A HRSzoftver.hu már 14 éve foglalkozik egy ilyen könnyen tanulható, átlátható és maximális felhasználói élményt nyújtó rendszer fejlesztésével, ügyfélköre pedig mára számos ismert ügynökségi és vállalati szereplővel büszkélkedhet.

Díjmentes kapcsolt szolgáltatásoké a jövő
Leáldozott a havidíjak mellett további borsos bevezetési és oktatási költséggel dolgozó informatikai megoldásokat kínáló szolgáltatók ideje. Az ügyfelek jogosan szeretnék úgy érezni, hogy a havonta kifizetett felhasználói díjért tényleges szolgáltatást, fejlesztéseket, oktatást és támogatást kapnak. Egy rendszer használatbavételénél fontos, hogy a megfelelő ismereteket is díjmentesen elsajátíthassák a felhasználók, akár személyes, akár online formában történő oktatás keretében. Sok kérdés csak ilyenkor merül fel, amire helyben, szakavatott választ is kaphat az ügyfél. Egy szoftver kiválasztásánál az sem elhanyagolható szempont, hogy a támogatásba beletartoznak-e olyan díjmentes kapcsolt szolgáltatások, mint például a karrier oldal, a rendszeres felhasználói képzések, az ügyfélhez dedikált, on-site segítséget nyújtó projektmenedzser, illetve Teamviewer, vagy egyéb azonnali segítséget támogató technológiák alkalmazása.

Adatokra alapozott, tudatos döntések
A már regisztrált, azonban jelenleg nem elérhető jelöltek több, mint 20 százaléka, később ismét elérhetővé válik és profittá konvertálható. Ez például egy olyan adat, ami egyértelműen megmutatja, hogy a szervezett munkavégzéssel, és egy megfelelő ATS használatával olyan lehetőségek is kiaknázhatók, amelyek egyébként láthatatlanok lennének egy-egy folyamat során. Egy átlátható, megfelelően automatizálható, és a fontos adatokat jól kezelő rendszer segítségével tisztább képet kaphatunk arról, hogy honnan érkeznek az egyes jelöltek, mennyi időt vesz igénybe számukra az önéletrajz feltöltése vagy a regisztráció, mennyi idő alatt tud jelöltet állítani egy szolgáltató vagy a vállalat HR-osztálya. Ezek az információk a későbbi keresések során hasznosíthatók, ismeretükkel csökkenthető egy-egy kiválasztási folyamat hossza, ez pedig idő- és erőforrás-megtakarítást eredményez.

Jelöltélmény a cégimázs szolgálatában
Ha egy jelöltnek semmi más dolga nincs, mint beküldeni önéletrajzát, a többit pedig egy ATS elvégzi helyette, akkor megkíméljük a hosszadalmas regisztrációtól, ami szinte biztosan nagyarányú lemorzsolódást eredményez. A jelenlegi trendek alapján a jelöltek egyre inkább azt várják el a toborzó cégektől és az álláshirdető vállalatoktól, hogy “kiemelt ügyfélként” kezeljék őket. Egyszerű felhasználói felülettel, informatív visszajelzésekkel, (pl. elutasítás esetén segítségnyújtással, információval arról, hogy miért lett elutasítva, hogyan tud dolgozni rajta), személyes kommunikációval rendkívüli mértékben javítható a cég megítélése az álláskeresők szemében. Ahogy a negatív vélemény, úgy a pozitív tapasztalatok is gyorsan terjednek.

Tipikus időrabló és “fekete lyuk” folyamatok
Az egyes pozíciókra pályázó jelöltek közötti rangsor, sokszor szubjektív szempontok alapján kerül kialakításra, azonban adatalapú döntésekkel objektívebb képet kaphatunk a lehetséges jelöltekről. Amennyiben az ATS támogatású szempontrendszerek alapján az ígéretesebb jelentkezőket keressük meg előszőr, úgy akár több órányi munkát spórolhatunk meg, így nem csak a munkafolyamat hatékonyságát növelhetjük, de a kiválasztást végző szakember is motiváltabbá válik, hiszen a felesleges adminisztráció aránya is jelentősen csökken. Egy folyamat esetén az információ hiánya vagy átláthatatlansága jelentheti a legnagyobb hátrányt, amennyiben egy rendszer vagy a szakemberek nincsenek felkészítve a megfelelő használatra. Az egyes lépések pontos és egyszerű dokumentálása, mint például az, hogy ki és mit beszélt meg utoljára egy-egy jelölttel, milyen feljegyzések történtek vele kapcsolatban, az adatvédelmi nyilatkozat milyen státuszban van, esetleg van-e rögzített telefonbeszélgetés, mind-mind a hatékonyabb kiválasztást segítik. Az azonnali értesítések is megkönnyíthetik a munkát, főleg az olyan kereséseknél, ahol egy-két óra alatt más tanácsadó cég vagy vállalat “vadász le” egy jelöltet.

Folyamatszervezés - kulcs a milliós megtakarításokhoz
Vannak olyan nagyvállalatok, ahol a mai napig a kollégák és a cég irodái által közösen szerkesztett Excel táblába kerülnek be a jelöltek, hiszen egyszerűbb felvinni az adatokat egy táblázatba, mint egy ATS-be. Az Excelből naponta importálva az adatokat minden irodában elérhetővé válnak az információk, azonban ha belegondolunk, hogy éves szinten mennyi időt vesz igénybe a napi pár perces művelet, akkor beláthatjuk, hogy éves szinten akár több milliós megtakarításhoz, idő- és erőforrás optimalizáláshoz vezethet egy megfelelő rendszer bevezetése, nem is beszélve a teljes GDPR megfelelésről. Szintén fontos az ATS sebessége, hiszen egy irodában, ahol 5-en dolgoznak éves szinten akár egy-két munkahetet is jelenthet, amíg valaki a kért adatok betöltésére vagy a keresési eredmények kilistázására vár. Végül, de nem utolsó sorban, vállalati oldalon a hiring managerek és az ügynökségek integrációján is sok munkaóra spórolható meg, így érdemes olyan rendszert választani, amely ezen területeken is segítséget nyújt.

A cikk szerzője:
Köntös Tamás a HRSzoftver alapítója és ügyvezető igazgatója, a HR és a szoftverfejlesztés területén szerzett 14 év tapasztalatát állítja ügyfelei szolgálatába, hogy valóban öröm legyen a toborzás. A több, mint 60 ügyféllel rendelkező HRSzoftver vezetője számos képzést tart a hatékony toborzás és kiválasztásról, valamint a cégek folyamatoptimalizációja kapcsán.