A portfólió, mint a személyes és szakmai bemutatkozás eszköze

A humánerőforrás fejlesztés területén való megjelenése sem új keletű. Kis képzelőerővel a középkorig nyúlhatunk vissza, amikor is a céhekben tanuló - dolgozó legények felkészülve a mestervizsgára vándorútra indultak, gyakran átlépve az országhatárt, hogy tudásukat tökéletesítsék, szakmai repertoárjukat bővítsék, majd minderről számot adjanak a megszerzett képességek birtokában elkészített remek vagyis mestermunka elkészítésével. Ebben a munkában azt fejezték ki, hogy alkalmasak a választott/tanult mesterség művelésére, megmutatva mire képesek. Ugyancsak a szakmai tudás bizonyítására használták a portfóliót a II. világháború után, amikor a szakképzett munkaerőt kellet gyorsan pótolni, nem lévén idő kivárni, amíg újra szakmai végzettséggel rendelkezők kerülnek ki az iskolapadokból, így a hozzáértést egyfajta szakmai tapasztalatról szóló összegzéssel igazolták a munkavállalók.

Napjainkban, amikor a munkavállaláshoz, a munkába álláshoz sokszor számos vetélytárssal kell megküzdeni, nem egyszer azonos értékű, besorolású, minősítésű iskolai végzettség birtokában, előtérbe kerülhetnek az olyan atipikus megoldások, melyek a diplomán vagy a sokszor semmitmondó önéletrajzon túl többet mondanak el a jelentkezőről. Ezt segítendő alkalmazzák az önéletrajz több típusát, illetve a szakmai tapasztalatokról szóló ajánlásokat, a szándékokat, elképzeléseket megfogalmazó motivációs leveleket. Ezek az álláskeresés fontos dokumentumai, de sokszor nem elégségesek.

A munkavállalónak, a jelentkezőnek olyan módszerekkel kell operálnia, amellyel képes a fenti dokumentumokban foglaltakon túl szemléletesen és meggyőzően bemutatni tudását, tapasztalatait, elképzeléseit. Nemcsak a formális úton megszerzett végzettségéről kell számot adnia, hiszen fontos lehet mindaz a tudás, tapasztalat, melyet az iskolarendszerű oktatás keretein kívül, érdeklődése, szerencséje, vagy éppen a véletlenek összjátéka okán szerzett meg.

A szakmai és személyes bemutatkozás megfelelő eszköze lehet a portfólió, mely fogalom értelmezésére számos meghatározást találhatunk a nemzetközi irodalomban.

Induljunk ki a szó jelentéséből. Az Idegen Szavak Szótárában szereplő meghatározás szerint az egy befektetőhöz tartozó befektetések összességét jelenti. Eredeti jelentése szerint: tárca, vagy dosszié. A gyűjtemény, hordozó eszköz tartalom valamennyi megközelítésben jelen van.

Mivel a portfólió készítése értelmezhető tanulási folyamatként is, ezért nem kerülhetjük meg a portfólió tanulási (pedagógiai- andragógiai) értelmezését. Zubizaretta megközelítésében a tanulói portfólió egy rugalmas, bizonyíték alapú eszköz, ami alkotó részvételre, együttműködésre készteti a tanulót és folyamatos visszajelzésre ad alkalmat, miközben kiemeli a tanulók tudásának jelentőségét. (Zubizaretta 2009)
A tanulási folyamatban a portfóliót többféle célból alkalmazzák, ennek megfelelően csoportosíthatjuk a portfóliókat úgy mint: munkaportfólió, értékelési portfólió, bemutató portfólió. (Falus - Kimmel 2003).

Jelen írásunkban a portfóliónak azon változatával foglalkozunk, mely a szakmai bemutatkozás, karrierépítés, álláskeresés eszköze, a továbbiakban nevezzük szakmai portfóliónak (career portfolio). A következőkben kísérletet teszünk a szakmai portfólió meghatározására, típusainak és felhasználási lehetőségeinek bemutatására.

A szakmai portfólió mindazon dokumentumok rendszerezett, mások számára bemutatható gyűjteménye, mely tartalmazza a személyes tulajdonságainkat, munkatapasztalatainkat, tanulmányainkat, informális és nonformális úton megszerzett tudásunkat, a munkavégzéshez szükséges kapcsolatrendszerünket bemutató produktumokat és ahhoz fűzött reflexióinkat.

A szakmai portfólió alapvetően két helyzetben lehet hasznunkra : jelenlegi pozíciónk megőrzésében, megerősítésében, illetve új munka elnyerésében. Mindkét esetben segítségünkre lehet még további tanulási-képzési, fejlesztési irányaink meghatározásában, kijelölésében. Azzal, hogy rendszerezzük meglévő tudásunkat, tapasztalatainkat, szembesülünk saját potenciálunkkal, ezt összevetve elérendő céljainkkal felszínre kerülnek és pontosan meghatározhatók azok a területek, melyeken hiány mutatkozik, melyek további fejlesztésre szorulnak. Mindezek alapján a portfólió tehát nemcsak az álláskeresés, a munkahely - megőrzés fontos eszköze, hanem útjelzőként szolgálhat az élethosszig tartó tanulás során, konkréttá teheti a sokszor már szlogenként megjelenő Lifelong Learning-et. A LLL és a portfólió kapcsolata, annak a felnőttképzéssel, az andragógiával való összefüggése egy másik tanulmány témája lehet, jelen írásban ezen aspektusra nem térünk ki részletesebben.

Az szakmai életút folyamatában a szakmai bemutatkozás céljából készített szakmai portfólió lehetőséget ad arra, hogy mindazt, amit szeretnénk megmutatni magunkból kézzel foghatóvá tegyük. A szakmai portfólió további differenciált megközelítést igényel, hiszen gyűjteményünk nem minden elemét célszerű minden helyzetben bemutatni. Ezért a portfólió készítés folyamatában kettős megközelítéssel éljünk. Először is gyűjtsünk össze minden olyan anyagot, melyre szükségünk lehet egy későbbi szakmai bemutatkozáskor, ezt a gyűjteményt nevezzük forrás portfóliónak (Master Portfolio). Másodszor a konkrét helyzet, elvárások, célok ismeretében a nagy gyűjteményből válasszuk ki az éppen aktuálisan szükséges, bemutatandó elemeket, ezt a továbbiakban nevezzük aktuális portfóliónak ( Can-Do Portfolio)

A forrás portfólió nemcsak egy standard gyűjtemény, hanem egy tanulási folyamat ösztönzője, szervezője is. A portfólióban megfogalmazott célok, az ahhoz szükséges kompetenciák, képességek, tudások, adott esetben egy vágyott állás betöltéséhez szükséges feltételek összegyűjtése szembesítheti az egyént mindazokkal a hiányokkal, melyek pótlása elengedhetetlen feltétele az adott állás betöltésének. így a portfólió, mint az autonóm, önálló tanulás eszköze is szolgálja készítőjét, használóját.

Aki már készített portfóliót és aki még nem, egyaránt szembesül az alábbi kérdésekkel:

- Mit gyűjtsek?
- Hogyan tároljam az összegyűjtött anyagokat?
- Eredeti vagy másolati példány kerüljön a gyűjteménybe?
- Rész vagy egész dokumentumokat mutassak be?
- Milyen szempontok szerint rendszerezzem az összegyűjtött anyagot?
- Hogyan válogassak belőle egy adott interjúra?
- Hogyan használjam?
- Tartsam magamnál, vagy adjam leendő munkáltatóm kezébe?

A kérdések sokrétűsége is jelzi, hogy a szakmai portfólió készítése és használata nem egyszerű, magától értetődő folyamat. A munkavállalókat, a módszer alkalmazóit fel kell készíteni rá. Erre megfelelő lehet az álláskeresésről szóló tréningek adta lehetőség. Természetesen nem elég, ha a leendő munkavállalók ismerik ezt a módszert, a humánerőforrás fejlesztéssel foglalkozó szakembereknek is tájékozottnak kell lenniük. A portfólió készítésének folyamata megtanulható, de a megfelelő szakmai segítség nem nélkülözhető, melyben az andragógus szakemberek nyújthatnak segítséget. Természetesen a felkészítés kiterjedhet a hivatali szférára, illetve a non- formális és informális tanulási alkalmakra is.
A továbbiakban a bevezetőben feltett kérdésekre adunk rövid választ, írásunkat mintegy gondolatébresztőnek szánva, előrevetítve egy portfólió- kézikönyv létrehozásának szükségességét.

Kik használják? Kiknek ajánljuk?

- Pályakezdőknek.
- Munkahely váltásra készülőknek.
- A munka világába hosszabb kihagyás után visszatérőknek.
- Hezitálóknak, akik úgy érzik, hogy már nem tudnak újat nyújtani régi munkakörükben, de nem tudják pontosan milyen irányba lépjenek tovább.
- Vezetői állásra pályázóknak.
- Magasabb presztízsű állásra pályázóknak.
- Vállalaton belül más munkahelyre kerülő munkavállalóknak.
- Szakmai életútjukat valamilyen okból áttekintőknek. (Pl: évkönyv, beszámoló készítéséhez)
- Független tanácsadóknak, trénereknek, coachoknak megbízások elnyeréséhez.

A fenti felsorolás érzékelteti, hogy gyakorlatilag mindenkinek hasznos lehet, aki valamilyen módon kapcsolatban áll, vagy kapcsolatba szeretne kerülni a munka világával.

Mit tartalmazzon a portfólió?

A szakmai portfólió tartalmazzon minden olyan bemutatható, megjeleníthető információt, mely segít kézzelfoghatóvá tenni mindazt, ami az önéletrajzban és a motivációs levélben szerepel, és amit a személy szeretne bemutatni magáról. Régi igazság, hogy amit csak hallunk, az kevésbé ragadja meg figyelmünket, mint amit látunk, esetleg megfoghatunk, kézbe vehetünk, szemlélhetünk. A szakmai portfólió tehát lehetőséget ad arra, hogy a személyes interjú során fokozzuk az interjúztató személy figyelmét, befolyásoljuk azzal, hogy az egyes témákat mintegy szemléltetéssel támasztjuk alá.

A portfólió tartalmaz olyan dokumentumokat, melyek hivatalos igazolások, bizonyítványok, vagy a munkánkkal kapcsolatban megjelent tudósítások. Ebbe a csoportba tehát mindazok a dokumentumok, termékek tartoznak, melyek rólunk szólnak, de nem a portfólióba kerülés céljából jöttek létre. Attól függetlenül is meglévő, létező elemek. A portfólió tartalmának másik nagy csoportja mindazok a dokumentumok, melyek azért jöttek létre, hogy a portfóliónkba kerüljenek. Ez utóbbi halmazt tovább bonthatjuk. Egyrészt azokra a dokumentumokra, melyek felkérésre készültek. Ide tartoznak a referenciák, igazolások egy - egy elvégzett tevékenységünkről, az abban vállalt szerepünkről, munkánk minőségéről. Másrészt ide tartoznak az általunk készített anyagok is.

Portfóliónkba bekerülhetnek még le nem zárult, folyamatban lévő munkák ugyanúgy, ahogy már lezárult tevékenységek eredményei.

A szakmai portfólió idődimenzióit tekintve tehát felöleli a múltbeli eredményeinket, jelenleg folyamatban lévő tevékenységeinket és a jövőre vonatkozó terveinket, elképzeléseinket.

A nemzetközi irodalomban különböző kategorizálásokat találunk a portfólió tartalmára vonatkozóan. Azonban vannak olyan tartalmi elemek, melyek valamennyi felosztásban megtalálhatók. Ezeket a következő felsorolásban foglaljuk össze:
- személyes bemutatkozás
- munkatapasztalatok
- eredmények
- megszerzett tudás
- készségek, képességek

A portfólió egyik jellemzője annak egyedisége, melyben kifejeződik készítőjének filozófiája, értékrendje, kritikai szemlélete, kreativitása. Ezért nem javaslom egy egységes standard meghatározását, inkább a lehetőségek megismerését, az egyes felosztások előnyeinek, hátrányainak mérlegelését, majd a saját egyedi nézőpont kialakítása után az egyedi portfólió elkészítését.

A szakmai portfólió-készítés néhány gyakorlati kérdése

A portfólió készítése egy olyan folyamat, melyet sosem zárhatunk le. Tekintsük egy tanulási kalandnak, egy olyan befektetésnek, mely a jövőben megtérül. Amikor elkezdjük a gyűjtőmunkát, felállítjuk a kategóriákat, hozzálátunk a rendszerezéshez, megfogalmazzuk a reflexiókat rendszerint még nem tudjuk, hogy mikor, kinek, milyen céllal fogjuk bemutatni a portfóliónkat. Ebből következik, hogy lesz egy állandó, pontosabban állandóan változó bőséges anyagot tartalmazó portfóliónk, nevezzük forrás portfóliónak, majd ebből - válogatással, kiemelésekkel és újabb rendszerezéssel - kialakítjuk az adott helyzetben használható aktuálisan bemutatható portfóliónkat, melyet nevezzünk aktuális portfóliónak.

A portfólió nem önmagáért beszél. Beszélnünk kell róla, meg kell mutatnunk. Eredményes használata nem nélkülözheti a megfelelő kommunikációt, a reflektív megközelítést. Már a portfólió formájának megtervezésekor gondolnunk kell arra, hogy olyan megjelenítési módot válasszunk, melyet praktikusan tudunk használni az interjú során. Olyat, melyben nem veszünk el, amely átlátható, könnyen hozzáférhetővé, bemutathatóvá, átadhatóvá teszi az egyes produktumokat, dokumentumokat.

Ellenkező esetben a dossziéban való hosszas keresgélés, a folytonos bocsánatkérés a nem megfelelő anyagok átadása miatt éppen az ellenkező hatást válthatja ki az interjúztató személyben, mint amiért a portfóliónkat elkészítettük. Mivel a portfólió nem teljes, összefüggő dokumentálása szakmai pályafutásunknak, ezért nem célszerű elküldeni, illetve átadni az interjúztató személynek. Ezzel ugyanis esetlegessé válhat a tartalom felhasználása, értelmezése, nem kívánt irányba tolódhatnak el a hangsúlyok például abban az esetben, ha az interjúztató belemerül a társadalmi tevékenységeinket illusztráló tartalmakba és később is csak erre fog emlékezni, adott esetbe nem emlékezvén a szakmai tapasztalatainkra, vagy a megvalósított sikeres projektjeinkre, vagy éppen eredményes publikációinkra.

A portfólió használatára minden egyes alkalommal érdemes külön felkészülni. A portfólió nem egy bármikor "bedobható" mutatvány. Ahhoz, hogy a megfelelő hatást és célt elérjük, hangsúlyt kell fektetnünk a portfólió használatára. Ehhez felkészülésre van szükségünk. A felkészülés során az alábbi kérdéseket érdemes feltennünk illetve megválaszolnunk.

- Milyen helyzetben és hogyan fogom használni a portfóliót? Ki előtt fogom használni? Ez utóbbi lényeges kérdés, hiszen az illető valamilyen döntési helyzetben van velem kapcsolatban, így elsősorban az ő érdeklődését kell felkeltenem. (Iskolai prezentáció keretében, állásinterjún stb..)
- Mi a célom a portfólió használatával?
- Kiből/kikből fog állni a hallgatóság?

A fentiek tükrében további kérdések fogalmazhatók meg:

- Mit várnak el tőlem?
- Milyen produktumokat használhatok ahhoz, hogy bizonyítsam, illusztráljam megfelelőségemet?
- Melyik a legeredményesebb az adott helyzetben?
Gyakran előfordul, hogy rövid idő áll rendelkezésünkre egy interjún a bemutatkozáshoz. Nincs lehetőség arra, hogy minden meggyőzésre, tájékoztatásra alkalmas produktumot bemutassunk. Ezért nagyon határozottan és átgondoltan kell szelektálnunk.

Az aktuális portfóliót csak akkor használjuk, ha a fenti és esetleges további szempontok szerint alaposan átgondoltuk, gondosan kiválogattuk és elrendeztük a tartalmát. Amennyiben erre nincs időnk vagy lehetőségünk, akkor inkább ne éljünk vele, hiszen akkor éppen az ellenkező képet erősíti rólunk, mint ami használatának célja. Vagyis a rendezetlenséget, a felkészületlenséget, a szétszórtságot. A szakmai portfólió anyagainak összegyűjtése során az anyagok három fő csoportját különböztethetjük meg.

Az első csoportba tartoznak mindazok a dokumentumok, melyek portfólió készítési szándékunktól függetlenül is léteznek, jellemzően biztonságos helyen, többnyire rendszerzetten őrizzük őket. Ide tartoznak a bizonyítványok, diplomák, tanfolyami tanúsítványok és más hasonló, valamely formális képzés teljesítését igazoló dokumentumok.

A második csoportba szintén olyan dokumentumok tartoznak, melyek függetlenek a portfólió készítésétől, de általában nem rendszerezzük, számos esetben meg sem őrizzük őket. Idetartozhatnak az általunk készített tematikák, publikációk, projektbeszámolók, elégedettségi mutatók.

A harmadik csoportba azokat a dokumentumokat és produktumokat soroljuk, melyeket azzal a céllal hoztunk létre, hogy portfóliónk részét képezzék. Összesítések eredményes projektjeinkről, pályázati eredményeink grafikus megjelenítése, fotók megvalósult munkáinkról.

Más megközelítésben, az időrendiséget tekintve részévé válhatnak portfóliónknak azok a dokumentumok és produktumok, melyek még egy le nem zárult munkánk bizonyítékai, ide tartozhatnak még nem le nem zárult képzéseink dokumentumai, projektekről készült fényképek, rész-beszámolók, egyéb dokumentumok. Ezt a nemzetközi irodalom "at the time" kategóriaként tartja számon. Portfóliónkba kerülhetnek a már lezárult tevékenységek, munkák, folyamatok eredményeit bemutató anyagok. Ennek a csoportnak ismert elnevezése: "after the fact".

Az összegyűjtött anyagot szükséges megfelelően rendeznünk. Portfóliónk rendszerezésénél is vegyük figyelembe a portfólió típusát. Ahogy már korábban bemutattuk, a "forrás portfólió" és az "aktuális portfólió" megkülönböztetését tartjuk alapvetőnek. Mivel az aktuális portfólióba kerülnek az adott helyzetnek és célnak megfelelő tartalmak, természetesen nem kell, hogy a két típus kategóriái teljesen megegyezzenek.

Mindkét típusnál szabadon változtathatjuk a kategóriákat, azonban tartsuk szem előtt az alábbiakat:

- Tartalmazzon minden olyan kategóriát, melyet a tartalomnál is említettünk.
- Az egyes fő kategóriák egyértelműen jelezzék számunkra, mit tartalmaznak.
- Könnyen kivehető, cserélhető, bővíthető legyen. Ezért alkalmas a lefűzhető dosszié, gyűrűs könyv.

A rendszerezés nemcsak az egyes dokumentumok egymásutániságát jelenti, hanem azok értékelését, az azokhoz fűzött megjegyzéseket, reflexiókat is. Ehhez alkalmazhatunk táblázatot az egyes fő kategóriák elején, melyben minősíthetjük az egyes dokumentumokat, ezzel segítve tanulási folyamataink meghatározását, a fejlesztendő területek áttekintését, az erősségek kiemelését. Az alábbi, a forrás portfólióhoz alkalmazható rendszerezési lehetőséget Satterthwaite és D'Orsi munkáját felhasználva mutatjuk be. A vízszintes beosztás tartalmazza a fő tartalmi területeket, az első (függőleges) oszlopban pedig mindazok a produktumok felsorolása és tartalmuk rövid bemutatása kerülhet, amelyekkel bizonyítjuk, alátámasztjuk, illusztráljuk az adott területet. Ebben az oszlopban valamennyi, a portfólióban szereplő elemet soroljunk fel. Például az elismerő oklevél megfelelően illusztrálhatja az eredmények területet, ezért oda írhatjuk az 5-ös jegyet. Így tehát a számokkal az adott területen a produktum érvényességét, fontosságát jelölhetjük. Ezzel már a tartalomjegyzék áttekintéséből láthatjuk, ha valamely fő terület bemutatásához nincs megfelelő tartalmunk.

Nagyításhoz kattintson a képre!


A táblázat természetesen csak magunknak szól, az sosem lesz része az aktuális portfóliónknak. Arra használhatjuk, hogy könnyen áttekinthessük, mely területek bemutatásához nincs, vagy nincs elég meggyőző dokumentumunk, tapasztalatunk. Így a portfólió máris az önfejlesztés, az önálló tanulást támogató hasznos eszközzé válik. A fenti ábrában a portfólió fő kategóriáit jelenítettük meg, de természetesen a kategóriák tovább tagolhatók ezeken belül. Az egyes fő területek tagolásával, az azokhoz rendelt táblázatokkal még konkrétabbá, áttekinthetőbbé tehetjük anyagunkat. A megoldásmódok változatosak lehetnek. Ne feledjük, hogy a legfőbb cél, hogy a magunk számára könnyítsük meg a portfólió használatát, illetve a fejlesztendő területek meghatározását.

Az összegyűjtött és rendszerezett dokumentumokat, produktumokat megfelelő képpen meg kell jelenítünk. A megjelenítést, minden esetben a használhatóságnak kell meghatároznia. Azonban itt is tegyünk különbséget a két szakmai portfólió típus között.

A forrás portfóliót csak mi látjuk, csak mi használjuk. Így annak legfontosabb célja a dokumentumok megfelelő rendszerben tartása. Erre alkalmas a gyűrűskönyv, vagy rekeszes mappa, esetleg fiókos irattartó. Ezzel szemben az aktuális portfóliót magunkkal visszük egy állásinterjúra, bemutatkozásra vagy prezentációra. Ezért ez utóbbi megjelenésében is megnyerő kell, hogy legyen. Azonban ez soha ne hátráltassa az anyag használhatóságát. Ebben az esetben is jó szolgálatot tehet egy gyűrűskönyv, vagy rekeszes dosszié. Megjelenésében legyen az alkalomhoz illő.

Portfóliónak nem csak papír alapon készíthetjük el. Lehetőségünk van elektronikusan is hozzáférhetővé tenni. Ezt a változatot E- portfóliónak nevezzük. az E- portfólió létrehozásához többféle, ingyenesen is hozzáférhető keretrendszer közül is választhatunk.

A portfólió, mint a szakmai bemutatkozás eszköze még kevéssé ismert Magyarországon. Elterjedéséhez, és az élet többi területén való alkalmazásához szükség van a szakemberek - andragógusok, pedagógusok, tanácsadók - felkészítésére, a használathoz a motiváció kialakítására, a műfaj és a módszer népszerűsítésére a munkáltatók körében is. Ehhez jó példák közreadása, segédanyagok megjelentetése is fontos lépés lehet, mellyel még adósak vagyunk.

Dr. Tratnyek Magdolna

Felhasznált irodalom:
Falus Iván - Kimmel Magdolna: A portfólió
Gondolat Kiadói Kör Kft 2004.
Frank Satterthwaite - Gary D'Orsi: The career portfolio workbook McGraw - Hill 2003.
John Zubizaretta: The Learning Portfolio Reflective Practice for Improving Student Learning John Wiley and Soons 2009.San Francisco, CA