A sikeres audit titka
Multinacionális környezetben gyakori jelenség, hogy néhány napra, hétre auditorok lepik el az irodát. Legyen szó belső auditról - ahol belső auditorok adnak tanúsítványt arról, hogy az adott vállalat vagy részleg a belső szabályzatnak megfelelően végzi mindennapi feladatait - vagy külső auditról - ahol tanúsító cég vagy az ügyfél maga ellenőrzi a minőségi követelmények betartását, az auditáltak mindig lázas készülődésbe fognak és izgalommal várják a "vizsganapo(ka)t". A Multiculti HR Blog szerzője legújabb bejegyzésében tanácsokat ad a felkészüléshez, hogy az audit jó eredménnyel záruljon.
Az audit során az auditor végignézi az egyes munkafolyamatokat, tevékenységeket. Az információgyűjtés fő eszközei számára az adott munkafolyamat megfigyelése, az interjú a folyamat résztvevőivel, valamint a bizonyítékok és dokumentumok megtekintése. Az ő feladata ugyanis, hogy az összegyűjtött információk alapján bizonyítékokat szolgáljon a tanúsító testület felé, hogy az auditált irányítási rendszerünk megfelel minden vele szemben támasztott szabványkövetelménynek.
Fő tevékenységei:
Kommunikáció
Az audit sikerességéhez szükség van a cég vezetésének, és - legalább az auditon részt vevő - alkalmazottaknak a támogatására, együttműködésére. Ezért különösen fontos, hogy a menedzsment előzetesen tájékoztassa az auditról az érintett alkalmazottakat, és ismertesse az audittal kapcsolatos elvárásait és célkitűzéseit. Fontos az is, hogy a dolgozók megértsék, hogy miért van szükség az auditra, mit kíván a vezetőség a sikeres audittal elérni (belső ellenőrzés, ügyfél kritériumoknak megfelelés, speciális tanúsítvány megszerzése, stb). Ha a dolgozók belátják, hogy az adott tanúsítvány megszerzése a cég piaci helyzetének megerősítése érdekében szükséges, akkor bevonásuk is jóval hatékonyabb. Az audit célján túl érdemes tájékoztatni az alkalmazottakat az érintettek köréről, az audit időpontjáról és tartamáról, a kiadható információkról, dokumentumokról és az elvárt eredményről.
Valóság vs. kirakati show
Minden auditált cég érdeke, hogy az auditon az auditon "a legszebb arcát" mutassa. Ha azonban a bemutatott folyamatok és a valóság között túl nagy szakadék tátong, azt még a legtapasztalatlanabb auditor is hamar kiszúrja. Ilyenkor a leggyakoribb auditori reakció, hogy eltér a megtervezett forgatókönyvtől és így már sokkal kevésbé tudják a cég auditon részt vevő tagjai irányítani az eseményeket. A hirtelen fordulat miatt a hangulat feszélyezettebbé válik és az előre szépen megrendezett "előadás" szempillantás alatt fejetlen kapkodássá válik. Fontos, hogy már a felkészülés alatt részletesen tájékoztassuk az audit interjú alanyait, hogy valójában mire számíthatnak. Az auditor az interjú alanyok munkaköréhez kacsolódó feladatokról, az azokhoz kapcsolódó szabályozásokról, valamint a szabályozások gyakorlati betartásáról kér bemutatót. Sőt legtöbbször az elmondottakat alátámasztó bizonyító dokumentumokat is kér. Nagyon meggyőző tud lenni, ha az interjú alany azonnal tud mutatni egy-két tipikus példát, amikor miden a szabályozott és szokásos módon működött.
Első lépések
Résztvevők és kapcsolattartók körültekintő kiválasztása
Rendszerint az audit sikere áll vagy bukik a megfelelő személyek kiválasztásán. Érdemes tehát olyan személyeket választani, akik részletesen ismerik a vizsgált folyamatokat, jó prezentációs képességekkel rendelkeznek, lehetőség szerint vettek már részt korábbi auditon és elérhetőek az audit idejére. Ha bizonytalan, a tapasztalatlan dolgozókkal találkozik az auditor, akik összezavarhatóak néhány jól irányzott kérdéssel, akkor könnyen oda lehet a tanúsítvány.
- 2024.05.09Egy jól működő csapat titka – Vezetői reziliencia fejlesztése A vezetői reziliencia fejlesztése képzésünk arra világít rá, hogyan lehet úgy tekinteni a tényekre, hogy relativizáljuk őket, kezelhető megvilágításba helyezzük a nehézségeket és igyekezzünk megőrizni a racionalitásunkat, hogy ebben a nehéz helyzetben is fejlődni tudjon a csapatunk. Segítve a csapattagoknak abban, hogy a problémalátásukat a megoldás keresés fókusza váltsa fel és megváltozzon az interakcióik minősége. Részletek Jegyek
- 2024.05.09Munkaidő, pihenőidő – Dr. Takács Gábor Pannon Munkajogi Akadémia - Pannon Munkajogi Akadémia előadás-sorozatunkat, melyben kiváló és elismert szakmai előadók támogatásával ismerhetjük meg a munkajog különböző területeit, ajánljuk mindazoknak, akik szeretnék ismereteiket bővíteni, gyakorlati megközelítésben szeretnék az alkalmazott jogi hátteret megismerni Részletek Jegyek
- 2024.05.14Mesterséges intelligencia használata a marketing munkában Képzésünk célja, hogy bemutassuk 2024-ben mi mindenre képes a mesterséges intelligencia, használata mennyire meg tudja könnyíteni a marketing szakemberek - vagy erre a pályára készülők - munkáját. A képzés során a résztvevő megtanulja, hogy milyen kiaknázatlan lehetőségek rejlenek a mesterséges intelligenciában. Ezen túl megtanulja, hogy a különböző AI eszközöket milyen stratégiai kombinációban érdemes használni a lehető legnagyobb hatékonyság elérése érdekében. Részletek Jegyek
- 2024.06.10Szakemberből vezető A szerepváltás nézőpontváltással is jár, nem csak névjegykártyád változott meg. Ha szakemberből lettél vezető érdemes feltenned a kérdéseket: Mi a feladatom? Miért vagyok felelős? Mi változott? Ez a képzés abban segít, hogy tisztábban tudd megfogalmazni és megérteni a saját vezetői szerepedet, az ezzel kapcsolatos változásokat és elvárásokat. Részletek Jegyek
Nincsenek könnyű helyzetben manapság az X generációs (jellemzően 1960 és 1979 között született) munkavállalók. Könnyen kerülhetnek... Teljes cikk
Az év elején történő felmondások aránya bár változó lehet, azonban sok cégnél ebben az időszakban, az év végi bónuszok kifizetését követően... Teljes cikk
Hiába gondolkodik a munkavállalók közel fele munkahelyváltáson, Szemán Zoltán karrier-tanácsadó szerint ez inkább a vágyat fejezi ki, nem a... Teljes cikk
- Generációváltás az auditor szakmában - miért olyan nehéz az utánpótlás képzése? 2 hete
- Ellenőrizni fogják, hogy az orvosok és a szakdolgozók munkaidőben valóban jelen vannak-e 2 hete
- Felsővezetők a Linkedinen: hogyan lehet jól csinálni? 2 hete
- A dolgozók kétharmada heti 1-2 meetinget időpocsékolásnak tart 4 hete
- Az szja-bevallási tervezetek átnézésére hívja fel a figyelmet az adóhivatal 1 hónapja
- Ennyien dolgoztak a kommunikációs iparágban tavaly 2 hónapja
- PREXA 2024: elindult a nevezés 2 hónapja
- Nincs több email áradat szabadság után - így segít az AI felvenni újra a fonalat 2 hónapja
- Túl kevés a hatósági munkaügyi ellenőrzés? 3 hónapja
- Így tudják megszólítani a Z generációs munkavállalókat a vállalatok 3 hónapja
- Óriási veszteségeket okoz a cégeknek az "interjúhalál" 6 hónapja