Hogyan változtatta meg a HR-t a digitális világ?

Az 1980-as évek közepén, a személyi számítógépek megjelenéskor először a legmunkaigényesebb ügyviteli feladatok, köztük a bér- és táppénzszámfejtés informatikai támogatása vált lehetővé. A kilencvenes években az addigi szigetszerűen működő szoftverek helyett előtérbe került az egymással integrált rendszerek használata. "1992-ben még újdonságnak számított például a Nexon bérügyviteli szoftvere, amely a hazai piacon elsőként tudta integráltan kezelni a bér- és táppénzszámfejtést, valamint a munkaügyi feladatokat" - idézi fel a múltat Ocskay Szilárd ügyvezető igazgató.

Az ezredfordulóra, ahogy a régi "személyzetis" munkakört egyre inkább a képzett HR szakemberek vették át, a HR-igények is bővültek, és lassan Magyarországon is elindult a korszerű humánerőforrás-gazdálkodási rendszerek térhódítása. Az informatikai rendszerek mellett ekkor jelent meg a bér- és humánügyviteli outsourcing szolgáltatás is, ami kitűnő alternatívát nyújt a munkaerő- és informatikai beruházásokkal szemben.

Trendek a mai HR-ben

Ma alapelvárás, hogy az informatika a teljes HR-folyamatot egységesen kezelje. A Nexon szoftvereivel a jelöltek kiválasztásától kezdve a dolgozók teljes vállalati életútjának minden folyamata egységesen kezelhetővé és átláthatóvá válik. Az elmúlt években a HR stratégiai szerepe folyamatosan felértékelődött, és az üzleti tevékenység "kőkemény" részévé vált. Előtérbe került a munkaerő-gazdálkodás fontossága, a munkaerő költségének tudatos, értékláncba illesztett tervezése, az üzleti folyamatok HR támogatása. Az új trendek kulcsszavai: a mobilitás, a magas szintű ügyfélélmény, a felhő alapú szolgáltatás, és a közösségi média - foglalja össze Ocskay Szilárd.

A legújabb generációs informatikai termékcsaládok a "mobil-kor", valamint a támogató funkcióból profittényezővé előlépett HR-szakemberek igényeit elégíti ki. A NEXON4 rendszer 2012 második félévében bevezetett első moduljai például a szervezetfejlesztés, a munkaidő-nyilvántartás, a távolléttervezés valamint a munkarendtervezés feladataira nyújtanak újszerű megoldást.

A magyar sajátosságok

"2011-ben a világ legnagyobb HR-konferenciáján jártunk, tavaly októberben pedig Amszterdamban, a HR Tech Europe konferencián. Azt tapasztaltuk, hogy nemcsak Magyarországnak, de még Európának is jelentős lemaradása van az USA-val szemben" - magyarázza Ocskay Szilárd. A nagy szervezetek érzékelik, hogy a globális modellek alapján megalkotott vállalati struktúrák már nem eléggé hatékonyak, ugyanis nem alkalmasak a bizonytalan jellemzőkkel bíró környezet hatékony támogatására, illetve a munkavállalói motiváció magas szinten tartására.

Az eddigi ERP rendszerek helyett ezért közösségi alapú megközelítésekkel kell megbarátkozni, teret engedve az alkalmi, érték alapú, "bottom up partneringnek". Ennek lényege az adott feladathoz való hozzájárulás minősége, indokoltsága, hasznossága, az együttműködők egymáshoz való értékalapú (nem pedig hierarchikus) viszonya. Az új szervezeti modellben a HR sem funkcióként értelmezendő, hanem kompetenciaként, amely szakértelmével aktívan, sőt proaktívan támogatja az értékteremtést. A HR-tevékenység egyre inkább a közösségi médiára épül, így a social media integránsan beépül a HR szoftverekbe is.

Mire használják a vállalatirányítási rendszert?

Szekrényi Péter, az AMTech Rendszerház ügyvezetője erre azt mondja, a hagyományos ERP azt jelenti, hogy dobozos szoftvert kap a cég, ahhoz alkalmazkodik, és kevésbé koncentrál a marketing szempontjából oly fontos ügyféltörténetiségre. A nem hagyományos szoftver esetében az ERP egyedi, és figyel az apróbb részletekre. A 2008-ban alakult, alapvetően egyedi vállalatirányítási rendszerek kifejlesztésével és testreszabásával foglalkozó, az egymilliárd forint forgalmú cégeket célzó AMTech Rendszerház tapasztalatai szerint a HR-esek részéről még ma is meglepően kicsi az érdeklődés, és ez korábban is így volt. Az átfogó, teljes értékű, egyedi ERP-szoftvereket évről évre egyre többen keresik ugyan, Szekrényi Péter azt mondja, ezzel a szegmenssel kapcsolatban az alapvető tapasztalatuk mégis az, hogy a "sima" HR-es szoftverek helyett inkább a tágabb HR- és munkafolyamatok vezérlése, nyomkövetés az, amire igazán igény van.

A nagy méretű vállalatirányítási rendszereken belül van inkább szerepe a HR modulnak - szépen kifejtve, részletes munkatárs adatokkal, fizetési információkkal, ranglétra követéssel, stb. Az önálló HR-es szoftver egyelőre nem jellemző. "A világban folyamatosan megy a "dobozos" ERP testreszabása, avagy az egyedi fejlesztés. Itthon is ez megy, így ezen a téren nem vagyunk lemaradva. Összességében folyamatosan növekszik az ERP-re igényt tartó cégek száma, hiszen adott cégméret felett ez nem elkerülhető. Ebben nagy segítséget nyújtanak a célirányos uniós pályázati források, az pedig, hogy ezek még sokáig tartanak, arra utal, hogy bizony le vagyunk némileg maradva e téren." - mondja Szekrényi Péter. Tapasztalatai szerint nincs nagy igény a mobil megoldásokra. Megjelentek az utóbbi években, hogy "ugye a kimutatásokat, döntéstámogatást el lehet érni pl táblagépről" jellegű kérdések, de most még csak a megrendelések 20 százaléka tartalmaz ilyen kérést.

Adatfeldolgozás és felhő

Az SAP megoldásai lefedik a teljes HR-folyamatokat, többek között a bérszámfejtést, a teljesítményértékelést, a tehetséggondozást és az oktatásmenedzsmentet. "Mi azt látjuk, hogy a HR osztályoknak egyre nagyobb mennyiségű adatot kell feldolgozniuk, különböző forrásokból. Így gyakran az is feladatot jelent, hogy a HR-adatokat egyéb megoldásokhoz integrálják (pl. erőforrás ütemezés, karbantartói munkáknál a megfelelő képesítések vizsgálata), amennyiben ezek még szigetrendszerszerűen működnek. A nagy adatmennyiség feldolgozása és a mobilitás mellett érzékelhető a közösségi kollaboráció növekvő fontossága is, azaz nagy kérdés az is, miként lehet csoportoknak, egymástól távol lévő egyéneknek olyan platformot biztosítani, mely maximalizálja a közös munka hatékonyságát" - vázolja a trendeket Turóczi Gábor, az SAP Hungary Kft. szakértője.

Az újdonságok közé tartozik, hogy az SAP-nek egyre több megoldása érhető el mobil eszközökön, ilyen például az interjút segítő alkalmazás, szabadság- és utazási kérelmek feladása, jóváhagyása, az időadat rögzítés. A mobil mellett a felhőben is megjelentek az SAP megoldásai, ennek egyik megerősítése volt az SAP esetében a SuccessFactors, a legnagyobb felhő HR-szolgáltató megvásárlása.

Turóczi Gábor azt mondja, a bérszámfejtés és az alapvető HR üzleti funkciók mellett egyre nagyobb az érdeklődés a tehetséggondozás iránt. "Úgy tapasztaljuk, felértékelődött a jó munkaerő értéke, kezelése, ennek területe, informatikai támogatása egyre többször tárgya a megbeszéléseknek. Ezzel közelítünk a nyugat-európai cégeknél tapasztalható, felmérések által is jelzett trendhez, azaz mondhatni, hogy elkezdődött a kulturális átformálódás, ám még az út első száz métereinél vagyunk."

Pénzben is mérhető megtakarítás

Szekrényi Péter is azt vallja, hogy a megfelelő szoftver alkalmazásával meg lehet növelni a bevételt. Ha egy cég bevezet valami értelmes újdonságot, azt várja, hogy ne maradjon le a konkurenciától, és ez általában így is történik. Gyorsabb lesz a munkavégzés, és a részletes kimutatásoknak köszönhetően kibuknak a céges csontvázak, azaz kiderülnek a szűk keresztmetszetek.

A Tesco 700 főt foglalkoztató, herceghalmi logisztikai bázisán tíz éve használják a nexONTIME beléptető és munkaidő-nyilvántartó rendszert. Idén a hipermarket lánc házi beosztástervezőjét a Nexon által fejlesztett komplex rendszer váltotta fel, mellyel szemben a speciális online igényeket kielégítő beosztástervezés volt a legfontosabb elvárás. A munka megkönnyítésén túl cél volt a bérköltség-tervezés még pontosabb és költséghatékonyabb előrejelzése. Ma már 99,9 százalékos pontossággal előre meg tudják becsülni a 700, nehezen tervezhető munkarendben dolgozó alkalmazott adott havi bértömegét. Az is jól látszik, hogy ugyanakkora volument alacsonyabb költséggel tudnak kezelni, mint korábban.

Magyarországon közel félmillió dolgozó bérszámfejtése történik SAP-megoldásokkal. Több hazai példa és a nemzetközi számok is azt mutatják, az SAP megoldásai a HR költségeit 15-35 százalékkal csökkentik. A megtakarítás persze ennél nagyobb is lehet. A francia hadseregben bevezetett HR-megoldással valós időben érhetőek el a személyi adatok, és megszűntek papíralapú folyamatok, az olasz börtönökkel foglalkozó hivatalnál az új szoftvernek köszönhetően 66 százalékkal csökkent a HR-folyamatok száma.