Hol veszik el az idő a munkahelyen?

"Nem értem az embereket, miért kell mindenki életét besűríteni ennyire. Attól félnek, hogy jövőre világvége lesz? (Lesz is, de csak 2012. decemberében) A boltokban is vérben forgó szemekkel közlekednek az emberek, mintha azok soha többet nem nyitnának ki. Még hogy szeretet ünnepe, inkább az agyonhajszolásé..." - panaszkodik a harmincéves Ágnes a karácsonyi őrületre, ami nemcsak a bevásárlóközpontokra korlátozódik, hanem a bankokra, földhivatalokra, postákra, piacra, tömegközlekedésre is. Az emberek toleranciája mintha tovatűnt volna és megkezdődik a versenyfutás az idővel az ajándékokért, fenyőfáért. Utánajártunk, miként lehet elérni, hogy ne az idő irányítson minket, hanem mi az időnket. Ebben két időmenedzsmentet oktató szakember volt a segítségünkre.

Időzavarban

December 24.: Felháborító, hogy elfogyott az összes mese cd!Nézd csak, az utolsó fenyőfák vagy gyérek vagy ferdék! Sebaj, a díszekkel lehet ellensúlyozni a tökéletlenségüket. Vajon megharagszik a szomszéd, ha éjfélkor porszívózok és felverem a habot a süteményhez? Lehet-e halászlevet főzni hal nélkül? - könnyen Bridget Jones szerepében találhatjuk magunkat, ha hadilábon állunk az idővel, folyton utolsó pillanatra hagyunk mindent, így rémálommá válhatnak az amúgy békés, boldog ünnepek. De nemcsak a karácsonyi időszak ilyen zsúfolt.

Mind a munkahelyen, mind a magánéletben előfordulnak olyan időszakok, hogy a nap 24 órája sem lenne elegendő, hogy minden feladatot elvégezzünk. Ha ugyanis nem jól osztjuk be az időnket, könnyen kicsúszhat a kezünk közül az irányítás az életünk felett, amely a karácsony előtti nagy rohanásban csúcsosodik ki. A munkahelyen még venni kell egy utolsó nagy lendületet, hogy nyugodt szívvel süppedhessünk el a téli szünetben és a karácsonyi lázban. A karácsony szívet melengető hangulata azonban könnyen tovatűnhet, ha utolsó pillanatban próbálunk minden feladatot kipipálni, mert a munka uralja az életünket, és nem fordítva. Emiatt a játékosztályon, a könyvesboltban, a halárusnál és a fenyővásárban azzal szembesítik az embert, hogy az általa kigondolt áru elfogyott, vagy csak szépséghibás megfelelője akad, mi pedig idegösszeroppanást kapunk a nagy ünneplésben... Jó hír, hogy mindez megelőzhető, méghozzá tudatos időbeosztással, időmenedzsmenttel. Jó lenne priorizálni a feladatokat, de hogyan kezdjünk hozzá?

Az időkezelésünk megmutatja a valósághoz való viszonyunkat

- Az időkezelésünk a valósághoz, az anyagi világhoz való viszonyunkat mutatja meg, vagyis azt, hogy milyen módon tudjuk elfogadni a valóságot - fogalmazott lapunknak Szirmay Ágnes klinikai szakpszichológus, szervezetfejlesztési tanácsadó, aki nem mellesleg időmenedzsment tréninget is tart. Az időkezelésünktől függ az is - folytatja a pszichológus -, hogy mennyire tudjuk helyén kezelni a dolgokat, egyesek alul, mások túlbecsülik az egyes feladatok elvégzéséhez szükséges időt.

Időérzékelésünknek ennél mélyebb vonzatai is vannak. Megmutatja például felelősségérzetünket, jövőben való gondolkodásunkat. Mennyire számolunk a következményekkel, súlyuknál fogva kezeljük-e a dolgokat, különbséget tudunk-e tenni fontos és kevésbé jelentős események között. Ahogy az is világossá válik, látjuk-e az ok-okozati összefüggéseket - sorolja a pszichológus, mi mindent mutat meg időkezelésünk, ami egyénenként változó.

Minden népnek megvan a megvan a maga ritmusa, időérzékelése

A mediterrán országokban lazábban kezelik az időpontokat, míg a németekre a pontosság a jellemző. Magyarországon nem kezeljük helyén az időt, vagy előbb vagy később indul a busz, de nem a menetrend szerint. - Ez a magyar sajátosság mély lélektani folyamatot takar, amely az együttműködés teljes hiányára, és zavarára utal - mondja ki a sokak által megfogalmazott, nemzetünkre mért kritikát Szirmay Ágnes. A szervezetfejlesztési tanácsadónak számos vállalat működésébe volt módja betekintést nyerni és úgy tapasztalta, hogy mérhetetlen idő, energia és pénz veszik el. Ha ezek a cégek igénybe vennének egy tanácsadót, töredékére csökkennének az üres járatok és ezáltal időt és költséget takarítanának meg - mutat rá a pszichológus. (A hatékonyságot hírből sem ismerő közszféra kiváló példa erre - a szerk.)

És megint más a helyzet, ha a főnökünk a szabadságunk, munkaidőnk lejárta előtt egy órával ad nekünk munkát, amelynek elkészítése nem várhat másnapig. Szirmay Ágnes szerint itt valójában arról van szó, hogy a vezető nem veszi figyelembe a munkaerő igényeit, esetenként pedig úgy viszonyulnak a beosztottakhoz, hogy ezzel a viselkedéssel jelzik a hatalmukat: ő gyakorolja a "kontrollt", a dolgozó pedig bármikor álljon a rendelkezésére. A pszichológus szomorúan megállapítja, hogy az emberek hazánkban nem gondolkodnak láncolatokban, és hihetetlen mértékű időpocsékolás zajlik a munka világában.

A felgyorsult világ következménye az időprésben élő kiüresedett, munkamániás multikatonák

Az időmenedzsment tréninget tartó, felsővezetői coachinggal is foglalkozó Jávorkai Judit és Szirmay Ágnes is visszaigazolta, hogy az emberek úgy általában is hadilábon állnak az idővel, a felgyorsult élettempó miatt állandó időzavarban vagyunk. (pl. rohanok a gyerekért, a bevásárlóközpontba, majd haza, onnan aerobicra) ennek következtében pedig előbb "túlpörögjük" magunkat, aztán hirtelen kifáradunk. Különösen igaz ez a multinacionális vállalatok dolgozóira, akiket kizsigerelnek a vállalatok és arra kényszerítik őket, hogy a munka álljon az életük középpontjában.

Szirmay Ágnes is úgy tapasztalja, hogy gyakran a nagyvállalatoknál dolgozó HR-esek kiégve, egyik cégtől vándorolnak a másikig, mert nem találnak kihívást a munkájukban, mert nincs is. A HR rendszereket ugyanis "policy"-k, irányelvek mentén kell irányítani, működtetni. Ennek azonban az a következménye, hogy nincs szükség kreativitásra, egyéni gondolatokra. A napi 12-15 órát dolgozó HR-esek túlterheltek, és egy idő után kiüresednek, de nem biztos, hogy a munka mennyisége indokolja a túlmunkát. Elképzelhető, hogy nem jól osztják be az idejüket, de az is lehet, hogy magánélet híján a munkába temetkeznek.

Jávorkai Judit is hasonló tapasztalatokat osztott meg lapunkkal. A szakember coachingolt egy felsővezetőt, akinél az időzavar már munkamániába csapott át, aki sokszor még este tízkor is prezentációkat írt. Három hét alatt sikerült a coachnak megértetnie és elfogadtatnia az időzónák közötti különbséget, és hogy például az intim időt a gyerekekkel kell tölteni, nem a munkahelyen. Ehhez azonban elengedhetetlen a személyes tudatosság, anélkül nem megy semmiféle változás -nyomatékosítja Jávorkai Judit.

A halogatás pszichológiája

Szirmay Ágnes szerint, ha valaki örökösen elkésik, halogatja a feladatokat, mindent utolsó percre hagy, ott megoldandó problémák húzódnak meg a háttérben. Ilyen például a beteljesedéstől vagy az újdonságtól való félelem, a felelősségvállalás hiánya. De ezektől eltekintve egyénenként változó, hogy mi bújik meg a halogatás mögött. Az időhöz való viszonyunk ugyanis egyéni, és árulkodik személyiségünkről, lelki állapotunkról, egymáshoz és az anyagi világhoz való viszonyunkról. A halogatás pedig legyőzhető, ha megfejtjük, miből ered - szögezi le a pszichológus.

A feladatok halogatása és az abból kialakult munkamánia egyfajta érzelmi zavart mutat, amit egyfajta tudattalan megfelelési vágy táplálhat vagy éppen az, hogy megromlott a párkapcsolata és jobban érzi magát a munkahelyen, mint otthon. A halogatás jelensége mögött egyébként akár a kifáradás is meghúzódhat, amely a magyar társadalomra amúgy is jellemző - vázolja Jávorkai Judit. A szervezetfejlesztési tanácsadó szerint ennek az az oka, hogy a legtöbben belekényszerülnek egy olyan környezeti ritmusba, egy olyan külső dinamikába, ami nem azonos a sajátjukkal. Létezik ugyanis személyes idő, melyet Szirmay Ágnes is megerősített.

Mindenki másként kezeli az időt

- Mindannyian egy csakis ránk jellemző személyes ritmussal rendelkezünk, alapvetően ez határozza meg az időkezelési készségünket, illetve azt, ahogyan a környezetünk hatásaira reagálunk. Érzékelés - reakcióidő (1-10). Ennek mentén, ehhez kapcsolódva határozhatóak meg olyan további alapkompetenciáink, mint a rugalmasság, az adaptációs készség, a változáskezelés, s ilyen módon közvetve a stressztűrő képességünk is. Ezért van az, hogy amikor időkezelésről, időmenedzsmentről beszélünk, abból az axiómából kell kiindulnunk, hogy mindig "az embert kell menedzselnünk nem az időt" - hangsúlyozza Jávorkai Judit.

Az egyéni időkezelést emelte ki Szirmay Ágnes is. - Ha egy közösségben dolgozunk, akkor fontos, hogy a különböző ritmusú emberek tudjanak egymással együttműködni, tehát tudják tolerálni egymás munkaritmusát - nyomatékosítja a szakember. Az alkalmazkodásnak is van egy egészséges mértéke. Jó kérdés, hogy nekünk kell-e az adott munkakultúrához, feladatkörünk határidejéhez alkalmazkodnunk, vagy aszerint választunk magunknak szakmát, munkakört, amihez passzol a személyiségünk. - Mindenkinek megvan a saját biológiai órája, ébredési, alvási ritmusa. Ha az ember azonban folyamatosan túlterhelt, nem a saját ritmusa szerint dolgozik, rosszul osztja be az idejét, akkor az folyamatos stresszt jelent, amely megbetegíti az embert (pl. stresszorexia).

Tudatosan irányítsuk életünket!

Léteznek már időmenedzsment tréningek, ahol megtanulható a tudatos időgazdálkodás, egy ilyen tréninget vezet Jávorkai Judit is. Ezeken a tréningeken megismerkednek a személyes idő fogalmával, vagyis az egyén időhöz való viszonyával. Jávorkai Judit tréningjein mindenfajta korosztály képviselteti magát. - Egyébként sem releváns az életkor, inkább a személyiség érettsége az, ami meghatározó az időkezelésnél. 30 -35 éves korra azonban már illik - vagy legalábbis illene - jól beosztani az időt - emeli ki Jávorkai Judit.

Időkezelésünk tehát részben tanult, részben hozott dolog. A rendszerben való gondolkodás például rendezett családi életet is előfeltételez. Az időzónák között könnyebben tud az az ember váltani, a különböző szerepekben jelen is lenni, aki látott erre példát otthon. Itt fontos megemlíteni, hogy nem az idő mennyisége, hanem a minősége a mérvadó. Számos kutatás bebizonyította már, milyen kevés időt töltünk ténylegesen munkával a munkahelyünkön.

Az idő megfelelő kezeléséhez mindenekelőtt önfegyelem szükséges - mutat rá a vezető tréner. Csak egy érett személyiség tud nemet mondani, nem vállalja túl magát, mivel nincs benne megfelelési kényszer és ahogy bizonyítási vágy sem és képes asszertíven konfrontálódni - sorolja a kívánt jellemjegyeket a pszichológus. A vezető tréner szerint képesnek kell lenni arra, hogy az agyunkat irányításuk, be- és kikapcsoljuk, tudni kell aktivizálni vagy éppen relaxálni. Ha ugyanis ez nem megy, akkor ez egy állandó stresszállapot kialakulásához vezet.

A tréner azt szokta javasolni, hogy tekintsenek az emberek úgy az életükre, mint egy filmre, amelyben náluk van a távirányító. -Az a személyiségfejlődés része, hogy mindig én határozom meg, mit teszek - mondja Jávorkai Judit. A tréner egyébként szigorúan ragaszkodik ahhoz, hogy a heti tervezésnél elsőként a privát programok időpontjait rögzítsék, és minden mást, így a munkahelyi dolgokat ahhoz igazítsák. - A gyerek fellépése megismételhetetlen, míg egy meeting nem az - hoz példát, miként mérlegeljünk a munka és magánélet feladatainak összeegyeztetésénél.

Jávorkai Judit szerint sok gyakorlással, odafigyeléssel, önkontrollal, önfegyelemmel, de mindenekelőtt tudatossággal lehet valós eredményeket elérni. Mindenkinek meg kell ismernie saját ilyen irányú készségeit, személyes időkezelésének erősségeit és gyengeségeit, hogy képes legyen változtatni rajta. Azt azonban tudnunk kell, hogy mindez hosszabb időt, akár heteket, sőt hónapokat is igénybe vehet, és közben türelemre és pozitív támogatásra van szükség - mondja a vezető tréner.

- Az időmenedzsment tréning nem a praktikákról szól. Hanem arról, hogy rájöjjenek, hol csúszik el az időérzékelés, miért nem tudják beosztani az idejüket, mi zavarja meg az információk felfogását, észlelését, mi módosítja azt, milyen dolgok húzódnak meg a háttérben - mutat rá Szirmay Ágnes. A pszichológus sok más szakemberhez hasonlóan a skandináv országokat hozta fel példának, ahol működik a humán kultúra, tisztelik az emberi természetet és aszerint alakítják ki a munkakultúrájukat.