Ne akarjon négy dolognál többel foglalkozni egyszerre

Ugye mindenkinek ismerős az érzés, amikor nem tudja, hogy hova kapjon, annyi minden kavarog az agyában, annyi mindent kellene csinálnia. A szervezeti hatékonyság minden nap kihívást jelent, hiszen egyénként is rengeteg információ, feladat ömlik ránk napi szinten, amelyek között nagyon tudatosan kellene valahogyan rendet rakni. David Allen nyugodt vízfelülethez hasonlította az elme ideális állapotát, amire mindenkinek érdemes lenne törekedni. Az agyat ahhoz, hogy az adott pillanatban jelen tudjon lenni, a fókuszban lévő feladattal tudjon foglalkozni, és elérje legproduktívabb állapotát, ki kell üríteni. Az agy arra termett, hogy ötletek szülessenek benne, de nem arra, hogy sokáig megtartsa őket, emlékezzen rájuk, mondta a szakértő. Vagyis bármennyire szeretnénk is, nem tudunk mindent a fejünkben tárolni, mert egyszerűen nincs rá kapacitás.

Az agy kitisztításához a GTD módszer szerint, nagyon röviden öt lépést kell tenni: ehhez egy lista írása a leghatékonyabb módszer

1. „Megfogni” - vagyis összegyűjteni, lehetőség szerint leírni mindent, ami foglalkoztat. Ez akár egy 1-6 órás időtartamot is igénybe vehet. A lista készülhet papírra vagy jegyzetfüzetbe, de akár digitálisan is. Ma már számos applikáció létezik, rengeteg helyre vezethetjük a tennivalóinkat, ugyanakkor a netes tárolás akár „fekete lyukká” is válhat, azzal a boldog tudattal, hogy rögzítettük a teendőt, amit aztán sosem látunk viszont. Annak érdekében, hogy ne váljunk „kényszeres listakészítőkké”, minden 24-48 órában érdemes újranézni a felírtakat. Ahogy érdemes arra is figyelni, hogy projekt formában rögzítsük a feladatot, ne csak úgy, hogy „szülinap”, hanem azt is, hogy mi a teendő vele, mi lesz a cselekvés, amit el kell végeznünk vele kapcsolatban.

2. „Tisztázni” - feldolgozni, hogy melyik feladat mit jelent.

3. „Rendszerezni” - mi vele a teendő, beletenni a megfelelő fakkba, folderbe

elvégezhető-e két perc alatt, akkor érdemes rögtön a végére járni

vagy kiadható-e a valaki másnak?

vagy hosszabb távon lesz vele teendő?

vagy azonnal elvethető, mert nem tudunk vagy akarunk az adott dologgal mit kezdeni.

4. „Felülvizsgálni” - rendszeresen felül kell vizsgálni a listát - mert egyébként abba a hibába eshetünk, hogy lesz számos párhuzamos listánk, amelyeknek nincs valódi haszna, mert elfelejtődik.

5. „Elvégezni” - tegyük meg a szükséges lépéseket.

(A módszer részleteiről korábban ITT írtunk.)

Egy héttel szabi előtt vagyunk a legrendszerezettebbek

Használjuk az agyunkat, hogy rendet tegyünk az elménkben, és ne felesleges dolgok foglalják el a gondolatainkat. David Allen feltette az előadás hallgatóságának a kérdést, hogy általában mikor elégedettek leginkább a munkájukkal. Az egyik időpont, ami felmerült az a szabadság előtti egy hét időszaka, amikor az ember rendszerez, tisztáz, hogy mi az, amivel még a pihenés előtt végezni kell, mi az, amivel elég foglalkozni utána is, mit kell átadni a kollégáknak elintézésre.

Sokat segít a tisztánlátásban, és könnyít is a mentális terheken, ha kívülre kerülnek a dolgok, vagyis nem az agyat terheli tovább az összes információ, hanem a fent leírt folyamat után már egy rendszer szerint tudunk vele foglalkozni.

Sokaknak kell a krízis, hogy valamire fókuszálni tudjanak, így az is előfordulhat, hogy akár nem is tudatosan, de ők maguk kreálnak maguk körül krízishelyzeteket, hogy az adott dologra tudjanak koncentrálni.

Lehet-e egy szervezet „elméje” olyan sima, mint nyugodt a vízfelület? El lehet-e érni azt az állapotot? - merül fel a logikusan következő kérdés, hiszen a szervezet sok emberből áll, akik közül nem bizonyos, hogy mindenki képes gyakorolni ezt a módszert. David Allen szerint azonban, ha valaki elkezdi csinálni, akkor az a körülötte lévőkre is hatással lesz, a jó példa pedig lehet ragadós, hiszen biztosan jó mintát venni egy olyan kollégáról, akinek szemmel láthatóan rendben vannak a dolgai (nincs elhavazva, nem borítják el a teendők, vagy legalábbis nem veszik át felette az uralmat).

A rendszerezettség az új dolgok megragadása szempontjából is sokat jelent, hiszen ha nincs állandó lemaradás, akkor az új dolgokra, új impulzusokra, amelyek manapság a versenyképességet jelenthetik, nem újabb teherként és nyűgként, hanem valódi lehetőségként tekinthet az ember.

Persze ahhoz, hogy a jó gyakorlat minél jobban terjedjen a szervezetben, az kell, hogy meglegyen a bizalom. Kell, hogy legyenek kulcsemberek, akik elkezdik beépíteni ezt a gondolkodásmódot a szervezetbe. Megváltoztatják a szókészletüket és használni kezdik a jó gyakorlatokat munka közben. Ez mindenkire hatással van, akivel kapcsolatba kerülnek, végiggyűrűzik a „táplálékláncon”, legyen szó akár koncentrációról, elkötelezettségről, átláthatóságról. Fontos kérdés abból a szempontból is, hogy hol vannak a felelősségek? Ha egész csoportok, csapatok kezdik alkalmazni ezt a gondolkodásmódot, az komoly változást jelenthet. Nem merülnek feledésbe dolgok, átláthatóbbá válnak a feladatok, a „mit, miért csinálunk” stb., hangsúlyozta a HR Portalnak adott interjújában David Allen.

A táplálékláncban bárhol elindítható ez a változás, hiszen a szervezeten belül úgyis mindenkinek egyénileg alkalmaznia kell a módszert, ahhoz, hogy működni tudjon. Persze, ha azt szeretnénk, hogy minél gyorsabb legyen a változás, akkor annál jobb, minél magasabb beosztású emberek teszik meg az első lépéseket, és várják el azokat másoktól is.

A szervezetek gyakran azért akarnak teljes rendszereket kiépíteni, mert az egyénben nem bíznak. Itt az egyén nélkül a dolog nem működik, így muszáj, hogy meglegyen a bizalom. Fontos, hogy átlátható legyen a szervezet struktúrája, hogy milyen információknak, kikhez kell eljutniuk, hogyan maradjon az az információ friss, kinek kell látnia, mikor stb., de minden a folyamatban résztvevő személynek működtetnie kell a jó gyakorlatokat, hogy az egész működőképes legyen. Ahol elkezdik, azokból lesz gyakran a leghatékonyabb csapat vagy részleg, és általában az emberek, akik gyakorolják, jóval kevésbé érzik magukat stresszesnek.

Mi a legnehezebb a megvalósítással kapcsolatban?

Megváltoztatni a szokásokat, hogy szokássá váljon ez a tevékenység, gondolkodás - mondta David Allen a HR Portalnak. Ehhez erős céltudatosság, fókusz kell. Ha leírjuk, amit fontosnak tartunk, hogy mit kell tennünk vele kapcsolatban, mi a következő lépés, akkor automatikusan úgy érezzük, hogy jobban tudjuk irányítani a szituációt. El kell érni, hogy már attól érezzük magunkat kényelmetlenül, ha nem vesszük végig a módszer lépéseit. Legyen akár szó a meetingen készített jegyzetekről, vagy egy beszélgetés leiratáról. Hogy minden kötelezettségnek, projektnek nyoma legyen, hogy lekövethető legyen, hogy hol tartunk az adott dologgal.

David Allen Einsteint idézte, aki azt mondta, hogy mindent annyira egyszerűvé kell tenni, amennyire csak lehet, de annál nem egyszerűbbé.

A stressz is csökkenthető ezzel a módszerrel

David Allen kifejtette lapunknak, hogy a stressz elsősorban abból származik, hogy az emberek nem tartják be a magukkal kötött megállapodásokat. Ez egy automatikus ár, amit fizetünk, ha nem csinálunk meg valamit, amit úgy érezzük, hogy meg kellene. Vagyis a megoldás, hogy vagy ne szülessen ilyen megállapodás, vagy tartsuk be, vagy harmadik lehetőségként tárgyaljuk újra. Ha megnézzük, hogy ezt, ezt és ezt most nem tudjuk végrehajtani, de ezt az egyet megcsináljuk, akkor máris újratárgyaltuk a feltételeket, így egy időre ki tudjuk küszöbölni az elménkből. Ha minden ott van benne egyszerre, akkor állandóan azt érezzük, hogy folyamatosan foglalkoznunk kell velük. Nincs tennivalókban múlt és jövő, hanem azzal hoznak létre stresszhelyzetet, hogy „most” kellene velük foglalkozni. Ha csak a fejünkben van meg, akkor állandóan idegesíteni fog.

Egy példát is hozott erre: ha kiírtuk a hűtőre, hogy macskakaját kell venni, akkor tudjuk, hogy következő alkalommal, ha vásárolni megyünk, valaki vinni fogja a cetlit, és bekerül a kosárba a macskaeledel. Így nem ébredünk fel miatta az éjszaka közepén.

Ugyanez a helyzet egy folyamatban lévő projekttel, ha tudjuk, hogy mi a következő lépés, amit végre kell hajtanunk, hogy kinek lett kiadva a feladat, ha tudjuk a haladását a megfelelő időközönként ellenőrizni, akkor nem fogunk miatta nyugtalanul forgolódni. A stressz gyakran abból származik, hogy nem a megfelelő módon köteleződünk el egy-egy feladat felé - mondta a HR Portalnak David Allen.