Pályázási 1x1: A kidolgozás lépései

Számítani kell a két-háromhetes kiállítási időkre, amit lerövidíteni legfeljebb néhány nappal lehet, ha nem levélben, hanem személyesen járunk utánuk. Gondoljunk a partnerekre is, hiszen velük is egyeztetni kell, tőlük is kellhetnek igazolások, nyilatkozatok, ami mind időt jelent. Érdemes tehát a szükséges -papírok- megkérésével kezdeni a munkát.

A projekt tervezésekor a projektmenedzsment klasszikus lépései hívhatók segítségül: az igény megfogalmazása, a lehetséges megoldások számbavétele és megvalósíthatósága, a kitűzött célok meghatározása, majd a választott megoldás megvalósításának többszempontú bemutatása, végül pedig a várható rövid és hosszú távú eredmények számba vétele azok a fogódzók, amelyek mentén felépíthető, illetve leírható a projekt. A pályázati adatlap megfelelő pontjai ugyan csupán néhány oldalas bemutatásra adnak lehetőséget, mégsem lehet elhalasztani a részletes tervek kidolgozását. Az űrlap kérdéseire adott válaszokból összeáll a teljes kép. Pontosan megállapítható, hogy a pályázó rendelkezik-e átgondolt projekttervvel. A projekt leírásának és a komplex projektterv (feladat-, idő-, költség-, erőforrás, kockázatkezelés stb.) minden elemének összhangban kell lennie. Ha az látszik, hogy a tervek esetlegesek, megvalósításuk nem megalapozott, minden munka hiába. A megvalósítási szakaszban a leírt tervektől eltérni már csak nagyon nehezen, külön engedélyen alapuló szerződésmódosítással lehet. Ha egyáltalán van rá lehetőség, akkor is számítani kell arra, hogy megnövelheti a beszámolók ellenőrzésének idejét, így a kifizetések várható idejét is.

A projekt talán a legkényesebb eleme a költségterv. Pontos, részletes kimutatást kell készíteni, amit mind ütemezésében, mind összegében tartani kell. Elvárt, hogy a költségtényezőket árajánlatok, részletes kalkulációk támasszák alá. Ezért érdemes már ebben a szakaszban bevonni egy pénzügyi szakembert, lehetőleg a projekt számviteli ügyeit is ellátó könyvelőt. Nem könnyű feladat egy vagy két évre előre tervezni a mai gyorsan változó környezetben! Mégis meg kell tenni. Néhány százalékos rátartást a kiírások is megengednek. Emellett számítani kell az utófinanszírozásból adódó nehézségekre. Még ha van lehetőség előleg igénybevételére, akkor sem biztos, hogy a támogatásból megoldható a részteljesítések folyamatos finanszírozása. Nem szabad megfeledkezni a teljesítésarányos finanszírozás elvéről sem, ami azt jelenti, hogy csak az elvégzett feladatokkal összhangban, a vállalt önrész megfelelő százalékának felhasználásával fizethető ki a részteljesítésre járó támogatásrész. Gondoljuk át alaposan: adódhatnak-e likviditási gondjaink, és ha igen, mit tehetünk.

A tervezésbe merülve se feledkezzünk meg a pályázati útmutatóban leírtakról. Tartsuk szem előtt az elvárásokat, különösen a bírálati szempontokat. Figyeljünk az elvárások és a projekt bemutatásának összhangjára. Az sem árt, ha utána nézünk a kiírásban hivatkozott jogszabályoknak. Sok hasznos szakmai és adminisztratív információ nyerhető belőlük.

Amikor minden tervezésen túljutottunk, és azt érezzük, hogy a projektünk már tényleg csak a startjelzésre vár, akkor töltsük ki az adatlapokat. (A tartalma már úgyis ismert, hiszen a teljes útmutató alapos áttekintése, az elvárások, vállalások átgondolása nélkül nem lehet olyan projektet tervezni, amely mindkét fél igényeinek megfelel.) Fontos az egyszerű, de pontos és közérthető fogalmazás. Gondoljunk arra, hogy az olvasó csak az általunk leírtakból tudja megismerni elképzeléseinket, és csak ez a néhány oldal áll rendelkezésünkre ahhoz, hogy meggyőzzük a bírálókat: projektünk támogatásra érdemes. Éljünk a pályázati dokumentumokban használt szakkifejezésekkel, de vigyázzunk arra, hogy a projekt lényege ne vesszen el: legyen világos, mit, miért, hol, hogyan (milyen ütemezéssel, milyen erőforrásokkal) és milyen várható eredménnyel valósítunk meg. A közérthető fogalmazás legegyszerűbb ellenőrzése: adjuk oda a leírást olyan embernek, aki semmit sem tud a terveinkről. Megéri! Amikor végre összeállt a teljes dokumentáció, kitöltött adatlapokkal, projektbemutatással, logikai keretmátrixszal, gazdasági eredmény-kimutatásokkal, nyilatkozatokkal és igazolásokkal, kezdjük elölről! Olvassuk át ismét az útmutatót, hogy megválaszoltunk-e minden kérdést, betettünk-e minden kiegészítő dokumentumot, nézzük meg a határidőket, a szükséges aláírások helyeit, a kért példányszámot, a beküldési címet. Figyelem! Általános elvárás a pályázati dokumentum minden oldalának leszignálása. Az ellenőrzésben segít a pályázati útmutató ellenőrző listája. Megéri körültekintően végignézni a soron következő dokumentumot, megfogni és átnézni, tartalmaz-e mindent, van-e a szükséges helyeken cégszerű aláírás, az oldalakon szignó. Ha minden rendben van, kipipálhatjuk, majd jöhet a következő tétel. Az utolsó hajrá: a postára adás. Nincs kibúvó, a megadott határidőre be kell érnie, illetve rá kell kerülnie a végső határidőt jelző postai bélyegzőnek. Próbáljunk időben elkészülni, de nem árt, ha feltérképezzük a posták nyitvatartási idejét, különös tekintettel az éjszaka is nyitva tartókra.

Pályázási 1x1 dióhéjban

Pályázási 1x1: Nyertünk! de hogyan tovább?

Breiner Ildikó