Pályázási 1x1: Nyertünk! de hogyan tovább?

Ezernyi kérdés merül fel ilyenkor, amelyek egy részére választ ad az útmutató. Általában még a sokadik olvasás után is található benne új, vagy az adott helyzetben új értelmet nyert információ. Ha nem segít, jöhet a pályáztató szervezet honlapja. Ha itt sem találunk kielégítő választ, nyugodtan hívjuk fel a pályáztató szervezet ügyfélszolgálatát vagy a pályázati koordinátort. Jobb az elején tisztázni a kérdéseket!

Hasznos már ilyenkor áttekinteni a projekt mérföldköveit, amelyek általában egybeesnek a pályáztatóval való kapcsolattartás főbb állomásaival. Ilyenek: a szerződéskötés, amely általában a projekt kezdete, az ütemek vagy mérföldkövek, amelyek gyakran a részteljesítések elszámolási határidői, a monitoring jelentések, majd a záró beszámoló, amely a pályázó projektjének végső elszámolását, majd az ellenőrzések után, a lezárását jelenti. Ezek az időpontok olyan szigorú határidők, amelyek elmulasztása a projekt megvalósítását veszélyezteti. A támogató szerződéstől való elállását eredményezheti! Érdemes tehát már most bejelölni őket a naptárban!

A szerződés tartalmáról, a szerződéskötés módjáról, idejéről, a szükséges okiratokról, a pályázati útmutatóból tájékozódhatunk. A nyertes értesítő levél az aktuális tudnivalókat tartalmazza. Megérkezése után kell beszerezni a szerződéskötéshez szükséges okiratokat. Nélkülük nem köthető meg a szerződés. Általános, hogy az előkészített okiratot postán küldi ki a pályáztató. Figyelmes átolvasás után minél előbb küldjük vissza aláírva az összes példányt, mivel a támogató képviselője majd ezután fogja aláírni, és a pályázót megillető példányt visszaküldeni.

A szerződés mindkét fél részéről történő aláírása után már tényleg semmi akadálya sem lehet a projekt megkezdésének. A lebonyolítás mellett figyeljünk az adminisztrációra. A teljesítés minden fontosabb mozzanatát dokumentálni kell: szerződésekkel, számlákkal, kimutatásokkal és más bizonylatokkal alátámasztani, amelyeket a projekt lezárása után - általában - további 5 évig meg kell őrizni. Ezidő alatt bármikor ellenőrizhető a projekt előírások szerinti teljesítése, könyvelése, adminisztrációja. Éppen ezért, minden benyújtott iratból tegyünk el egy másolatot. A pályáztató szervezettel zajló levelezést ajánlott tértivevénnyel bonyolítani, hogy szükség esetén a benyújtandó dokumentumok (elszámolások, jelentések, beszámolók) határidőben történő feladását igazolni tudjuk. Egy-egy ilyen csomagról célszerű tartalomjegyzéket, összesítő listát készíteni, hogy lássuk, mikor milyen dokumentumok kerültek beküldésre.

Érdemes a pályázás és a projekt lebonyolításának teljes időtartama alatt figyelemmel követni a pályázattal kapcsolatban megjelenő információkat. Elsősorban a pályáztató szervezet honlapját, továbbá az országos napilapok hirdetéseit. Innét kapható tájékoztatás a programban bekövetkező fontosabb változásokról. A teljesítés alatt is előfordulhat, különösen nagyszámú projekttel működő programok esetében, hogy a program minden nyertesét érintő változásról nem kapunk külön értesítést. Ezért fontos, hogy folyamatosan, különösen a beadási határidők előtt, tájékozódjunk a pályázati programmal kapcsolatos tudnivalókról.

A dokumentálás és a határidők betartása mellett, a projekt lebonyolításának talán legkritikusabb pontja az elszámolás. A korábban leírt költségvetéssel kapcsolatos információk mellett csupán néhány hasznos tudnivaló, a teljesség igénye nélkül: a (rész)teljesítések elszámolásának összhangban kell lennie a pályázati dokumentációban beadott költségtervvel. Hiánya azt mutatja, hogy a projekt végrehajtása nem a terveknek megfelelően zajlott le. A költségek kimutatását teljesítésarányosan kell bemutatni, a támogatás és az önrész felhasználásával, szigorúan a projektre fordított költségek szerint, megfelelő bizonylatokkal alátámasztva. Ne feledkezzünk meg arról sem, hogy utófinanszírozás van, továbbá számítsunk az ellenőrzések, illetve a kifizetések általában 90 napos határidejére. Ezalatt már a következő ütem költségeit is finanszírozni kell, hiába nem érkezett meg a támogatásrész. Ha hiba került az elszámolásba, annak korrigálása miatt, még hosszabbra nyúlhat a kifizetés ideje. Számítsunk erre, hiszen bármikor előfordulhat, és komoly likviditási problémákhoz vezethet.

Igaz, sok adminisztrációt, pontos nyilvántartást kíván meg egy-egy projekt lebonyolítása, de a külső forrás bevonásával olyan lehetőséget nyerünk, amely továbblépést, fejlődést biztosít szervezetünk számára. Fontoljuk meg a pályázatok nyújtotta lehetőségeket, majd vágjunk bele bátran!

Pályázási 1x1 dióhéjban

Pályázási 1x1: A kidolgozás lépései


Breiner Ildikó