Fel kell venni a romát is - minden a compliance management tevékenységről

"A compliance egyszerűen megfogalmazva megfelelőséget jelent. A compliance management mint tevékenység az utóbbi évtizedekben terjedt el a vállalkozások életében, célja annak biztosítása, hogy egy adott vállalkozás működése megfeleljen a rá irányadó valamennyi szabálynak" - mondja a szakértő. A vállalkozás szabályoknak megfelelő működése - a szabályok megsértéséből eredő következmények elkerülése mellett - a vállalkozás jó hírnevének védelmét is szolgálja és elősegítheti az üzleti partnerek általi megbecsülését, valamint ezáltal fejlődését.

Külső megfelelés

Egy vállalkozás mind a hosszú távú működése, mind a mindennapi üzletvitele során igen sokrétű szabályozásnak köteles megfelelni. Elsődlegesen a jogszabályokban foglalt előírások teljesítésére köteles, de emellett meg kell felelnie az általa alkotott belső szabályzatoknak, valamint az erkölcsi, az etikai és a társadalmi magatartásszabályoknak is. A vállalkozás jogszabályoknak megfelelő működése körében különösen fontos a társasági jogi, a munkajogi, a munkavédelmi, a pénzügyi, az adózási és a környezetvédelmi rendelkezések, valamint a saját tevékenysége által meghatározható egyéb specifikus jogszabályok megtartása.

Belső szabályzatok

A cég működését érintő belső szabályzatok is igen sokfélék lehetnek. A belső szabályzatok egy részét képezik a jogszabályi rendelkezések alapján kötelezően megalkotandó szabályzatok (például számviteli politika és az annak keretében elkészítendő szabályzatok, tűzvédelmi szabályzat). Emellett viszont egy vállalkozás szinte bármilyen tárgykörben alkothat szabályzatokat. Például munkajog, adatvédelem, esélyegyenlőség területén - ilyen lehet egy közösségi média szabályzat vagy egy céges gépjármű használati szabályzat is.

Figyelemmel arra, hogy a nem kötelezően megalkotandó szabályzatok általában a jogszabályokban meghatározott egyes kérdések részletesebb rendezését szolgálják (például iratkezelési szabályzat, aláírási rend), a vállalkozások a szabályzatok alkotása és érvénybe léptetése révén számos előnyre is szert tehetnek, működésük kiszámíthatóbb lehet, a határidők és a felelősség pontos meghatározásával pedig az egyes feladatok teljesítése számon kérhetőbbé válhat.

"Az erkölcsi, az etikai és a társadalmi magatartásszabályok megtartásán elsősorban az üzleti protokoll és az illemszabályok megtartását értjük, de ide tartozhat egy dress-code szabályzat is." - mondta el Dr. Parázsó Helga.

A következmények súlyosak is lehetnek

Figyelemmel a vállalkozásokra vonatkozó szabályok nagy mennyiségére és arra, hogy e tárgykörben összefoglaló kiadvány nem áll rendelkezésre, a vállalkozásoknak, illetve vezetőinek meglehetősen nagy nehézséget jelenthet az eligazodás abban a kérdésben, hogy pontosan mely szabályokat is kell a társaságuknak alkalmaznia, mely rendelkezéseknek kell megfelelni. Mindez megnöveli annak a kockázatát is, hogy egy vállalkozás valamely rá irányadó szabály megsértése miatt jogi eljárásnak teszi ki magát, amelyből számos hátrányos következmény is származhat.

A negatív jogkövetkezmények is igen sokfélék lehetnek (például, hogy a vállalkozás eltiltásra kerülhet a tevékenység folytatásától, a vállalkozással szemben bírságok kerülhetnek kiszabásra, büntetőeljárások indulhatnak vagy kártérítési igényekkel léphetnek fel ellene). Emellett azonban a vállalkozás nem jogi következményekkel is számolhat, ide sorolható például a vállalkozás jó hírnevének vagy akár üzleti partnereinek elvesztése - hangsúlyozta az ügyvéd.

Mit lehet tenni a kockázatok csökkentése érdekében?

A vállalkozásra vonatkozó szabályok megsértéséből eredő kockázatok csökkentése, illetve minimalizálása érdekében szükséges a vállalkozásnál keletkező dokumentumok (szerződések, szabályzatok) és a napi működés gondos vizsgálata, átvilágítása, az esetleges kockázati tényezők feltárása, a jogszabályi változások átvezetése a napi munkafolyamatokba. A szabályok megsértéséből eredő kockázatok csökkentése érdekében a vállalkozás átvilágítása és a jogszabályváltozások nyomon követése mellett, kiemelkedően fontos az is, hogy a vállalkozás minden alkalmazottja betartsa a vonatkozó jogszabályokat és egyéb rendelkezéseket - hívja fel a szakértő a figyelmet -, amely rendszeres ellenőrzések, illetve oktatások útján érhető el.

A compliance management tevékenység eredményeként a vállalkozások, illetve vezetőik megismerhetik tehát az általuk betartandó szabályokat és azoknak megfelelően járhatnak el, így csökken az azzal kapcsolatos bizonytalanság, hogy a társaság működése megfelel-e valamennyi rá vonatkozó szabálynak, és ennek eredményeként a vállalkozás a gazdasági tevékenységére és a fejlődésre koncentrálhat.

Dr. Parázsó Helga
Bán és Karika Ügyvédi Társulás