Szerző: Kovács Regina
Megjelent: 5 éve

Felhőn az álláskeresés is egyszerűbb - toborzási rendszerek külső szerveren

Cégek szakembereivel beszélgettünk arról, hogyan működik náluk a felhő alapú kiválasztási szoftver. Mi az előnye annak, hogy nem saját szerveren, hanem külső cég szerverén működik a rendszer, milyen változásokat hoz a kiválasztási folyamatban, miben segít a HR szakembereknek és a pályázóknak.

Gyors regisztráció, a pályázatok nyomon követhetősége

„Arra törekedtünk a HR Felhő alapú Auchan Karrier oldal kialakításakor, hogy minél egyszerűbb és átláthatóbb legyen az állásajánlatok közötti böngészés, és maga a jelentkezés folyamata is gyors és gördülékeny legyen” – mondta a HR Portálnak nyilatkozva Okolitsny Barbara, az Auchan Magyarország Kft. toborzási és integrációs felelőse. Kizárólag olyan adatokat kérnek be a jelentkezőktől, amelyekre a kiválasztási folyamat elindításához a toborzást végző munkatársaiknak mindenképpen szükségük van.

Szőke Ildikó szerint a pályázóknak gyors megoldások kellenek
„Az elmúlt évek tapasztalata alapján úgy látjuk, hogy a munkakeresők többsége minél inkább rövidebb időt szeretne a pályázatuk feltöltésével, regisztrációval tölteni” – tette hozzá Szőke Ildikó, a Raiffeisen Bank HR vezetője. Ebből adódóan a Raiffeisen Bank is a legfontosabb adatok feltöltését várja el a jelöltektől (név, e-mail cím, önéletrajz, kísérő levél), ezt követően a pályázatuk bekerül a toborzási rendszerükbe, és elindul a kiválasztási folyamat.

Az Auchan Karrier oldalán amellett, hogy a pályázók automatikusan értesítést kapnak azokról a pozíciókról, amelyek számukra relevánsak lehetnek, a toborzást végző munkatársak is könnyedén küldhetnek egyszerre több pályázónak is levelet. Az e-mailek mellett minden regisztrált álláskeresőjük rendelkezik egy úgynevezett „jelöltfiókkal”, amelyen keresztül nyomon követhetik a beadott pályázataik alakulását. A rendszerben a HR-es kollégák a pályázatokat értékelve automatikusan küldhetnek üzeneteket a pályázat elbírálásáról.

A Raiffeisen toborzási csapata kiemelten fontosnak tartja a belső-külső pályázók felé a folyamatos kommunikációt – válaszolta kérdésünkre Szőke Ildikó. „Törekszünk arra, hogy a jelöltek a pályázatuk beérkezését követően már egy visszaigazoló e-mailt kapjanak a jelentkezésük sikerességéről, ezt követően az előszűrésen tovább jutott jelöltekkel folyamatos kommunikációt tartunk fent a kiválasztás lépései alatt. Azokat a pályázókat, akik nem kerülnek kiválasztásra az adott pozícióra, a kiválasztás végén e-mailen értesítjük.”- fűzte hozzá a szakember.

„A jelöltek számára a rendszer jól használható, mert gyorsan, valós időben kapnak visszajelzést kollégáinktól, és a saját fiókjukon keresztül a pályázatuk nyomon követése is egyszerű” – magyarázta az Auchan Magyarország Kft. toborzási és integrációs felelőse. Emellett a levelezés mellett a rendszer szakmai és nyelvi tesztek, vagy akár előszűrő kérdőívek kiküldésére is alkalmas. A man-GO névre keresztelt menedzser utánpótlás programjuk esetében például rendszeresen használnak kérdőíveket, melyek segítségével elektronikus úton térképezik fel a pályázók elképzeléseit, így a telefonos vagy személyes egyeztetésekhez ezek már nagyon jó kiindulási alapot adnak.

A generalistáknak könnyebb szűrni

Az Auchan Karrier oldalán egy nagyon részletes szűrőfelületük van, melynek mindössze egy eleme a kulcsszavas keresési lehetőség. A kulcsszóra történő szűrés egyszerű, az általuk keresett kifejezéseket „és”, illetve „vagy” szókapcsolattal felsorolva kereshetjük. A rendszer PDF, DOC, DOCX, RTF, ODT, JPG, GIF, PNG fájlokat kezel, így gyakorlatilag lefedi az összes olyan formátumot, amelyeket a pályázók leggyakrabban feltöltenek. A kulcsszavas kereső természetesen ezekben a csatolt dokumentumokban is keres. Emellett van még egy nagyon hasznos dolog a kulcsszavas keresésnél: amennyiben valaki személyes vagy telefonos interjún vesz részt, az anyagához csatolhatunk egy interjújelentést. A kulcsszavas kereső pedig ezekben az információkban is keres.

A Raiffeisen Banknál használt toborzási rendszer lehetőséget biztosít számukra, hogy a kiválasztásnál meghatározott fő szűrési kritériumokat már a beérkező pályázatok közül folyamatosan mérje a rendszer, ebből adódóan az előszűrés alapján a generalisták már látják a beérkezett pályázatok közül, a pozíció kiírására leginkább illeszkedő jelölteket egy mérési skála alapján, amit előre súlyoznak a toborzásért felelős szakértők. A folyamatot még az is könnyíti, hogy a rendszer egy fényképes előnézetet biztosít, ahol a jelöltek alapadatait is feltünteti, és bármikor hasznos címkéket állíthatunk be a jelölt profiljához, ezzel is könnyítve a pályázatok átláthatóságát. A rendszerben kulcsszavas keresésre is van lehetőség.

Amikor a kiválasztással foglalkozó munkatársak átnéznek egy frissen beérkezett önéletrajzot, akkor a pályázó adatlapján beállíthatnak egy-egy státuszt – mondta Okolitsny Barbara. „Ha például valakinél önéletrajza alapján az adott pozícióra nem folytatjuk a kiválasztást, és beállítjuk ezt a státuszt, akkor a státuszhoz tartozó, előre beállított üzenetről küldi ki a rendszer az értesítést a jelöltnek. Ha önéletrajza alapján szeretnénk jobban megismerni a pályázót, akkor az ehhez tartozó üzenetet küldi ki a rendszer. Minden egyes kiválasztási lépésünkhöz tartozik státusz üzenet, így akár pozitív, akár negatív irányba halad a kiválasztási folyamat az adott jelölt esetében, a státuszváltoztatások révén folyamatosan tájékoztatást kap e-mailben és a saját fiókjában is” – tette hozzá a szakember.

A felhő sok pénzt hagy a cégnél

Okolitsny Barbara szerint a felhő alapú rendszer rugalmas
Az Auchan Karrier oldalát, a HR Felhőt a saját rendszereiktől függetlenül üzemeltetik, de természetesen elérhető közvetlenül az Auchan Karrier menüpontján keresztül is. Az, hogy a rendszer nem a saját szervereiken, hanem a HR Felhő szerveren üzemel, jelentős megtakarítást jelent a vállalat számára, hiszen az üzemeltető partnerük lát el minden olyan feladatot, amely a rendszer folyamatos, megbízható működéséhez szükséges.

A Raiffeisen Bank HR-vezetője hozzátette: „A toborzási rendszerünk összeköttetésben áll a belső-külső karrieroldalunkkal, ahol az álláshirdetéseink mellett hasznos információkat is megoszthatunk a pályázókkal, érdeklődőkkel.”

„Természetesen, a rendszert úgy kezdtük el használni, hogy az már az Auchan színeiben, Auchan logóval és tartalmakkal jelent meg” – tudatta az Auchan Magyarország Kft. szakembere. Ez a folyamat is része a rendszer beüzemelésének.

Az utólag felmerült igényeket is könnyű integrálni

A rendszer rugalmasan alakítható – hangsúlyozta Okolitsny Barbara. Alapvetően moduláris felépítésű, így ha egy-egy speciális igényük merül fel, azt a HR Felhő csapat készséggel lefejleszti és integrálja. A rendszer használatának kezdete óta egyébként számos fejlesztési kérésük volt, amelyek bekerültek a szoftverükbe. A moduláris felépítésnek köszönhetően gyorsan kialakíthatók az egyedi funkciók, hiszen csak egy-egy modult kell az igényeikhez alakítani.

A legtöbb esetben a szolgáltató cég egy alap verzióval biztosítja a toborzás-kiválasztási rendszert. Annak érdekében, hogy minél inkább a cégre szabott legyen, fontos a kapcsolattartás és a közös gondolkodás, az új igények megvalósítása érdekében folyamatos felülvizsgálatot igényel, hogy a rendszer illeszkedjen a Bank munkáltatói brandjéhez és a vállalati designhoz– emelte ki a lényeget a Raiffeisen Bank HR-vezetője.

„Az interjúszervezés funkció teljes mértékben a kiválasztási folyamatokhoz van igazítva, így nem nekünk kellett a rendszerhez igazodnunk” – fűzte a témához az Auchan toborzási és integrációs menedzsere. „Ha beérkezik egy friss jelentkezés, és átnézzük a pályázó anyagát, akkor már a pályázó adatlapjáról is elindíthatjuk az interjúszervezést, amely pár kattintással elhelyezhető a rendszer beépített naptárában. Az interjú leigazolás hasonlóan egyszerű: a naptárban az adott interjú ikonjára kattintva megnyílik egy adatlap, ahol részletesen leírhatjuk, hogy mi történt az interjún, mi a benyomásunk a pályázóról, illetve akár státuszt is beállíthatunk, hogy megfelelt-e a jelölt, vagy sem. Emellett nálunk van néhány speciális esemény is, úgy mint csoportos interjú, vagy csoportos tesztírás - és például ez is olyan funkció, amelyet utólag kértünk a rendszerbe” – mondta a szakember.

A Raiffeisen Banknak a toborzási rendszer biztosítja ezt a funkciót, de az ügyfélközpontúság, személyre szabottság érdekében, a potenciális jelöltekkel fontosnak tartják, hogy telefonon és e-mailen tartsák a kapcsolatot, ezzel is megerősítve a Raiffeisen Bank brandjét, szlogenjét: „Ahol megbecsülnek.”

A létrehozott eseményekről a résztvevők e-mailt kapnak, melynek a mellékletében megtalálható az a naptárfájl, amit egy kattintással beemelhetünk például az Outlook naptárunkba – mondta a portálunknak az Auchan szakembere. Ezen felül ez a jelöltek oldalára is igaz: ha olyan e-mail címmel regisztrál a pályázó, melynek a rendszerében van naptár funkció is (pl. Gmail, Yahoo stb.), akkor ők is egy kattintással elmenthetik a naptárba az eseményt. Ennek köszönhetően akár az okostelefonjukon is megjelenik az esemény, és akár emlékeztetőt is csatolhatnak hozzá.

Az alaprendszer elindítása mindössze tizenöt munkanapot vesz igénybe. Ez egy működő, a kiválasztás lekezelésére alkalmas rendszer, és ezután fejlesztették ki és integrálták az egyedi igényekre válaszokat adó megoldásokat. Ennek megfelelően a rendszer éles használatának megkezdéséhez az egyedi fejlesztésektől függően több időre lehet szükség. A cégnél ez még kiegészült a tizenkilenc áruházukban dolgozó HR-es kollégák tesztidőszakával, az oktatással, így kb. két hónap alatt tudták elérni azt a szintet, hogy ténylegesen használatba vegyék a rendszert.

A Raiffeisen Bank szakembere szerint annak érdekében, hogy egy új rendszer teljes körűen, gördülékenyen támogassa a toborzási és kiválasztási folyamatot, közel hat hónapra van szükség, és emellett kiemelten fontos a szervezet felé a folyamatos kommunikáció, leginkább a toborzásban érintett szakmai vezetők számára.
  • 2021.08.10 Munkavédelmi technikus Munkavédelmi technikusra lehet szüksége minden olyan cégnek, amelynél kiemelten fontos a munkahelyi egészség és biztonság megvalósítása. A Munkavédelmi technikus ugyanis elősegíti a munkahelyi balesetek és foglalkozási megbetegedések megelőzését, valamint a munkavédelemre fordított költségek optimalizálást. Támogatja a munkáltatót a munkavédelmi kötelezettségek teljesítésében, ezzel hozzájárul a mulasztások és szabályszegések hátrányos személyi és anyagi következményeinek elkerüléséhez Részletek Jegyek
  • 2021.08.28Agilis Transformáció Leader képzés online, videokonferenciás Hazánkban egyre több és több vállalat lép az agilis átalakulás útjára, így felértékelődik az agilis transzformációt vezető szakemberek jelentősége. Az Agile Transformation Leader egy olyan szervezetfejlesztő szakember, aki felkészíti és végig kíséri az agilis átalakulás útján a vállalatot. Ügyfél-fókuszt, Design Thinking szemléletet hoz be, vezetőket coachol, csapatokat mentorál, miközben pozitív, felhatalmazó légkört teremt a szervezeten belül. Részletek Jegyek
  • 2021.09.23HR Basic Sajátítsd el évek helyett 12 napban az operatív HR munka legfontosabb eszközeit! HR gondolkodás e-learning videókkal, esettanulmányokkal, testre szabva gyakorlatorientáltan. Részletek Jegyek
  • 2021.09.28Kötelező visszaélés-bejelentési rendszer bevezetése, alkalmazása Az EU 2019/1937 sz. irányelve új kötelezettséget ír elő. Visszaélés-bejelentési rendszert kell alkalmazni. Minden 50 fő feletti munkavállalót foglalkoztató vállalkozásnak, továbbá a közszférában működő szervezetnek kötelező lesz visszaélés bejelentési rendszert kialakítania és működtetnie. Részletek Jegyek
Follow hrportal_hu on Twitter
További cikkek
Hatalmas a magyar HR Tech cégek elmaradása – íme az elemzés

A magyar HR startup cégek 92%-a a 8 befektetési kulcskritérium közül legfeljebb háromnak felel meg – áll egy friss elemzésben. Ráadásul minden... Teljes cikk

Telefonjukon követhetik munkahelyük mindennapjait a dolgozók

Saját mobilalkalmazást fejlesztett a Körber pécsi telephelye. A gépgyár több mint ezer munkavállalója bármikor küldhet be innovációs ötletet,... Teljes cikk

A fenntarthatóságban is stílust teremtenek a textilnyomtatók

Sose volt annyira egyszerű ruhatervekből kézzelfogható divatcikkeket létrehozni, mint a festékszublimációs textilnyomtatók korában. A rendkívül... Teljes cikk