Már komplex tudást követelnek a titkárnőktől

Ma már nem valós az a klasszikus kép, hogy a főnök diktál, és a titkárnő gépel - véli Sójáné Dux Ágnes, a Magyar Titkárnők Országos Egyesülete elnöke, a Szent István Egyetem Gazdaság és Társadalomtudományi kar egyetemi adjunktusa. A titkárnők munkakörének elnevezése is új köntösbe bújt: manapság menedzserasszisztensnek is hívhatjuk őket. Hogy melyik kifejezés a találóbb erre az új munkakörre, a szakember úgy válaszolt: mindkettő használható, bár a titkárok mai feladatkörére a menedzserasszisztens kifejezés jobban illik és társadalmilag is kedveltebb.

Komplexebb tudást igényel az új munkakör

Dr. Vámos Lászlóné protokoll szaktanácsadó az InfoMédia Kiadó oldalán megjelent cikkben kifejtette, ma már egyre kevesebb helyen alkalmaznak egy vezetőhöz rendelt, személyre szóló titkárnőt. A cégeknél, a köz- és államigazgatásban is a titkárnők egy-egy nagyobb egységhez, osztályhoz tartoznak. Sőt, a multinacionális cégek digitalizált világában arra is akad példa, hogy egy ötszáz főt foglalkoztató cégnek mindössze egy asszisztense van.

A Magyar Titkárnők Országos Egyesületének elnöke szerint ilyenkor a költséghatékonyság dominál, amely a titkárnők munkakörének gyökeres változásához vezet, hiszen feladatkörük igen szerteágazó lett: több vezetőt kell kiszolgálniuk és a technológia is rohamosan fejlődött. Feladatkörükbe a számítógép, az irodai berendezések, a fax, a fénymásoló ismerete, a postázás éppen úgy beletartozhat, mint az idegen nyelven való kommunikáció vagy a kávéfőzés, felszolgálás. A mai kor e munkakörrel szemben komplexebb tudást is igényel: kiváló nyelvtudás, magas szintű informatikai, gazdasági, kommunikációs ismeretek mind-mind elengedhetetlenek - nyomatékosítja Sójáné. Az egyetemi oktató úgy tapasztalja, hogy az új munkakörhöz a fizetések is igazodnak.

A menedzserasszisztens nem női szakma

Sójáné Dux Ágnes szerint ma már nem tipikusan női szakmáról van szó; és a sikeresség kevésbé függ az illető nemétől, sokkal fontosabb a kommunikációs készség. Az egyetemi adjunktus szerint bár a külcsín ma is számít, a múltban dominánsabb szerepet kapott a külső, de a nemzetközi vállalatoknál az asszisztens külsejének, öltözékének illeszkednie kell a cég profiljához. Dr. Vámos Lászlóné protokoll szaktanácsadó cikkében hasonló véleményének adott hangot: a szépség nem mérvadó a titkárnők kiválasztásánál. Fontosabb ugyanis a belső tartalom, a szorgalom, a megbízhatóság és a szervezőkészség, na meg a nyelvtudás. A titkárnőknek folyamatosan képezniük kell magukat és járatosnak kell lenniük a vendéglátás protokolljában - figyelmeztet a szakember. A titkárnői, menedzserasszisztensi szakma igen sokrétű, széleskörű ismereteket kíván művelőjétől. Ismernie kell az általános és közéleti viselkedéskultúra, valamint az üzleti protokoll írott és íratlan szabályait.

Az asszisztens mint rejtett vezető

Sójáné Dux Ágnes elárulta, hogy a titkár/titkárnő angol kifejezés (secretary) a titok szóból ered. Bár az utóbbi időben a technológia fejlődése sokat módosított a titkárnők feladatkörén, azért a bizalmi szerepe megmaradt. Alapvető követelmény velük szemben, hogy legyenek megbízhatóak, figyelmesek, titoktartóak és előzékenyek az ügyfelekkel szemben, de a munkahelyi konfliktusok elsimítása is rájuk vár.

"Az asszisztens mint rejtett vezető" címmel tartott évekkel ezelőtt tréninget konferenciáján a Magyar Titkárnők Országos Egyesülete. A tréning célja az volt, hogy a titkárnőkben tudatosítsák: amikor döntés-előkészítő feladatot kapnak a főnöküktől, akkor gyakran már a döntést is maguk hozzák meg, a főnök csak rábólint. A személyi asszisztensek etikai kódexében is előkelő helyen, a második pontban szerepel ez a probléma, akárcsak annak taglalása, hogy bizalmi állásról van szó.

Hogyan zajlik a titkárnők képzése?

A képzés az Országos képzési Jegyzékben (OKJ) az ügyviteli szakma csoportban megadott szakmák alap-, közép-, emelt- és felsőfokon történik, az alap kivételével érettségire épülnek. Sójáné Dux Ágnes elmondta, hogy az alapfokú szakmai képzés létjogosultsága megkérdőjelezhető, hiszen ma sehol sem vesznek fel már érettségi nélküli munkaerőt titkári (irodai) munkára. A képzés külön kijelölt szakközépiskolákban (általában ott már nincs érettségire felkészítés), regionális képzőközpontokban és akkreditált képzőkben folyik.

A fiatalok az alapfokú és középfokú képzésben alapfokú német-, illetve angolnyelvtudásra tehetnek szert, elsajátíthatják a számítógép-kezelést, a szövegszerkesztést, jártasságot szerezhetnek a levelezés gyakorlatában. Az előbbiek mellett jogi és közgazdasági tárgyakat, valamint titkársági ismereteket is oktatnak. A felsőfokú iskolák pedig olyan titkárnőket bocsátanak ki, akik menedzserasszisztensi és irodavezetői munkakör betöltésére is alkalmasak. Itt követelmény egy közép- és egy alapfokú nyelvvizsga, amire építve aztán elsajátítható az adott szakág üzleti nyelve - vette végig a képzési lehetőségeket az egyetemi oktató.

Sójáné Dux Ágnes elmondta, hogy a menedzserasszisztens képzés legmagasabb szintje is csupán felsőfokú szakképzés, amely nem egyenértékű a felsőfokú iskolai végzettséggel, az ugyanis ebben a szakmában nincs.

A titkárnők klubjának honlapján (http://titkarnoklub.blog.hu) található egy bejegyzés arra vonatkozólag, mi a különbség a menedzserasszisztens és a titkárnő feladatai között.
A blogoló szerint a menedzserasszisztenssel szemben a legfontosabb elvárás a nyelvtudás, amit akkor is megkövetelnek tőle egy állásinterjún, ha világosan látszik, hogy nem kell majd használnia az idegen nyelvet a napi munka során. Legalább ugyanilyen fontos a diploma, ugyanis a munkáltatók jó néven veszik, ha diplomást alkalmazhatnak egy asszisztensi munkakörbe, ezzel is lehet emelni a cég ázsióját. Harmadik lényeges momentum a tapasztalat, a cégek ugyanis sokkal szívesebben vesznek föl egy tapasztalattal rendelkező jelöltet.

Felhígult a szakma

A Magyar Titkárnők Országos Egyesülete elnöke szerint nemcsak a szakmát végzettek dolgoznak ebben a munkakörben, hanem egyre gyakoribb, hogy a munkaerőpiacról kiszorult diplomások kénytelenek titkárnőként, vagy asszisztensként dolgozni. Így nem csoda, ha nem érzik magukénak ezt a szakmát, és sértettek. Bár el tudják valamilyen szinten látni ezt a munkakört, alulfoglalkoztatottságukból kifolyólag azonban rövid időn belül állás fognak változtatni - nyomatékosítja az egyetemi adjunktus.

Nemcsak munkanélküli frissdiplomások használják ugródeszkának ezt a szakmát, hanem a minden kritériumnak megfelelő menedzserasszisztensek is. A több nyelven beszélő, megfelelő végzettséggel, tudással, tapasztalattal rendelkezőknek ugyanis hatalmas értékük van az álláspiacon. Miután továbbképzik magukat és lehetőség adódik, továbblépnek.