Hogyan dolgozz hatékonyan otthonról vagy bárhol a világból?

Számos tippünk van számodra, amit annak érdekében alkalmazhatsz, hogy ne történjen bizalomvesztés se a kollégák, se a főnök oldaláról.

A nulladik pont

: tudd, hogy mikor van szükséged remote munkára, azaz mikor fontos, hogy igazán el tudj mélyülni egy-egy projektben (vagy mikor jön a szerelő...). Emellett ugyanolyan fontos, hogy ismerd magad: valóban neked való a távmunka? Tudsz megfelelően priorizálni, képes vagy az elmélyült és hatékony munkavégzésre, be tudod osztani magadnak az idődet?

Amint a kiindulási pont - azaz a célod és a képességeid - szikla szilárdan áll a talajban, jöhetnek a praktikus tanácsok!

Az első és legfontosabb, hogy legyenek lefektetve a szabályok.

Mikor legyen mindenki elérhető, azaz mi az a tól-ig sáv, amikor a csapat alapértelmezésben - tehát a rendkívüli eseményeket leszámítva - egymás rendelkezésére álljon? A közös munka-idősáv segít abban, hogy könnyen lehessen egymástól kérdezni, folyamatos legyen a kapcsolattartás, illetve a kirekesztettség érzése is jelentősen lecsökken, ha nem teljesen megszűnik.

Ha valamely kolléga biztosan elérhetetlen egy bizonyos idősávban (meetingen van, elintéznivalója van), érdemes azt jelölnie a közös céges naptárban. Tisztázandó pont az is, hogy mely csatornákon keresztül történjen a kommunikáció és milyen gyorsasággal szükséges válaszolni egy-egy kérdésre.

Az átláthatóság jegyében előzetesen szükséges megállapodni abban is, hogy hányszor lehet távmunkában dolgozni egy héten vagy hónapon belül, kinek és hány nappal előre szükséges szólni a remote igényről.

Sokat hallani azt a mondatot, hogy fontos élesen különválasztani a munkát a magánélettől. Manapság azonban ez a kijelentés már nem igazán állja meg a helyét, és erre pont a távmunka a kézzelfogható példa: jön a szerelő, dolgozol, ebédelsz, dolgozol, csomagod érkezik, dolgozol.

Sokkal fontosabb tehát a munka-magánélet integrálásáról beszélni, amihez elengedhetetlen, hogy megtervezd a napod. Ismerd a napi teendőid és priorizáld őket, ugyanakkor legyen ritmusa a napodnak és tarts szüneteket! Állj fel az asztaltól, mozogj kicsit, ha pedig van lehetőséged, beszélgess másokkal. Ugyanolyan fontos mélyen és fókuszáltan dolgozni, mint felismerni, hogy mikor érdemes elszakadni a munkától.

Próbálj meg akkor dolgozni, amikor a legproduktívabb vagy, de legyél lehetőség szerint mindig elérhető a közös munka-idősávban.

Különösen figyelj oda arra, hogy adj és kérj is visszajelzést, valamint merj segítséget kérni, ha elakadtál. Egy remek megoldás lehet az is, ha alkalomadtán az egész csapattal közösen elvonultok egy kávézóba. Így azonnal kapsz visszajelzést, mégis egy izgalmas és új környezetben zajlik a nap, nő a kreativitás, ráadásul együtt tudjátok lezárni a napot.

És ha már a munkakörnyezetnél tartunk, nagyon fontos, hogy bárhol is dolgozz, minél nagyobb produktivitásra serkentsen. Legyenek megfelelőek a technikai és technológiai feltételek: szupergyors számítógép, száguldó internet, stabil áram. Tökéletes a megvilágítás, ami barátságos a szemednek, de nem álmosít, jó ergonómiájú a széked, kényelmesen süpped a kanapé, pont megfelelő az asztal magassága, egyszóval teljes komfortod van. Ugyanilyen fontos, hogy semmi se vonja el a figyelmed a munkáról, tehát ne legyen túl hangos a zene, vagy a körülötted lévő beszélgetések.

Egy kézzelfogható példa: hogyan csináljuk mi a BP Digitalnél

A BP Digitalnél mi is elhivatottak vagyunk a hatékony munkavégzés mellett, legyen az bárhol a világban. Egy a lényeg: készüljön el határidőre a munka a lehető legmagasabb minőségben úgy, hogy mind az ügyfél, mind mi magunk büszkék lehessünk rá.

Ebben a szellemiségben bármelyik csapattag dolgozhat otthonról, a közeli kávézóból vagy akár egy távoli országból. Nem az számít, hogy fizikailag hol vagyunk, hanem hogy számíthassunk egymásra. Ez pedig bizalom nélkül nem megy.

Megbízunk a másikban, mert ugyanaz a cél hajt minket, egy csapat vagyunk. Mindenki kristálytisztán tudja a feladatát és a hozzá tartozó határidőt - hála a projektmenedzsereknek, a pontban 10:45-kor tartandó napi standupnak, és az Asanának -, a többi pedig saját magunkon múlik, azaz hogy hogyan osztjuk be az időnket és mennyire tudunk fókuszáltan dolgozni.

Természetesen nálunk is kialakultak a szükséges belső szabályok, hogy menedzselni tudjuk a közös munkát. Slacken lehetőség szerint előre jelezzük, ha remote dolgozunk, valamint azt is leírjuk, ha van olyan idősáv, amikor biztosan nem leszünk elérhetőek (és a közös naptárba is felvezetjük).

Minden nap reggel 10 és délután 4 között elérhetőek vagyunk, és a napi standupra mindig becsatlakozunk. A standup során elmondjuk egymásnak, hogy adott nap mit fogunk csinálni, van-e esetleg elakadásunk, szükségünk van-e bárkitől is segítségre. Ez a napi 5-10 perc nagyon értékes mindenki számára, hiszen képbe kerülünk a projektek státuszával és tudunk tervezni az adott napi kapacitásunkkal. Hogyha pedig további kérdéseink, elakadásaink merülnek fel a nap folyamán, ott a Slack.

A prioritási lista is kristálytiszta, hála az Asana applikációnak: minden ügyfélnél felsorakoztatják a projektmenedzserek a projekteket a határidővel együtt, és előzetes egyeztetést követően hozzájuk rendelik a felelősöket. Amint változik egy projekt státusza - például csúsztatni kell a határidőt, vagy a projekt scopeján szükséges változtatni az ügyfél kérésére -, rögtön átírják Asanában, és mindenki a friss információval dolgozhat tovább.

Ugyanígy, nagyon szeretjük az online munkaeszközöket, mert könnyen nyomonkövethetjük egy-egy feladat aktuális állapotát, plusz gyorsan megoszthatunk, kommentelhetünk, javasolhatunk. Mi a Google Drive mellett köteleződtünk el, nekünk bevált.

Mivel azonban szeretjük mérni is, amit csinálunk, a Toggl trackerével mérjük az adott feladaton eltöltött időnket, hogy később mind a projekt elszámolásakor, mind belső hatékonyság-vizsgálatkor tisztán lássuk, mivel mennyi időt töltöttünk el. Szépen kirajzolódik az is, hogy egy junior kolléga milyen gyorsan fejlődik, ami nagyon motiváló tud lenni.

És hogy hogyan érezzük magunkat a remote munkavégzés lehetőségétől? Megbecsültnek, szupernek, egy igazi csapat tagjának. Nem egyszer fordult elő, hogy csapatostul beültünk egy kávézóba, hogy az irodán kívül, de együtt dolgozhassunk. Sőt, néha egy-egy kollégához megyünk co-workingelni, mert az ő kanapéja biztos kényelmesebb, mint ami nálunk van.

Összességében tehát megállapíthatjuk, hogy a távmunka nem az ördögtől való, hiszen a megfelelő szabályok lefektetésével és egy kis odafigyeléssel könnyen az egyik leghatékonyabb munkavégzési formává válhat.


Cikkünk több oldalas! Lapozzon!
1. oldal - A távmunka rejtelmei: lazsálás vagy hatékony munkavégzés?
2. oldal - Hogyan dolgozz hatékonyan otthonról vagy bárhol a világból?