HR digitalizáció: kevesebb adminisztráció, pontosabb bérszámfejtés

A részleges digitalizáció még nem jelent egységes működést

A hazai vállalatok többségénél ma már számos HR-feladat digitálisan zajlik. A munkavállalói adatok rendszerben szerepelnek, a szabadságigények egy része online érkezik, a bérszámfejtés pedig szoftverrel történik. A napi folyamatok mégis gyakran több, egymástól elkülönülő eszköz között oszlanak meg.

Előfordul, hogy a munkaidő-beosztás külön alkalmazásban készül, a szabadságokat e-mailben vagy táblázatban vezetik, a jelenléti adatokat pedig papíron vagy Excelben adják tovább. Ilyenkor a digitalizáció csak egyes részfeladatokat érint, az adatok összekapcsolását továbbra is kézzel kell elvégezni.

A legnagyobb terhelést ezért sokszor nem maga az adatrögzítés, hanem az egyeztetés jelenti. A HR-nek ellenőriznie kell, hogy minden adat megérkezett-e, megtörtént-e a jóváhagyás, és ugyanaz az információ szerepel-e a különböző nyilvántartásokban.

Hol keletkeznek a hibák és a többletfeladatok?

Minél több ponton kerül át egy adat egyik rendszerből a másikba, annál nagyobb az eltérés kockázata. Egy késve rögzített szabadság, egy elmaradt jóváhagyás vagy egy pontatlan jelenléti adat már a havi zárást is lassíthatja.

A széttagolt működés tipikus következményei:

• ugyanazon adatok többszöri rögzítése;
• párhuzamos Excel-táblák és nyilvántartások;
• papíralapú jelenléti ívek utólagos feldolgozása;
• nehezen követhető módosítások és jóváhagyások;
• ismétlődő egyeztetések a HR, a vezetők és a bérszámfejtők között.

Nagyobb létszám, több telephely vagy eltérő munkarend esetén ezek a feladatok gyorsan felhalmozódnak, és jelentős HR-kapacitást kötnek le.

Mit jelent a HR digitalizáció integrált megközelítésben?

A HR digitalizáció akkor hoz valódi működési előnyt, ha nem csupán a papírt váltja ki, hanem összekapcsolja a folyamatokat is. Az adatnak ott kell keletkeznie, ahol a munkafolyamat történik, majd ellenőrzött módon kell tovább haladnia.

Egy jól kialakított folyamatban a munkavállaló megtekintheti a beosztását és rögzítheti a szabadságigényét, a vezető pedig ugyanazon a felületen ellenőrizheti és jóváhagyhatja azt. A HR naprakészen láthatja az igények állapotát, a bérszámfejtés pedig ellenőrzött adatokból dolgozhat.

Mi a legfontosabb előny? Csökken a kézi adatátadás és az ismételt rögzítés. Így nemcsak gyorsabbá válhat a folyamat, hanem az is egyértelműbb, hogy egy adat honnan származik, milyen állapotban van, és ki hagyta jóvá.

Miért fontos a kapcsolat a munkaidő és a bérszámfejtés között?

A munkaidő, a szabadságok és az egyéb távollétek közvetlenül hatással lehetnek a bérszámfejtésre. Ha ezek az adatok különböző forrásokból és eltérő időpontokban érkeznek, a bérszámfejtőknek manuálisan kell tisztázniuk az eltéréseket.

Az integrált működésben a folyamat egymásra épül:

1. a munkaidő-beosztás vagy a távolléti igény rögzítése;
2. a vezetői ellenőrzés és jóváhagyás;
3. a HR által követhető, naprakész állapot;
4. a jóváhagyott adatok felhasználása a bérszámfejtésben.

Ez csökkentheti az adminisztrációt, pontosabb adatokat, kiszámíthatóbb havi zárást és könnyebben visszakereshető folyamatokat eredményezhet.

Hogyan támogatja ezt egy ERP-rendszer?

Egy önálló munkaidő-nyilvántartó vagy szabadságkezelő alkalmazás bizonyos feladatokat hatékonyan kiválthat. A vállalat szempontjából azonban az a döntő, hogyan kapcsolódik az ott keletkező adat a HR- és bérfolyamatokhoz.

Az ERP-rendszer közös keretet adhat az adatok, a jogosultságok és a jóváhagyások kezeléséhez. A munkavállaló, a vezető, a HR és a bérszámfejtő eltérő jogosultságokkal dolgozhat, mégis ugyanannak az összefüggő folyamatnak a része marad.

A PROGEN által fejlesztett sERPa Online Munkaidő-nyilvántartás és Szabadságigény-engedélyezés webes felületen támogatja a napi feladatokat. A beosztások megtekinthetők, a szabadságok rögzíthetők, a felettes által felvitt adatok pedig ellenőrizhetők és elfogadhatók. A működést részletesebben az online munkaidő-nyilvántartásról és szabadságengedélyezésről szóló cikk mutatja be.

A funkció értéke akkor teljesedik ki, ha a munkaügyi és bérfolyamatokhoz is kapcsolódik. A sERPa bérszámfejtési megoldása integrált környezetet biztosít, amelyben a HR-adminisztráció és a bérszámfejtés egységesebben kezelhető.

A következő lépés nem egy újabb eszköz, hanem egy jobb folyamat

A HR digitalizáció sikerét nem az mutatja meg, hány alkalmazást használ egy vállalat. Sokkal fontosabb, hogy az adatok hányszor kerülnek kézi átvitelre, mennyi időt igényel az ellenőrzésük, és mennyire átlátható a felelősségi rend.

Érdemes feltérképezni, hol keletkeznek párhuzamos nyilvántartások, mely pontokon vár a HR vezetői visszajelzésre, és mely adatokat rögzítik többször. Az integrált működés ezeknek a megszakításoknak a csökkentésével teremthet valódi értéket.

A cél nem pusztán a papír kiváltása. A jól felépített HR digitalizáció eredménye, hogy a munkaidő, a szabadságkezelés és a bérszámfejtés nem különálló adminisztratív feladatként, hanem egyetlen követhető folyamatként működik. Amikor az adat egyszer keletkezik, jóváhagyható, visszakereshető és továbbhasznosítható, a HR kevesebb időt fordít egyeztetésre, a bérszámfejtés pontosabb alapokból dolgozhat, a vállalat pedig kiszámíthatóbb működést nyer.

A cikk a HRPortal ügynökségi partneri együttműködésében készült.