Innovatív megoldásokkal is csökkenthetők a HR költségek

A cégek életében az elektronikus aláírásképesség közép- és felsővezetők esetén már egyáltalán nem számít újdonságnak, azonban a munkavállalók és a munkaadók közötti formális viszony az esetek többségében megmaradt a papírhalmok által generált felesleges költségek és adminisztráció szintjén. Elég, ha csak a nyomtatásra, belső vagy külső postázásra, iktatásra, tárolásra gondolunk.

A Munka törvénykönyve számos dokumentumra vonatkozóan írásbeliséget vár el, ami a munkavállaló aláírását várja el. Gondoljunk csak a munkaszerződésre, különféle nyilatkozatokra, szabályzatokra, bérrel kapcsolatos átvételi igazolásokra, jövedelemmel kapcsolatos dokumentumokra. Ha a naptári év során előforduló munkaügyi dokumentumok számát felszorozzuk a munkavállalók számával, látni fogjuk, hogy bizony már egy kisebb kkv életében is jelentős adminisztrációs terhet jelent mindezek megléte, a költségekről nem is beszélve. 

A vállalatok többségénél a jelenlegi gyakorlat szerint a kézzel szerkesztett vagy a munkaügyi rendszer által létrehozott dokumentumot kinyomtatják, elküldik a munkavállalónak, aki aláírja és visszajuttatja a munkaügyes kollégának. Ezt követően a dokumentumot szkennelik – hogy digitálisan is meglegyen az aláírt példány –, de ettől még nem lesz hiteles, ezért továbbra is papír alapon tárolni kell. Ez nem digitalizáció, inkább kettős ügyvitel, ráadásul egyáltalán nem költséghatékony és a folyamat tele van hibalehetőségekkel.

Pedig most már egyre fontosabb érv a digitális munkaügyi ügyvitel mellett a távoli munkavégzés támogatása. Hibrid környezetben dolgozunk, amely azt eredményezi, hogy a klasszikus munkaügyek céljából soha vagy ritkán fordulnak meg az irodában. Több olyan szektor van, ahol eleve nem találkozunk direktben munkaüggyel személyesen, gondoljunk csak a futárokra.

A Munka törvénykönyve számos dokumentumra vonatkozóan írásbeliséget vár el

Elektronikus aláírással ellátott dokumentum esetén nincs szükség papír alapú tárolásra, papírkezeléssel kapcsolatos költségek megszűnhetnek (papír, nyomtatópatron, postázás), adminisztrációs teher, nyomonkövethetőség egyszerűbb, nincs kettős ügyvitel, nem kell személyes találkozó, gyors és a legfontosabb, hogy az elektronikus aláírásnak van olyan formája, amely bizonyító erővel bír és megfelel az írásbeliségnek.

Ugyan 2001 óta van elektronikus aláírás törvényünk, de az ezt kiszolgáló szolgáltatások az elmúlt évtizedben nem fejlődtek olyan ütemben, mint ahogy azt a technológia lehetővé tenné. A munkavállaló aláírása ugyanis digitális formában is előállhat, a fenti folyamatot költséghatékonnyá, gyorssá és hibamentessé téve. „Hogy mindezt költséges fejlesztések, eszközbeszerzések és tréningek nélkül is biztosítani tudjuk, olyan megoldást kell a munkavállaló kezébe adni, amit saját eszközén – jelen esetben ez a mobiltelefonja – gyorsan és egyszerűen el tud végezni. Ez egyben azt is jelenti, hogy nem bonyolultabb számára az elektronikus aláírásának előállítása, mint mondjuk egy munkahelyi e-mail elküldése kollégáinak” – hangzott el a megoldási javaslat Deák Andrástól, a GoodID üzletfejlesztési vezetőjétől.

A digitális identitáson alapuló szolgáltatásokra jellemző, hogy már a munkavállaló beléptetésénél is segítik a munkaügyi menetet. A GoodID digitális irattárca mobilalkalmazásába feltöltött okmányaink munkáltató számára történő átadását ugyanis biztonságos csatornán – akár távolról is – megtehetjük. Ha személyazonosságunkat egy szelfivel is megerősítettük, akkor az elektronikus aláírásképességünk feltételeit is megteremtettük, ráadásul a munkavállaló saját mobiltelefonján, eszközbeszerzés és egyéb költségek nélkül. Ezt követően pedig gyakorlatilag minden munkaügyi dokumentum aláírható az ittírdalá.hu e-aláíró portálon keresztül, vagy a GoodID integrált e-aláírás megoldásán keresztül, gyakorlatilag megteremtve ezzel a papírmentes irodát annak minden előnyével együtt.

Ez a folyamat tehát már egy rendkívül egyszerűen használható mobilapplikáción keresztül is megtehető, nincs szükség hozzá eszközbeszerzésre és különösebb tréningre sem: egy-két gombnyomással az okmányaink is beolvashatók és átküldhetők, valamint másodpercek alatt egy munkavállaló számára átküldött munkaügyi dokumentum is visszaérkezhet hozzánk aláírva, digitális iktatásra készen.