Képezzünk univerzális dolgozókat!

Minden keresztirányú képzésnek két lépéssel kell kezdődnie. Elsőként meg kell határozni az adott pozícióhoz szükséges képességeket, ismeretanyagot, második lépésként pedig össze kell vetni azt a jelen alkalmazottak szakértelmével, tudásával, a lehetséges hiányok kimutatása céljából.

A különféle technikai eszközöknek köszönhetően, manapság sokkal könnyebb a keresztirányú képzésre vonatkozó információk összegyűjtése és elemzése, mint korábban. Szakértők szerint a legtöbb vállalat már méri és alkalmazza ezeket az adatokat a vezetői teljesítményt mérő vagy vezető fejlesztő rendszeréhez, de egyelőre még nem sikerült kiaknázniuk azoknak az előnyeit.

Bruce Fern, a Bedford Performance Connections International Inc. elnöke azt mondja, hogy a jelenleg működő vezetői teljesítményt mérő rendszerek nem hatékonyak. Szinte minden vállalatnál találkozunk vele, de a legtöbb csak látszat-szerepet tölt be. A vezetői teljesítményt mérő rendszereket alapvetően a munkavállalók egyik mérő eszközének használják, de előfordul, hogy ezek a rendszerek a munkavállalóra nézve olyan fejlődési tervet is tartalmaznak, amelyek révén lehetővé válik a keresztirányú képzés alkalmazása.

A vezetői teljesítményt mérő rendszert alkalmazó vezetőknek kötelességük ellenőrizni az egyes alkalmazási területeket és jelentést tenni az azokban rejlő lehetőségekről. Néhány egyszerű vonással el lehet különíteni a szükséges adatokat, hogy aztán egy jelentés formájában feltárják a már a meglévő, és a még szükséges képességek közötti szakadékot, mindezt minimális költségek mellett.

Rendszerválasztás

Azoknak a vállalatoknak, ahol fontosnak tartják a vezetői teljesítményt mérő rendszer bevezetését, különböző lehetőségek állnak a rendelkezésre; kezdve a saját tulajdonú internet alapú alacsony havidíjas megoldásoktól a vállalati szerverre letöltött engedélyköteles rendszerekig. A munkavállalók számától, a kategorizálás szintjétől, az integrációtól és egyéb befolyásoló tényezőktől függően a költségek éves szinten akár az egymillió dollárt is elérhetik. Általános szabály, hogy azok a kisebb vállalatok, ahol kevés alkalmazottat foglalkoztatnak, a saját előfizetésű alkalmazásokat részesítik előnyben, mert alacsony indítási költséggel járnak, és könnyen át lehet szervezni őket.

Az engedélyköteles rendszereknek nagyobb az üzembe helyezési és járulékos költsége, habár hatékonyságuk is jóval meghaladja az előbb említett módszerét. Az utóbbi módszert a sok alkalmazottat foglalkoztató vállalatoknál éri meg bevezetni. A kisebb cégek esetében a standard adatbázis program hasonló célt szolgál, mint az engedélyezett rendszerek a nagy vállalatok esetében. Egy negyven alkalmazottat foglalkoztató, Ohio állambeli repülőalkatrészeket gyártó cégnél többször okozott gondot, ha valamelyik alkalmazott bizonyos oknál fogva nem ment dolgozni. A kulcspozíciót betöltő dolgozók hiányában a napi rutin tevékenységek elvégzése is nagy kihívást jelentett. A probléma megoldására az igazgató fontossági szempontok szerint egy táblázatban rangsorolta a 150 különböző munkaműveletet, majd azt összevetette a dolgozók képességeivel. Az így kapott eredmény segítségével kidolgozott egy oktatási tervet. Jelenleg legalább három ember képes elvégezni ugyanazon munkaműveletet. A szakmai képzés, értékelés folyamatos, az oktatási tervet évente bővítik a dolgozók érdekében. Ennek a kezdeményezésnek köszönhetően a munkaerő állomány stabil és állandó lett.

A siker kulcsa

A keresztirányú képzés egyik hasznos eszköze lehet az automatizált értékelő rendszer alkalmazása. Az elmúlt években számos munkáltató sajátította el ezt a fajta technikát. Kitűnő módszernek bizonyult a pályázók szakmai felkészültségének és személyiség jegyeinek elemzése, mely kapcsán nagy bizonyossággal lehet megállapítani a jelöltről, hogy alkalmas e a munka betöltésére vagy sem. A tapasztaltabb dolgozók az egyes értékelési technikák segítségével feltárják azokat a szakmai hiányosságokat, amelyeket pótolni kell, továbbá segítenek meghatározni a keresztirányú képzésre leginkább alkalmas személyeket. A vezetői teljesítményt mérő rendszerek költségei igencsak eltérőek lehetnek függően az adott vállalat nagyságától, összetettségétől. A költségek 20000 és egymillió dollár között ingadoznak.

Ismeretes az internet alapú értékelési rendszer is, mely általános információkat tartalmaz a legkiválóbb alkalmazottak szokásairól, viselkedéséről. A munkavállalóknak egy internetes kérdőívet kell kitölteniük, amely rávilágít, mely területen képesek kiváló teljesítményt nyújtani. A rendszer segítségével a vezetők maguk dönthetik el, hogy kit küldjenek továbbképzésre egy adott osztályon belül.

Más szakértők szerint az 'e-learning' a keresztirányú képzés szerves részeként a leghatékonyabb. A technológia és internet azonban önmagában nem elegendő. A legjobb eredmény elérése érdekében személyes találkozókra is szükség van. Bruce Fern szerint a keresztirányú képzés akkor igazán sikeres ha 80 százalékban internet alapú képzésre, 20 százalékban interaktív képzésre épül.

Az amerikai Audi szalonok minden egyes értékesítője és szerviz személyzete rendelkezik egy bizonyítvánnyal, amelyet a Audi Akadémia állított ki. Mind az értékesítői, mind a szerviz bizonyítványok előfeltétele egy olyan képzés, ahol a munkavállaló más területek munkáját is elsajátította. A keresztképzések javítják az eladó és vevő közötti kapcsolatot, továbbá jelentős a vállalaton belüli belső csoportépítő szerepe. Az Audi Akadémián a segéd illetve tananyagok 25 százaléka már új technológiával támogatott, beleértve ebbe az internet alapú eszközöket illetve a CD-ROM-n tárolt adatokat. Az Audi Akadémiánál az e-learning egyes részeit házon belül az Articulate szoftver segítségével dolgozzák ki.

A Dawn Food Products-nál az élelmiszer biztonsággal kapcsolatos tréningeket már akár DVD-n is meg lehet tekinteni. A cég idén tervezi bevezetni internet alapú biztonsági tréning rendszerét, valamint számítógép hozzáférést biztosít valamennyi alkalmazottja számára.

Az Auto-Valve Inc.-nél a keresztképzések nagy részénél magas az interaktív képzések aránya, de a tudásanyag már internet alapú technológiával is támogatott. Így Bob Hale műszaki igazgató tulajdonság mátrixa és a gyár minőségi feltételeit tartalmazó kézikönyv már az intraneten keresztül is elérhető. A minőségi feltételeket tartalmazó kézikönyv magába foglalja az összes munkaművelet részletes leírását. Ennek köszönhetően, ha az egyik eladó szabadságra megy a kézikönyv segítségével könnyen megállapítható, hogy ki az, aki helyettesítheti.

Bruce Fern ügyfelei közül néhányan a pénzügyi szolgáltatások terén a keresztképzést magas színvonalú multimédiás szimulációval igyekeznek megoldani. A telefon, videó és internet alapú technika segítségével olyan szimulációs gyakorlatokat teremthetnek, amelyben az alkalmazottnak saját magának kell meghozni a döntést és viselni annak következményeit egy számára kevésbé ismert munkaterületen. Ezt követően a menedzserek és oktatók az alkalmazottal együtt visszanézhetik a felvételeket és kielemezhetik a döntéshozatal folyamatát.

A keresztirányú képzés nem egy alkalomra szóló tréning. Sikeres működéséhez az alkalmazottak folyamatos ellenőrzésére és a képzés területén felmerült újdonságok nyomon követésére van szükség.

Fontos például az adott munkához szükséges képességek rendszerezése, frissítése, hogy azok jól illeszkednek-e a munkakörnyezetbe. Az ilyen és ehhez hasonló mutatók mérése egyre fontosabb a vállalatok számára. Az alkalmazottak viselkedés jegyeit szintén rendszeresen felül kell vizsgálni. A technológiai változásoknak köszönhetően egyre több lehetőség áll a szakemberek rendelkezésére. Jó példa erre az okos telefonok és a személyi számítógépek rohamos terjedése.

Összefoglalva Bruce Fern azt jósolja, hogy a jövőben egyre több cég választja az online kommunikációs forrásokat a tréningjeihez, mint korábban. Ebben nagy szerepe van, hogy ezek a technikák könnyen hozzáférhetőek és költséghatékonyak.

Mészáros Etelka, HR Portal