Mitől lesz sikeres a HR digitalizációja?

A 2016 novemberében megtartott konferenciánk előadásai már mind arról szóltak, hogy mennyire sürgető a HR-ben is a digitális átalakulás. Pedig 2016-ban még csak az akció/thriller filmek világában létezett járványhelyzet. Álmunkban sem gondoltuk, hogy 2020-ban ez fogja meghatározni az életünket – és felgyorsítani a technológia, automatizálás és a digitalizáció elterjedését. A NEXON-nál például a NEXON_PORT dolgozói és vezetői önkiszolgáló HR-rendszerünk iránt ugrásszerűen megnőtt az igény.  A veszélyhelyzet alatt ügyfeleinket azzal segítettük, hogy a rendszerhez kapcsolódó NEXON_PORT+ mobilalkalmazásunkat 90% kedvezménnyel adtuk. Ennek köszönhetően az applikációt használók köre több, mint 60%-kal emelkedett.

Egy dolgot azonban gyorsan le kell szögeznünk: a járvány idején bevezetett digitális, humánügyviteli megoldások a helyzet normalizálódásával sem fogják elveszíteni létjogosultságukat.

A technológia terjedését segíti, hogy generációváltás zajlik a munkahelyeken, 2025-re a munkaerőpiac 75%-át az Y generáció fogja alkotni és már jött/jön a Z és az ALFA-generáció is. Ők nem csupán befogadóbbak a technológia iránt, hanem egyenesen elvárják az azonnali, átlátható, bárhol, bármikor elérhető megoldásokat, hiszen ők már ebben a világban szocializálódtak.

Miért fontos a digitalizáció a HR-ben?

Tavaly októberben egy nem reprezentatív felmérést végeztünk. Arra voltunk kíváncsiak, hogyan változott a HR napi terhelése a pandémiás helyzetben és mire számítanak 2021-ben.

A válaszadók 80%-a gondolta úgy, hogy növekedett a HR feladatköre. Leginkább az adatszolgáltatás, riportolás, a belső kommunikáció és a tervezés, elemzés feladatai szaporodtak.

Arra a kérdésre pedig, hogy 2021-ben milyen területeken kell fejlődnie a HR-nek, holtverseny alakult ki az alábbi 3 területen: önkiszolgáló HR-szolgáltatások nyújtása a cég dolgozóinak, adatokon alapuló döntéshozatal, valamint HR-folyamatok hatékonyabb támogatása.

A felmérésünk eredménye határozottan alátámasztja a NEXON humáninformatikai szoftverfejlesztési törekvéseit, amely összhangban van a piaci igényekkel.

Dolgozói és vezetői önkiszolgáló HR-rendszer

Fejlesztéseink egyik legfőbb iránya a dolgozóiélmény fokozása, hiszen a mai munkaerőpiaci helyzetben, amikor verseny folyik a tehetségek megszerzéséért és megtartásáért, a munkavállalói elégedettség egyik fontos eszköze lehet egy dolgozói és vezetői önkiszolgáló rendszer.

A mindennapi életünkben megszokott, személyre szabott élményeket már a munkahelyi alkalmazásoktól is elvárjuk: valós idejű hozzáférést HR-adatainkhoz, intuitív felhasználói kezelőfelületet, és folyamatvezérelt támogatást aktuális HR-feladatainkhoz.

A #maradjotthon és a #tartstávolságot igénye felértékelte az önkiszolgálás, a papírmentesség és a digitális belső kommunikáció lehetőségét. Ezt nyújtja a NEXON_PORT önkiszolgáló HR-rendszer és a NEXON_PORT+ mobilalkalmazás.

A portál használatával a HR bárhol, bármikor csak egy kattintásra van a munkavállalóktól:

• a bérjegyzéket nem kell kinyomtatni és kiosztani, elektronikusan megtekinthető
• a cafeteria-nyilatkozatok kitöltéséhez és az aktuális egyenleg lekérdezéséhez nem kell a HR-hez fordulni
• a jelenléti ív egyszerűen vezethető, a vezető számára ellenőrizhető
• a távolléttervezés átlátható, az igénylés/elfogadás követhető
• otthoni munkavégzés egy gombnyomással igényelhető, a vezető által elbírálható
• nincs több űrlapkitöltés: a portálról a dolgozó adataival tölthető le minden nyomtatvány és elektronikus aláírással kombinálva még a személyes jelenlétet igénylő aláírás is megspórolható.

Az önkiszolgálás precíz adatnyilvántartást, átláthatóságot és nyomon követhetőséget jelent:

• a dolgozók adatváltoztatási igényeiket a portálon keresztül rögzíthetik, amit véglegesítés előtt az ügyintéző hagy jóvá
• a jelenléti ívek megfelelő kitöltését, a dolgozó távollét- és beosztásigényét a vezetője bírálja el, ami a portálon megtekinthető, illetve az adatok feladásra kerülnek a bérszámfejtő rendszer felé
• a vezetőket a számukra legfontosabb, előre összeállítható adatokból készített riportok segítik, összeállításukhoz nem szükséges a HR közreműködése

HR-analitika avagy az adatokon alapuló döntéshozatal

A szervezetek reakcióképessége, változásra való képessége kritikus a versenyképesség megtartásában és ebben a HR, mint üzleti partner, döntéstámogató szerepének felértékelődése megkérdőjelezhetetlen.

Mire van szükség az azonnali helyzetelemzéshez? A kérdésekre a válasz ott rejlik a HR-rendszerekben tárolt adatokban, csak napi szinten frissülő, automatikusan legenerált, helyzetjelző mutatószámokra és vizualizációkra van szükség. A mutatószámok elemzésével időben beazonosított kedvezőtlen folyamatok révén tudnak a döntéshozók beavatkozási tervet készíteni és a szükséges lépéseket megtenni, ezáltal biztosítva a vállalati üzleti célok teljesülését. A HR döntéstámogatóvá válhat az analitika segítségével.

Olyan mérőszámokat kell beépíteni az üzleti és HR-stratégiába, melyek révén valós képet kaphatunk arról, hogyan érzik magukat a munkavállalók, milyen munkaszervezési problémákkal szembesülnek, hogyan alakul a javadalmazási rendszer iparági összehasonlításban.

Mindezen adatok és információk előállítása korábban rendkívül időigényes volt, ráadásul csak jelentős időbeli csúszással tudták a HR-szakemberek legenerálni az ismétlődő, manuális riportokat. Ennek a nehézségnek a megoldása egyértelműen az automatikus, digitális riportrendszerek felépítése felé mutat, és ebben is úttörő szerepet vállal a NEXON\analytics megoldása.

HR-folyamatok hatékonyabb támogatása, workflow

A HR-szakemberek munkájának igen jelentős részét az adminisztráció teszi ki. Ezt az időrabló, sziszifuszi munka hatékonyabbá tételét segítik a folyamat-automatizáló alkalmazások, mint például a NEXON\workflow.

A szoftverben leképezett HR-folyamatok végigvezetik az érintett felhasználókat a szükséges adminisztrációs lépéseken és képernyőkön. Ezáltal ellenőrizhetővé és nyomon követhetővé válnak a folyamatok és mivel a megoldás a felhasználót a folyamat végrehajtásához szükséges képernyőre viszi, a feladatok átfutási ideje és a hibázási lehetőség is csökken.

HR Business Partneri szemlélet

A digitális HR-megoldások sikeres alkalmazása lehetővé teszi a szakemberek számára, hogy több időt töltsenek a humán erőforrás "emberi" részével - meghallgatva a munkavállalók hangját és támogatva jólétüket.

Ahhoz azonban, hogy a HR-digitalizáció valóban sikeres legyen, beváltsa az előzetes elvárásokat és megtérüljön a beruházás költsége, elengedhetetlen a társosztályok vezetőinek felkészítése a digitális HR-kultúrára, valamint a generációs különbségek áthidalása.

Ebben olyan partnerre van szükségük, aki nemcsak a technológiát, de a bevezetéséhez és alkalmazásához szükséges tudást is szállítani tudja. Nem árt, ha a hazai piaci körülményeket is figyelembe tudja venni, így versenyképes alternatívát nyújthat a külföldi megoldásokkal szemben.

A megvalósításban nagy segítségükre lehetnek a HR-szolgáltatók, akik számos iparági bevezetés tapasztalatával rendelkeznek. A NEXON tanácsadói csapata egy új rendszer bevezetése előtt átvilágítja ügyfeleinek humánügyviteli tevékenységét, azok kapcsolódási pontjait, szabályait, hogy teljes képet kapjon és a legjobb megoldást nyújtsa.

Hogy valóban élmény legyen a HR.

www.nexon.hu