Útmutató munkahelyi és személyes hatékonysághoz

Személyes hatékonyságod fejlesztése nemcsak produktívabbá tesz, de a közérzeteden is javíthat. Kevésbé zsúfolod tele a napokat, így nem leszel olyan túlterhelt, kisebb lesz rajtad a nyomás, és nem fogsz frusztrálódni az állandó tűzoltásoktól. Jobban kezedben tarthatod az életedet, a vállalkozásodat, és az erőforrásokkal is hatékonyabban gazdálkodhatsz. Hogyan fogj neki?

Célállítás: első lépés a sikerhez

A célállítás kulcsfontosságú a személyes és a vállalati hatékonyság szempontjából. A jól megfogalmazott célok motiválnak, és irányt mutatnak a döntések meghozatalához. Fontos, hogy a célok konkrétak, mérhetőek, elérhetőek, relevánsak és időben meghatározottak legyenek (SMART célok). 

Ne próbálj meg egyszerre mindent megváltoztatni! Koncentrálj 3-4 célra, és haladj lépésről lépésre. Meghatározhatsz havi fókusztémákat is. 

 „Az első lépés, hogy legyen valami, amit el szeretnék érni a következő 2-3 hétben, hónapban, vagy évben. Ha tisztában vagyunk vele, hogy mit szeretnénk, akkor könnyebb meghatározni, hogy milyen dolgok hátráltatnak, és mik visznek közelebb a célunkhoz. Így könnyebb felállítani a fontossági sorrendet, és az időnkkel is egyszerűbben gazdálkodhatunk, ha tudjuk, hogy mik azok a kulcsfontosságú teendők, amiket mindenképp el kell végeznünk a siker érdekében” – foglalta össze Nagypál Ervin milyen előnyökkel jár, ha kristálytiszta célokkal rendelkezünk.

Álmodj nagyot!

Válassz kellőképp motiváló célt! Ne legyen túl könnyű elérni, legyen izzasztó a megvalósítás, de azért maradj a realitás talaján. Ha egy imponáló cél 70%-át sikerül teljesítened, akkor is messzebbre juthatsz, mintha egy középszerű célért küzdenél. 

A fontos dolgokkal foglalkozz!

A priorizáláshoz használd az Eisenhower-mátrixot! Ennek lényege, hogy fontosság és sürgősség alapján 4 kategóriába sorold a feladataidat. A fontos és sürgős feladatoknak azonnal kezdj neki, a lényegtelen dolgokat pedig delegáld, ha van rá lehetőséged! 

A nem fontos, és nem sürgős feladatokat, - mint amilyen például a céltalan telefongörgetés – végleg száműzd! 

 A pihenésre is szánj időt!

Hiába szeretnéd 100%-osan kimaxolni a napjaidat, ha nem hagysz időt töltekezésre, biztos, hogy kevésbé leszel hatékony, - sőt, hosszú távon akár ki is éghetsz. 

Jegyezd fel a feladataid!

Nehéz és szükségtelen is fejben tartani a ránk zúduló feladatokat. Használjunk valamilyen feladatkezelő szoftvert, ami segít a projektek nyomon követésében, a prioritások felállításában és a határidők betartásában. 

„Önállóan is sokat profitálhatunk a feladatkezelők használatából, csapat szinten pedig hihetetlenül megkönnyítik a közös munkát. Sokat javíthat a csapat hatékonyságán, és arra is jól használható, hogy a vezetők néhány kattintással elérhessék a legfontosabb mérőszámok alakulását, és monitorozni tudják a csapattagok, és a projektek haladását. A TeamCollab egyik előnye, hogy nemcsak a teendők, a célok is egy helyen elérhetőek benne. Az egészet az OKR keretrendszer fogja össze” - gyűjtötte össze a feladatkezelő rendszerekben rejlő potenciálokat Nagypál Ervin.

Nagypál Ervin, a TeamCollab célkitűző és feladatkezelő szoftver alapítója

Ne sorold hátrébb magad!

Sajnos könnyű beleesni abba a hibába, hogy túlságosan igazodunk másokhoz, és egy számunkra fontos munkát hosszú ideig háttérbe szorítunk egy-egy találkozó, meeting, vagy valamilyen ránk osztott feladat miatt. Ugyan jó dolog, ha rugalmas vagy, de ügyelj arra is, hogy legyen időd a kiemelt feladataidra. Foglalj időpontot saját magadnak, és ne szervezz rá semmit! Szenteld az elkülönített időszakokat a fókuszált munkának, - így biztos, hogy lépésről lépésre közelebb kerülhetsz a célodhoz.

A koncentrált időszakokban hallgass fehérzajt, vagy más olyan hanganyagot, ami segíti koncentrálni. Kipróbálhatod a Pomodoro-technikát is; 20 perces blokkokban dolgozz, amikor semmi mással nem foglalkozol, és iktass be 10 perces szüneteket.

Megfelelő technikákkal és szemléletmóddal sokat tehetsz azért, hogy javítsd a produktivitásodat és a mindennapjaid minőségét. Vedd kezedbe az irányítást, és használd az említett eszközöket, hogy a lehető legtöbbet hozhass ki a személyes és munkahelyi hatékonyságodból!

(média partner: DLX MEDIA)