Lean Office - Veszteségcsökkentés adminisztratív területeken

A jelenlegi gazdasági válság közepette számos vállalat találja szembe magát a bevételek és a piaci árak jelentős csökkenésével az elmúlt időszakban. A nyereségesség és likviditásának megőrzése érdekében a költségeket (kiadásokat) hozzá kell igazítani a lecsökkent árbevétel szinthez (meg kell találni az új egyensúlyi pontot).

A kérdés, hogy hogyan tudjuk a költségeinket úgy csökkenteni, hogy közben a vállalatban lévő értékeket (emberek, tudás, folyamatok, szervezet) mind kevésbé romboljuk és meg tudjuk őrizni a válság utáni fellendülés időszakára.

Hol vannak a veszteségek?

Veszteségcsökkentés az adminisztratív és irodai területeken. Az autóipari vállalatoknál igen elterjedt Lean módszerek nem csak a gyártásban, hanem megfelelő testre szabással az irodai és szolgáltató területeken is alkalmazhatók és hasonlóan jelentős eredményeket (megtakarítások, minőségjavulás, átfutási idő csökkenés...) hozhatnak.

A Lean menedzsment lényege, hogy az érték-előállítási folyamat átfutási idejét csökkentjük a hozzáadott értéket nem termelő veszteségek szisztematikus feltárásával és csökkentésével.
Az üzleti működés és annak fejlesztése középpontjába a "Hozzáadott értéket" állítjuk. Mi az, ami értéket teremt, mi az amiért hajlandóak fizetni az ügyfeleink? Minden egyéb tevékenység veszteség.

A Lean bevezetés során a célunk az erőforrások igényeknek megfelelő rugalmas és hatékony felhasználása. Ezért a Lean Office bevezetése során mindig a vevői igényből indulunk ki, és azt vizsgáljuk, hogy a szükséges erőforrások, információk az igényeknek megfelelően időben, megfelelő minőségben (állapotban) állnak-e rendelkezésre. Minden az ideálistól eltérő igénybe vétele az erőforrásoknak veszteség.

Tehát veszteség,

ha több időt fordítunk egy folyamatra, mint ami annak az elvégzéséhez szükséges,

ha olyan (alacsonyabb hozzáadott értékű) munkát végzünk, amit egy alacsonyabb költségű erőforrás (kollégánk, számítógép, beszállító...) elvégezhetne,

ha a szükségesnél több erőforrást fordítunk a feladat elvégzésére

ha nem tudunk egy vevői igényt időben kielégíteni,

ha nem megfelelően elégítjük ki a vevői igényt és meg kell ismételni egy tevékenységet...

Tapasztalatunk szerint jelentős veszteségek vannak az adminisztratív folyamatokban a következő területeken:

Tevékenységek:

Felesleges tevékenységek (pl.: telefonok, keresgélés, ellenőrzés)

Túl sok időt igénylő tevékenységek (elhúzódó megbeszélések)

Várakozás (más területekre, információkra)

Duplán, párhuzamos elvégzett tevékenységek

Megismételt feladatok, megbeszélések

Hibák, hibakeresés, javítás

Befejezetlen feladatok, fejlesztések

Eredménytelen nem célirányos tevékenységek (marketing akciók..)

Folyamatok:

Szabályozatlan, szervezetlen folyamatok

Feleslegesen bonyolult folyamatok

A szétszabdalt (sok szereplős) folyamatok

Tisztázatlan feladatok, felelősségek, munkaköri leírások

Felesleges jóváhagyási körök

Túlzott adminisztráció, bürokratizálódás

Kiegyensúlyozatlan folyamatok

Állásidők, szakadások a folyamatokban

Feleslegesen elindított folyamatok (megrendelés, ellenőrzés)

Feleslegesen ismételt folyamatok (tervezési körök)

Információk:

Az információhiány, téves információk következtében hozott rossz döntések

Elveszett információk, vevői igények

Elavult, hibás információk, dokumentumok

A felhasználó számára szükségtelen információk (felesleges emailek, adatok)

Duplikált információk

A nem időben továbbított információk

A nem egyértelmű, félrevezető információk

A felesleges dokumentumok

Erőforrások, kapacitások:

Rosszul kihasznált emberi erőforrások, képességek

Felesleges, ki nem használt kapacitások (létszám, IT, irodai terület, szoftver)

A kapacitások kiegyensúlyozatlan igénybe vétele

Elavult adatbázisok, file-ok, információk tárolása

Logikátlan irodai elrendezés

Szétszabdalt, adatbázisok, egymáshoz nem illeszkedő, IT rendszerek

Elégtelen kapacitások okozta várakozás, időveszteség

Lean Office kialakítása

A Lean Office kialakítása során célunk az igényekhez igazodó, hatékony erőforrás felhasználás megteremtése. A célunk nem egyszerűen a költségek csökkentése, hanem az erőforrások hatékony, maximális hozzáadott értékteremtő felhasználása. A kérdés az, hogy az erőforrásaink rendelkezésre állása és felhasználása (térben, időben, minőségben), mennyire van összhangban az őket igénybe vevő piaci és belső igények változásával.

A Lean Office megteremtésénél elsősorban arra törekszünk, hogy az adminisztratív folyamatok működésénél az információk és az erőforrások (emberek, szoftverek, hardverek)

a megfelelő időben

megfelelő mennyiségben

megfelelő minőségben, állapotban

a megfelelő helyen

rendelkezésre álljanak

Minden olyan megoldás, amely növeli az erőforrások rugalmas, vevői igényekhez illeszkedő kihasználását

több funkciós munkatársak (egyablakos kiszolgálás, átcsoportosítás),

rugalmas időbeosztás,

területek összevonása (fizikailag),

folyamatelvű szervezet

online adatbázisok, tudásbázisok

dolgozók felhatalmazása
elősegíti a veszteségek csökkentését.

KAIZEN, veszteségcsökkentés

A Lean menedzsment bevezetés eszköze a Kaizen, a folyamatos tökéletesítés, amely segítségével a működésben lévő veszteségeket szisztematikusan feltárjuk és csökkentjük, úgy hogy a sztenderdek, folyamatok fejlesztésén keresztül mindig magasabb színvonalra emeljük az adott terület működését.


A Kaizen 3 lépése a
1. Kiküszöbölés
2. Csökkentés
3. Változtatás

Ha fejlesztjük az adminisztratív folyamatokat,

Először azokat a veszteségeket keressük (MUDA II), amelyek, hozzáadott értéket nem termelnek és nem is szükségesek, ezeket igyekszünk teljesen kiküszöbölni (felesleges telefonok, keresgélés, hibák..).

Következő lépésben azokat a tevékenységeket keressük, amelyek hozzáadott értéket nem termelnek, de szükségesek (MUDA I), az ezekre fordított időt és erőforrásokat igyekszünk minimálisra csökkenteni (jóváhagyások, jelentések, egyeztetések, ellenőrzés..)

A harmadik lépésben pedig a maradék tevékenységet, erőforrást igyekszünk úgy megváltoztatni, fejleszteni, átcsoportosítani, hogy a munkának minél nagyobb része hozzáadott érték teremtő tevékenység legyen.

A Lean megközelítésben, nem a fűnyíró elv szerinti költségcsökkentést alkalmazzuk, hanem a megvizsgáljuk a folyamatainkat (ezek hozzáadott érték tartalmát és a bennük rejlő veszteségeket), és a vevői igényekhez illeszkedően megalapozott döntéseket tudunk hozni az igénybe vett erőforrások (költségek) csökkentése terén. (Pl.: nem feltétlenül a próbaidős vagy a magasabb bérű dolgozókat építjük le, mert lehet hogy ők lényegesen nagyobb mértékben tudnak a cég eredményeihez hozzájárulni).

Dr. Németh Balázs
Ügyvezető igazgató
Kvalikon Kft.

További információk: www.kvalikon.hu