Fókuszban a cafeteria rendszer bevezetése (II.)

A Sodexho Pass Hungária Kft. a béren kívüli juttatások szakértőjeként május 10-én nagy sikerrel rendezte meg a Gundel étterem patinás nagytermében a 'Cafeteria a gyakorlatban' című konferenciát. A rendezvény előadói között szerepelt Frankó Éva is, aki a Sodexho Pass cafeteria szakértőjeként a mindennapokban rendkívül jól hasznosítható béren kívüli juttatási tapasztalatait osztotta meg a résztvevőkkel. Cikkünk befejező részében további szakmai tanácsait osztja meg Önökkel a cafeteria rendszer bevezetésének lépéseiről, az adminisztráció optimalizálásáról és további szakmai fogásokról.

-Hogyan kerülhet bevezetésre egy cafeteria rendszer? Milyen lépésekkel kell számolnia egy olyan munkáltatónak, aki most gondolkodik a bevezetésén?
-Egy komplex és jól működő cafeteria rendszer bevezetése meglehetősen sok időt és energiát igényel, de nem szabad elfelejteni, hogy hosszú évekre megoldhatja az alkalmazotti motiváció kérdéskörét a nem elhanyagolható költségmegtakarítás ténye mellett. Egy cafeteria-rendszer bevezetésénél első lépés az igények felmérése, a stratégia kialakítása és előkészítése. Tehát tisztáznunk kell: miért szeretnénk bevezetni a cafeteria rendszert és mit akarunk elérni a rendszer bevezetésével. Ha a legfőbb irányvonalakat meghatároztuk, jöhet a következő lépés:

megállapítani a juttatási költségkeretet és hogy milyen cafeteria elemek kerüljenek felajánlásra a dolgozók részére. Ez a lépés megalapozza a cafeteria rendszer vállalati hátterének kialakítását, melynek fő részei a törvényi háttérnek megfelelően működtetett szabályzat elkészítése, valamint a dokumentációs-adminisztrációs háttér kidolgozása.
Következő lépcsőfok és talán az egyik legfontosabb lépés is: a dolgozók felé történő kommunikáció. Beszélgetések, előadások, munkavállalói kézikönyv készítése és egyéb csatornák felhasználásának segítségével kommunikálnunk kell a dolgozók felé a cafeteria rendszer lényegét, előnyeit, valamint a juttatási elemek felhasználási lehetőségeit. Definiálnunk kell, világossá kell tennünk számukra: miért jó ha a cafeteria rendszert igénybe veszik, illetve hogyan is tehetik meg mindezt.
Ha ez a lépés is megvan, pár hét elteltével következhet a nyilatkoztatás, vagyis a dolgozók meghozzák döntésüket a Cafeteria igénylésükről. A kapott eredmények rögzítésre kerülnek, majd ezt követően jöhet a legfőbb mozzanat: a rendszer indítása, amikor az igényeknek megfelelően meg kell rendelnünk az utalványokat, el kell végeznünk az önkéntes pénztári utalásokat.
A Cafeteria rendszer indítását követően pár hónappal érdemes hatásvizsgálatot készíteni, melynek eredményeképpen visszajelzést kaphatunk a dolgozóktól: tetszik-e nekik az új juttatási rendszer, esetleg szeretnének rajta változtatni valamit. Előfordulhat, hogy ennek megfelelően a Cafeteria rendszer a következő évben módosításra kerülhet!

-Az elhangzottak alapján úgy tűnik, a Cafeteria rendszer bevezetése és üzemeltetése sok adminisztrációval jár együtt. Mire ügyeljünk ennek során, hogyan tudjuk optimalizálni a feladatokat?
- Különösen nagyobb létszámú vállalatoknál lehet fontos, hogy az adminisztráció optimalizálásra kerüljön, ez segíti azt, hogy a Cafeteria rendszer működtetése ne jelentsen túl nagy terhet az ezzel foglalkozó kollégák számára. Gyakran alkalmazzák a gyakorlatban, hogy a dolgozói igénylések egy évre előre szólnak és évközben nem módosíthatók. Általában januártól-decemberig tartó időszakra teszik meg a dolgozók nyilatkozataikat, természetesen ez a gyakorlat egyes esetekben eltérő is lehet (pl. a naptári évtől eltérő gazdasági évvel működő cégek esetén).

Ismét fontos hangsúlyozni a dolgozók felé történő alapos kommunikációt, hiszen csak a jól felkészített munkavállalóktól várható el a hatékony nyilatkozás, a megfelelő választás.
Célszerű úgy kialakítani a cafeteria rendszert, hogy az igényelt juttatások csak az adómentes értékhatár keretei között legyenek választhatók, ezáltal egyrészt az adminisztrációs feladatokat tehetjük egyszerűbbé, másrészt költség oldalról is optimálisabb lesz az eredmény.
Elsősorban nagyobb cégeknél lehet hatékony a munkavállalóknak szóló nyilatkozat-kitöltési útmutató alkalmazása, melynek segítségével a dolgozók maguk is ki tudják tölteni nyilatkozataikat, amelyeket feltétlenül ellenőrizni kell. A gyakorlat azt mutatja, hogy egy jól összeállított útmutató segítségével a munkavállalók többsége helyesen tölti ki a nyilatkozatokat, javításra vagy módosításra csak néhány százalékuk esetében van szükség.
Rendkívül fontos tényező ezeken kívül, hogy olyan rögzítési, adattárolási rendszert építsünk ki, mellyel a Cafeteria választások könnyen átláthatók, egyszerűen kezelhető adminisztrációs szempontból, továbbá a 400 ezres értékhatár esetleges túllépése is jól nyomon követhető.

Végezetül pedig törekedjünk arra mind a cafeteria rendszer bevezetése, mind pedig a használata során, hogy a fenti szempontokat betartva egy hatékony kommunikációs tevékenység révén valós és realizálható előnyöket kovácsoljunk a dolgozói és munkáltatói oldal számára egyaránt.



Kérdése lenne a cafeteria rendszerek alkalmazása, működtetése terén? Kérdezzen Frankó Évától, a Sodexho Pass Hungária Kft. és a HR Portal cafeteria szakértőjétől az alábbi linkre kattintva:
Cafeteria_szakertonk_FrankoEva


Garai Katalin