Szerző: Kovács Regina Megjelent: 10 hónapja

Naponta 200 milliárd email - ebből hányat ír és kap Ön?

A közelmúltban elhunyt az elektronikus levél feltalálója. Két szakember segítségével utánajártunk, csökkent-e ennek a kommunikációs formának a használata az üzleti életben, vajon a közeljövőben mi lesz a trend, felváltja-e más az emailt, illetve jogi szakemberek segítségével vizsgáltuk az elektronikus levelek használatának jogi szabályozását, különös tekintettel arra, mire kell odafigyelnie egy munkavállalónak, ha ezt a kommunikációs eszközt használja.

Több mint 200 milliárd email naponta

2016. március 5-én elhunyt Raymond Samuel Tomlinson amerikai tudós, aki a programozás úttörője volt. Ő hozta létre az első email programot az ARPANET rendszerben 1971-ben, ami az internet elődjének tekinthető egyetem-közi hálózat volt – olvashatjuk róla a Wikipédiában. Ezt megelőzően elektronikus levelet csak ugyanannak a számítógépnek a két felhasználója válthatott egymással. A problémát Tomlinson úgy oldotta meg, hogy @-jellel választotta el a gép nevét és a felhasználóét. Azóta használjuk a "kukacot" az email címben. Tomlinson azóta nemzetközileg úgy ismert, mint az email feltalálója.

Tomlinson küldte a világ első emailjét, de egy korábbi interjúban azt mondta, nem emlékszik már, hogy mit írt benne, de valószínűleg valami olyasmit, hogy qwertyuiop.

Amikor csak pár száz gép volt a világon ugyanarra a hálózatra kötve, még nem látszott, mekkora hatása lesz az elektronikus levelezésnek, Ma már a legtöbb becslés szerint nagyjából 205 milliárd elektronikus levelet váltunk naponta, és szinte elképzelhetetlen lenne enélkül az életünk. Tomlinson a magyarul kukacnak nevezett szimbólumról azt mondta, hogy 1971-ben teljesen logikus volt, hogy ezt válassza, ugyanis az angol nyelvterületen a @ az at elöljárót jelöli, ami meg azt jelenti, hogy -nál -nél. A @ tehát azt jelölte, hogy a felhasználó milyen kiszolgálóról levelezik.

A legelterjedtebb üzenetküldési megoldás

Rozman Richárd szerint a visszakereshetőség miatt jó
A NEXON Magyarország piacvezető bér- és humánügyviteli szoftverfejlesztője és szolgáltatója. Kétszázötven szakemberükkel háromezer üzleti partnernek szállítanak HR folyamataikra optimalizált megoldásokat – mondta a HR Portálnak nyilatkozva Rozman Richárd HR Business Partner. A NEXON-nál az email, illetve a vállalati levelezőrendszer szerves részét képezik a vállalati kommunikációnak.

„Az email a céges elektronikus kommunikációban a legelterjedtebb üzenetküldési megoldás, az öt fő feletti cégek zöménél használják” – tette hozzá Kis Gergely, az eNET Internetkutató és Tanácsadó Kft. partnere. Egyrészt könnyű a használata, másrészt elfogadott hivatalos kommunikációs eszköz, ami ráadásul nem “push” jellegű, vagyis nem kell rá azonnal reagálni, ami egyébként a felhasználóknál ellenérzést is válthat ki.

Rozman Richárd szerint az email a NEXON-nál közkedvelt kommunikációs eszköz, hiszen tárolható, évekkel később is visszakereshető, megosztható. Hátránya, hogy a vállalaton belüli szabályozott folyamatokat nehéz vele lekövetni, ezért a NEXON 2015-ben bevezette a JIRA feladatkezelő rendszert, mely segítségével röviden, tömören, határidő megjelölésével oszthatóak le a feladatok, valamint részfeladatok, melyek státusza nyomon követhető, teljesítéséről riport érkezik.

Kis Gergely
„Előnye a gyorsaság, könnyű elküldhetőség, papírmentesség, tanúsítással ellátva pedig hivatalos iratként is használható” – emelte ki az eNET Internetkutató és Tanácsadó Kft. partnere. Több címzettnek is könnyű elküldeni, fizikailag távol eső címzettek esetében pedig már jelentős a költségmegtakarítás a levél célba érkeztetése kapcsán. Levelezőlistára is fel lehet iratkozni, amivel a felhasználók számára releváns információhoz lehet könnyen, időben jutni. Lehetséges az email olvasásáról visszaigazolást kérni, vagyis látni, hogy célba ért-e a levél. A hátrányok kapcsán viszont a biztonságot megemlítem, mert az elektronikus levelezésbe titkosítás hiányában sokkal könnyebb “beleolvasni”.

Új, interaktív kommunikációs felületek

A NEXON HR Business Partnere hozzátette, hogy a vállalatok üzleti tevékenységéhez kapcsolódó levelezést testre szabott alkalmazások váltják fel: így az Outsource szolgáltatások belső támogatására, és az ügyféltámogatásra a cég immár több éve egy webes alapú kommunikációs portált, a NEXONline felületet használja. Ez a felület a cég és az Outsource szolgáltatásokat igénybevevő vállalatok közti elsődleges kommunikációs felülete, mely kiemelt adatbiztonság mellett lehetővé teszi a kétirányú kommunikációt, a feladatok megfelelő időben történő ütemezését és végrehajtását. Mindemellett az online felület támogatja a számfejtési folyamat helyes és transzparens működtetését, követését.

Jövőbe mutató, innovatív megoldást nyújt a vállalatok számára a NEXON_PORT, mely egy webes, interaktív kommunikációt támogató megoldás, erről a nexonport.hu oldalon lehet olvasni. Használatával a vállalat minden munkatársa bevonható a HR-rel kapcsolatos folyamatokba. Megvalósítja a térben és időben korlátlan kommunikációt. Az e-HR megoldások új generációja egyszerűsíti, pontosabbá és papírmentessé teszi az adminisztrációt, miközben új lehetőségeket teremt a céges belső kommunikációban is.

A vezetékes és mobiltelefonok, táblagépek, a korszerű laptopok és asztali számítógépek szerves részét képezik a cég mindennapi működésének. Ezek egységes kommunikációs rendszerként való kezelése segíti a munkavégzés hatékonyságát – hangsúlyozta a cég szakembere.

„A személyes (hangalapú) kommunikációt semmi sem tudja tökéletesen pótolni. A beszédben a hangszintnek, hangsúlyoknak stb. mind nagy szerepe van, amit elektronikusan nem lehet egykönnyen visszaadni. Semmi olyat ne írjunk le, amiért aztán ne tudnánk a felelősséget vállalni, ha publikus lesz, vagy kiderül a levélről, hogy mi írtuk” – zárta a gondolatsort az eNET Internetkutató és Tanácsadó Kft. partnere.

Az email ellenőrzésének törvényi szabályozása

Már csak azért sem szabad vállalhatatlan szöveget írni email-ben, mert a munkáltató azt ellenőrizheti. Erről írt egyik korábbi cikkünkben dr. Kéri Ádám, a KRS Ügyvédi Iroda ügyvédje:

“Abból az alapvetésből kell kiindulni, hogy a munkáltató kizárólag az általa biztosított eszközöket ellenőrizheti. Itt sem mindegy azonban, hogy mit és hogyan ellenőriz a munkáltató. Az ABI2162/P/2007. számú ügyben az adatvédelmi biztos például azt állapította meg, hogy a munkavállalóhoz tartozó freemail postafiók ellenőrzése még a munkavállaló hozzájárulása esetén is jogellenes. Az nem csupán a célját illetően nem felel meg a törvényi követelményeknek, de akár a büntetőjogi felelősséget is felvetheti. A kimenő levelek ellenőrzése előzetes tájékoztatás esetében nem vet fel jogi aggályokat tekintettel arra, hogy a levelezésre hivatalos ügyben, munkahelyi célból kerül sor. Az sem kizárt, hogy a munkáltató azzal engedélyezi a magáncélú levelezést, hogy azzal egyidejűleg az ellenőrzés jogát fenntartja. A bejövő emailek esetén azonban a munkavállalói kontroll hiányzik. A munkáltató tehát akkor jár el szabályszerűen, amennyiben lehetőséget biztosít a munkavállalónak arra, hogy a magáncélú leveleket előzetesen eltávolítsa. Az sem jogszerű, amennyiben a munkáltató a kilépett munkavállaló emailjeit automatikusan elolvassa és azokra a munkavállaló nevében válaszol. Ebben az esetben akkor jár el szabályszerűen, amennyiben automatikus üzenettel a küldő fél figyelmét arra hívja fel, hogy az adott ügycsoportban más munkavállalót szükséges keresnie.”

“Nagy körültekintést igényel a munkavállalók által használt email postafiókok munkáltató általi ellenőrzése, melyre nagyon szigorú szabályok vonatkoznak, tekintettel arra is, hogy az emailen keresztüli kommunikáció munkaviszonyban nem álló harmadik személyek személyes adatait, illetve személyiségi jogait is érintheti” – hangsúlyozta Dr. Szűcs László, a Réti, Antall és Társai PWC Legal szakértő ügyvédje.

“Az is vitára adhat okot, ha a magáncélú használat következtében a munkáltatónak többletköltsége keletkezik. Ezt a többletköltséget jogosult a munkavállalóra terhelni, azonban ahhoz azonban, hogy a munkavállaló fizetéséből a munkáltató ezt az összeget levonja, szükséges a munkavállaló kifejezett hozzájárulása. Ennek hiányában a többlethasználat indokolatlan költsége csak mint kárigény érvényesíthető, peres eljárás keretében.

Ha a munkavállaló a belső szabályzatban szabályozott, korlátozott magáncélú internethasználat szabályait megsérti, úgy a munkáltató egyrészről kérheti az ezzel okozott kárnak a megtérítését, másrészről az adott munkaszervezet fegyelmi szabályainak figyelembevételével hátrányos jogkövetkezményeket is alkalmazhat. A gyakorlatban az indokolatlan költséget generáló internethasználattal kapcsolatosan a munkáltatók általában figyelmeztetést adnak ki, azonban olyan esetekben, amikor a többszöri figyelmeztetés sem vezetett eredményre, a munkaviszony akár meg is szüntethető” – zárta a témát a szakértő ügyvéd.
Follow hrportal_hu on Twitter
További cikkek
Japánban munkába állt Hospi, a robot egy szállodában

A robot szenzorokkal méri fel a környezetét, és több dologban is képes a vendégek segítségére lenni. Bár egyelőre csak teszt üzemmódban működik, írja a Napi.hu. Teljes cikk

Antonio Tajani lett az Európai Parlament új elnöke

A néppárti Antonio Tajanit választották meg kedden az Európai Parlament (EP) elnökének a képviselők az uniós testület strasbourgi plenáris ülésén. Teljes cikk

Nem akarnak szabad munkaerő-áramlást, így Nagy-Britannia kilép az egységes európai piacról

Nagy-Britannia átfogó és bátor szabadkereskedelmi egyezményre törekszik, de nincs szándékában az egységes piac részének maradni, mondta el Theresa... Teljes cikk

A munkavállalói készségek miatt aggódnak a vezérigazgatók

A vállalatok vezérigazgatói számos aggodalomra okot adó fejleményt látnak idén, a gazdaság növekedési kilátásaival kapcsolatban azonban... Teljes cikk

Havi 560 eurót kapnak munkanélküliek a finn alapjövedelem-kísérletben

Elindult Finnországban az a kísérlet, amelyben 2000 munkanélküli, akit véletlenszerűen választanak ki, két évig havi 560 euró feltétel nélküli... Teljes cikk

Kapcsolódó tartalmaink 1 2 3 Bezár

Sok dolgozót frusztrál az e-mail áradat

A dolgozók több mint egyharmada "e-mail stresszben" szenved, vagyis zavarja őket az a rengeteg elektronikus levél, amelyet kapnak munkahelyükön...