Munkánk során számtalan virtuális találkozást bonyolítunk le, például kollégákkal chatelünk, ügyfeleknek, üzleti partnereknek e-maileket küldünk. Egy új megoldás, az információs pult kimondottan az üzleti találkozások lebonyolításárára lett optimalizálva - mondta Angyal Gábor, a Infotéka Kft. vezetője a HR Portálnak. Ez lehetőséget teremt arra is, hogy megszülessen egy úgynevezett HR-piactér, amely megkönnyítheti a HR-es munkatársak illetve a cégek életét.

A pult egyik oldalán a vállalat vagy a HR-es szakember áll, míg a másik oldalon a látogatók, ügyfelek, vevők, illetve jelentkezők - szituációtól függően. Így lehetőség nyílik arra, hogy például egy tanácsadó cég vagy egy HR-szoftverekkel foglalkozó vállalat bemutassa termékeit, szolgáltatásait az érdeklődőknek, HR-vezetőknek, HR-specialistáknak, esetleg cégvezetőknek. Emellett jelentősen olajozottabbá teheti a toborzást is: ezen keresztül ismerhetik meg a HR-esek első körben a jelentkezőket, amihez csupán egy webkamerára és egy head-setre van szükség mindkét fél részéről. Ekkor a HR-es már a pult másik oldalán áll házigazdaként.

Ugyanígy egy virtuális állásbörze megtartásakor is, amikor tulajdonképpen ő lesz a vevő, és egy felvételi beszélgetésen akár a munkaerőt igénylő szervezeti egység vezetetőjével elbeszélgethetnek a pályázóval. A HR-es piactérnek az előnye, hogy az folyamatosan nyitva lehet, hiszen a pultot - a megfelelő jogosultsággal - akárhonnan, egy interneteléréssel is már ki tudjuk nyitni számítógépünkről és a napi munka mellett tudunk ügyfélszolgálatot vagy fogadóórát nyújtani partnereinknek, vevőinknek, érdeklődőinknek, illetve beszélgethetünk el az állásainkra jelentkezőkkel.

Az új alkalmazás előnyei, hogy lehetőség van gyorsan kapcsolatot létesíteni üzleti partnereinkkel, vagy állásbörze, interjú esetén a pályázókkal. Ehhez nem kell elmozdulni otthonról vagy az irodánkból, így időt és költséget takarítunk meg általa, esetleg csökkentjük a környezetszennyezést. Az eszköz minden olyan megbeszélésre alkalmas, ahol képpel, hanggal, leírt szóval, szemléltetéssel vagy elektronikus anyagok (szöveg, kép és a többi) kicserélésével sikeresen tudunk kommunikálni.

Gyakorlati alkalmazás

Az Infotéka webes alkalmazását használva először egy információs pulttal találja szembe magát az érdeklődő, ahol belépéskor a kiállító, ügyfélszolgálati munkatárs várja őket. Miután a nevét megadta, lehetőség van arra, hogy chaten bemutatkozzon egymásnak a két fél, és az ügyfél vagy pályázó elmondja, miért jött, mik a szándékai. Ezután a vállalat képviselője vagy a HR-es megszólíthatja a látogatót, akivel videókamerán láthatják egymást és egy head-set vagy mikrofon segítségével beszélgetni tudnak. Lehetőség van arra is, hogy egyszerre több - akár tíz-húsz - munkatárssal, ügyféllel vagy pályázóval beszéljen a HR-es vagy cégvezető.

Ezután zárt tárgyalóba vihetik a látogatót, ahol egy vagy néhány - egyszerre legfeljebb hat - emberrel beszélgethetnek vagy akár prezentációt is futtathatnak. Emellett névjegyet is lehet küldeni a kiállítónak, aki ily módon eltárolhatja magának a jelentkezők adatait. A tárgyalóterembe hasonlóan a "valóságos" élethelyzethez időpontot kell foglalni különböző időtartamra, például 15 vagy 30 percre. A látogató állományokat is feltölthet, megoszthat, így például az állásbörzén önéletrajzokat is eljuttathat a vállalatoknak.

Egy virtuális HR-es szakkiállításon a pavilonokban - a "valóságos" helyszíneken megszervezett expókkal ellentétben - témák szerint látogathatók meg az ott kiállító cégek standjai. A standok előtt a látogató megállhat nézelődni, megismerkedhet a kiállító profiljával, végigkattinthat a termékskáláján, kipróbálhatja azokat. Közben a virtuális standon egy vállalat új fejlesztésű termékének bemutatóját követheti végig, figyelheti online előadását, miközben letöltheti a standról a számítógépére a cég legfrissebb termékkatalógusát és fellapozhatja az éppen prezentált terméket.  

Ha az érdeklődő kíváncsiságból feltesz egy kérdést az előadónak a stand chatpadján, annak kollégája azonnal válaszolni tud. A standon találhat egy kivetítőt, ahol válogathat a cég imázs- és oktatófilmjei között. Mielőtt tovább szörfözne, leadhatja a cég standján elektronikus névjegyét. Két kattintás és már az előző kiállító konkurenciájának standján teheti fel ugyanazt a kérdést az ott online figyelő kollégának, akivel - ha szerencséje van - videotelefonon keresztül beszélgethet, ha az illető meghívja standjuk "hangszigetelt tárgyalójába". 

A cégek természetesen az infopultot saját designjuk szerint alakíthatják ki, így egyfajta reklámértéke is lehet a felületnek. A HR-es szolgáltató saját weboldalába is beépítheti a szolgáltatást, de sokat jelenthet, ha gyűjtőportálokon is jelen vannak, ahol nagy számban jelennek meg a szakma képviselői, a potenciális ügyfelek.

Egyszerűbbé válhat a cégek élete

A vállalatok többsége korlátozott időben tud a partnerekkel foglalkozni, sokszor csak napi három órában. Ezzel az eszközzel, illetve azzal, hogy megjelennek a virtuális térben megsokszorozhatják ezt az időt, és akár egész nap lehetőség nyílik erre. Nem mellesleg pénzt is megtakaríthatnak azzal, hogy nem kell külön helyiségeket bérelni az ügyfélszolgálatra, hanem elég egy irodán belül egy szobát, adott esetben egy sarkot kijelölni erre. Ha nagyon nagy a forgalom, akkor nyilvánvalóan külön foglalkoztatni kell valakit arra, hogy mindig rendelkezésre álljon. Sok esetben azonban elég, ha egy-egy kolléga félgőzzel áll rendelkezésre, és közben lehetősége van egyéb munkáit is végezni.

Emellett számos funkciót használhatnak a kiállítók, vállalatok: tudnak adatot szűrni, így ki tudják válogatni, kivel kívánnak tárgyalni, illetve kapcsolatba lépni. Alkalmazhatnak privát chatet is, és használhatják a szokásos chat funkciókat: elküldhetik a chat tartalmat e-mailben vagy akár törölhetik is a beszélgetést.

Az információs pult használata nem igényel semmilyen alkalmazás oldali tudást, csupán egy jó minőségű webkamerát és egy head-setet kell beszerezniük. Mivel egy szerver alkalmazásról van szó, gyakorlatilag bárhol használhatják azt. Így az ügyfélszolgálati munka akár otthonról is elvégezhető, de az állásbörze alkalmával is el tudja látni munkahelyén kívül, például lakásában a feladatra kiszemelt munkatárs.

Az alkalmazás szinte újnak mondható, tavaly októberben jelent meg az 1.0-s verzió. Azóta továbbfejlesztették azt, így ma már mind egyre komplexebb szolgáltatást tudnak nyújtani. A prezentációk például több formátumban is feltölthetők, és lehetőség nyílik élő közvetítésre is.

Az információs pult alkalmazása már több virtuális szakkiállítás során megvalósult, azonban ma már nem csak a rendezvények szintjén használható. A napi munkavégzés során is remekül alkalmazhatják a cégek, amelyekkel jelentős költségeket lehet megtakarítani. Bár természetesen nem tudja kiváltani teljesen a megszokott rutinjainkat, számottevően megkönnyítheti a vállalatok életét például azzal, hogy egy szakkiállításra nem kell elutazniuk a kollégáknak, hanem ezt az időt munkával tölthetik.

Az információs pult egyik célja, hogy a dolgokat gyorsabban elintézzék a felek, a HR-szakember, cégvezető illetve a látogató, pályázó részéről egyaránt. A HR-specialistáknak így például nem kell a jövőben állásközvetítők nagy adatbázisaiban kutakodni, hiszen ezen a felületen összegyűjthetik a számukra potenciális alkalmazottakat. A jelentkezőknek is egyszerűbbé válik az élete, mivel itt egyszerűen és időt megspórolva fel tudja venni a kapcsolatot esetleges munkaadójával, akitől mindent megtud kérdezni, amire kiváncsi. Ugyanígy egy HR-szolgáltatás értékesítése esetén rövidebb lehet az út, ami egy termék/szolgáltatás megvételéhez vezet, és az az iránt érdeklődők könnyebben tájékozódhatnak az őket érintő kérdésekben.