Az ideális iroda

Arra kell törekedni, hogy a munkavégzéshez szükséges bútorok, munkaeszközök megfeleljenek a célszerűségnek.
Az irodában csak annyi és olyan méretű bútor legyen, amennyire és amilyen méretűre szükség van. A nagyméretű, többrészes ülőgarnitúra fölösleges ott, ahol csak ritkán és legfeljebb csak egy-két vendég szokott megfordulni. Ilyen helyen elég két kisméretű fotel és egy dohányzóasztal. Mindenekelőtt azt kell szem előtt tartani, hogy a helyiségben kényelmesen lehessen közlekedni.

Az ügyvitellel összefüggő dolgok tárolására szolgáló irodai bútorok, szekrények vásárlásakor célszerű végig gondolni, hogy melyik bútordarabnak milyen célnak kell megfelelnie. Nem a bútorhoz kell alakítani a munkánkkal összefüggő igényt, hanem igényünk szerint kell a bútorokat beszerezni. Fontos, hogy minden tárgynak legyen állandó helye, és fölösleges, kihasználatlan bútorral ne tegyük zsúfolttá a szobát. A mindennapi munkához nélkülözhetetlen szakkönyvek, lexikonok, dossziék elhelyezésére legcélszerűbb megoldás az íróasztal fölött (vagy a közelében) lévő polc, ahol a használandó tárgyak könnyen hozzáférhetők.

A székkel és az íróasztallal szemben támasztott elsődleges követelmény az, hogy a kényelmi és egészségi szempontoknak megfeleljen.
A szék akkor felel meg az ergonómiai, egészségi követelményeknek,
- ha a széken ülő személy talpa úgy van a talajon, hogy a combja és a lábszára derékszöget alkot,
- ha a szék támlája a lapocka és a derék közötti részt támasztja alá,
- ha a szék ülőfelülete nem túlságosan puha és nem is merev, s ha az ülőlapja elől le van gömbölyítve,
- ha a kárpitja nem műanyag, hanem textil.

Azért fontos a jó ülőhely, mert sem az egészség, sem a munkateljesítmény szempontjából nem mindegy, hogy milyen körülmények között végezzük munkánkat. Kényelmetlen helyzetben hamarabb elfáradunk, veszítünk az aktivitásunkból. Egészségi szempontból nem mindegy, hogy órákon át milyen helyzetben van a lábunk, hogy a szék és az íróasztal magasság miatt hogyan látjuk azokat az írásokat, amelyekkel foglalkoznunk kell.

Az íróasztalok magassága 74-76 cm, írófelületük általában 120-180 x 60-80 cm.
A jó íróasztallal szemben alapvető követelmény, hogy használója kényelmesen tudjon hozzáülni, hogy ne nyomja a lábát se fiók, se asztallap, és fiókjai könnyen kezelhetők legyenek. Emellett a kiegyensúlyozott, eredményes munkának fontos feltétele az is, hogy az íróasztalon rend legyen.

A munkához szükséges egyéb gépek, tárgyak elhelyezésénél alapvető követelmény, hogy használójuk munka közben minél könnyebben tudja őket megközelíteni, hogy közelségük az elvégzendő feladatok gyakoriságának feleljen meg, és fontos szempont a jó térkihasználás is.

A bútorok mellett környezetünket kellemesebbé teszik a növények, a textilek (függönyök, terítők), a képek és az egyéb dísztárgyak. Mindezekkel természetesen csak akkor érjük el a kívánt hatást, ha jól választjuk meg őket, és ha gondozzuk is azokat.

Közérzetünk szempontjából nem közömbös, hogy jó ízléssel berendezett helyiségben tartózkodunk-e nap mint nap, vagy sem, hogy ízlésesek-e vagy sem azok a dísztárgyak, képek, vázák, textilek, amelyek körülvesznek bennünket.
A piszkos függöny, terítő, a gondozatlan növény, a giccses kép, váza stb. nemcsak lehangoló látvány, hanem a velük együtt élő személyekről is rossz bizonyítványt állít ki.

Ne legyen túl sok növény a helyiségben, és amelyek vannak, azok különbözőek, más-másfélék legyenek. A növények mennyisége és a szoba mérete harmonizáljon.
A vágott virágot csak addig tartsuk a vázában, amíg üde.
A textíliák akkor szépek, ha tiszták, frissek. Ellenkező esetben sokat ronthatnak egy helyiség összbenyomásán.

Ami a számítógép és egyéb gépek tisztaságát illeti, a billentyűket használatuk gyakoriságától függően hetente, kéthetente billentyűtisztító folyadékkal le kell tisztítani, a gépek felületét pedig rendszeresen le kell törölni.

Ahhoz, hogy a munkavégzés szempontjából a munkahely kellemes legyen, az is fontos, hogy kellően meg legyen világítva. A rosszul megvilágított helyiségben munka közben hamarabb kifárad a szemünk, lankad a figyelmünk, romlik a koncentrálóképességünk.

Nappal is fontos az asztal jó megvilágítottsága, ezért ha lehet, ablak közelében legyen az asztalunk. Ha villanyfény mellett végezzük munkánkat, akkor olyan asztali lámpát válasszunk, amelyiknek mozgatható az ernyője, irányítható a fénye. Mind a napfény, mind a mesterséges világítás bal felől essen az asztallapra (ha jobb kezesek vagyunk).

Az optimális munkahelyi környezet szempontjából ugyancsak fontos a rendszeres szellőztetés. Csak jól kiszellőztetett helyiségben lehet folyamatosan intenzíven dolgozni, ezért rendszeres, rövid szellőztetéssel kell a levegőcseréről gondoskodni.