4 hiba, amit projektmenedzserként ne kövess el

1. A csapattagok bevonásának elmulasztása már a legelején

Mindannyian tudjuk, hogy a projektünk csak annyira lehet jó, mint a projekt csapata. De akár tovább is mehetünk – ez nem csak a csapatról szól, hanem arról is, hogy mennyire alaposan készítettük elő a projektet, és vonzottuk be a csapattagokat. Minél motiváltabb egy csapat, annál eredményesebb lesz.

A jó projektmenedzser nemcsak a határidőket és a munkafolyamatokat veszi figyelembe. A projektben olyan környezetet kell létrehoznia, - és kell minden nap dolgozni rajta - hogy mindenki munkába álljon, és törekedjen a teendői tökéletes elvégzésére! Egy tapasztalt projektmenedzser kollégánk ezt így fogalmazta meg:

„Úgy gondolom, hogy a legfontosabb az elkötelezettség. Itt nem az egyszerű együttműködési hajlandóságról beszélek, hanem arról, hogy minden csapattag ténylegesen a csapat részévé váljon. Ez az elkötelezettség növeli a hatékonyságot és az elszámoltathatóságot a projekt minden tagja számára. Minden résztvevő hozzá fog tudni járulni a csapat célkitűzéséhez, ha úgy érzi, hogy van felelőssége és bíznak benne. Aki ennek a kiépítését kihagyja, vagy nem készíti elő megfelelően, az letargiával és érdektelenséggel fog küzdeni végig az egész projekt folyamán.”

2. Ne várjuk, hogy az emberek csak úgy maguktól megértsék és segítsék a projektünket!

Egy vállalaton belül mindig verseny folyik az erőforrásokért. Projektmenedzserként gyakran átéljük, hogy a projektünknek feltétlenül kell valami olyasmi, aminek a hiánya áthidalhatatlan nehézséget jelentene. A helyzet viszont az, hogy a társaság más emberei ezt nem tudják. Nem ugyanazzal a szemlélettel látják a projektünket, mint mi - nem vesznek részt benne, nem látják sem a szükségleteit, sem a megoldást. Ne gondoljuk azt, hogy amit mi értünk, az mások számára is világos! Ha azt szeretnénk, hogy az emberek tudják, mi folyik a projektünkben, akkor bizony kommunikálnunk kell velük. Mondjuk el, hogy mit miért csinálunk, hogy ez segíthesse a projektünk megértését.

Azt is megtehetjük, ha egy lépéssel tovább megyünk, hogy aktívan „marketingeljük” a projektünket a vállalaton belül. A jó és folyamatos kommunikáció olyan légkört hoz létre a projekt körül, amely vonzza az embereket, bevonja őket, kíváncsivá és egyúttal motiválttá válnak, így könnyebben hajlandók lesznek segíteni.

3. A visszajelzések elmaradása

A projekt tagjainak visszajelzésre van szükségük! Senki sem szeret a sötétben tapogatózni. Mindannyiunknak tudnunk kell, hogy hol állunk.

"Jók vagyunk? Értékelték a véleményünket? Munkánk hozzájárult érdemben a projekthez?"

Állandóan feltesszük mi magunk is ezeket a kérdéseket, így a csapatunk is. Válasz nélkül hagyva ezeket a – néha kimondott, néha kimondatlan – kérdéseket, azok kifejezetten akadályokká válhatnak a csapat kohéziója és termelékenysége szempontjából.

Adjunk tehát folyamatosan visszajelzést mindenre! „Ez a jelentés tökéletes volt, beszéljünk róla!” Külön-külön kis dolgok ezek, de összességében nagy változást jelentenek a csapat számára. Minden kicsi kérdés, amelyet valaki feltesz magának a munkájával, a csapatban betöltött helyével vagy a projekt egészével kapcsolatban, megválaszolatlanul hagyva apró „éket” jelenthet, mely ugyan csak egy apró kis szerkezet, de megakaszthatja a projekt egész folyamatát, mint egy apró kis fadarab, mely megállíthatja egy hatalmas ajtó becsukódását. Meg kell látnunk ezeket a kis ékeket és kezelnünk kell őket, hogy ne a projekt megállítására, hanem annak előrehaladására fordíthassák erejüket!

Hogyan lehet eredményes visszajelzést adni? Mindig pozitív iránymutatással! Ne hagyjuk ki ugyanakkor a problémákat se, még akkor se, ha azok kényelmetlenek. Figyeljünk a dicséret elhangzására a jól elvégzett munka után, de ha szükséges, akkor a kritikára is. Legyünk informatívak, magyarázzuk el, ami szükséges a téma megértéséhez, és adjuk meg a válaszokat arra, amit a projekt tagok tudni akarnak!

4. Használjuk ki a technika adta, könnyen kezelhető lehetőségeket

Minden projekt a benne résztvevők pontos összehangolásáról, az erőforrásaik rendelkezésre állásáról és azok hatékony, pont a kellő időben és minőségben történő felhasználásáról szól. Ehhez a projekt vezetőjének kell nagyon pontosan koordinálnia a tevékenységeket, továbbá rendszeresen tájékoztatni kell a projekt megrendelőit és egyéb érintettjeit is, hogy ők is támogatást, és ne akadályt jelentsenek a projekt egészére.

Ezen feladatok ellátásában nagyon nagy segítséget ad a megfelelő technika alkalmazása. Kifejezetten kicsi projektek esetében elegendő lehet a kockás füzet, a telefon és az elektronikus levelező rendszer, de nagyon hamar elérkezik az a méret és bonyolultsági fok, amikor az erre készített szoftver „életet” (vagyis nagyon sok időt és pénzt) menthet. Készüljünk fel időben! Nem túl bonyolult az ilyen programok kezelése, és nagyon hatásos benyomást is kelt egy projektmenedzser részéről a megfelelő használata. Klasszikus, és széles körben elterjedt példája ennek az MS Project szoftver, mely a kisebbektől a legnagyobb projektekig könnyű kezelhetőséget és kiváló megjelenítést, adminisztrációs felületet biztosít.

Tömören

    • Ne vegyünk semmit sem magától értetődőnek!
    • Legyünk módszeresek és türelmesek!
    • Tegyünk fel kérdéseket, és tartsunk fenn élő kommunikációs csatornákat a csapat minden tagjával és érdekeltjével!
    • Valamint használjuk a technika adta, ma már könnyen elérhető és megtanulható lehetőségeket!

Orbán Árpád, Sämling Kft.