A GDPR hatásai a toborzásra

Miben rejlenek a nehézségek, milyen megoldások léteznek ezekre a problémákra?

Ezt teljesen jól látod. Általánosságban elmondható, hogy a GDPR miatt rendkívüli módon megnőtt az érdeklődés ATS / karrierportál rendszerünk, a HR Felhő iránt. A HR szempontjából az elsődleges belépési pont, ahol adatkezelési folyamatok kezdődnek, az a toborzás, hiszen egy-egy állás meghirdetése esetén a potenciális jelöltek önként és dalolva küldik el önéletrajz formájában azokat az adataikat, amelyek maximálisan az EU GDPR hatálya alá esnek. Innen kezdve a HR adatkezelővé / adatfeldolgozóvá válik, tehát máris felelősséggel tartozik a jelölt felé a jelölt személyes és egyéb adatainak vonatkozásában. Sőt, tovább megyek: az sem megoldás már május 25 óta, hogy az önéletrajz feladójának kiküldjük az adatkezelési szabályzatunkat egy válasz e-mailben. Egy adatvédelmi vizsgálat esetén ugyanis bizonyítékot kell bemutatnunk arra vonatkozóan, hogy a jelölt valóban el is fogadta a kiküldött dokumentumot. Egy ilyen vizsgálat esetén a GDPR miatt az adatkezelőn van a bizonyítási teher, azaz az adatkezelőnek meg kell tudnia mutatni minden egyes nála tárolt önéletrajz tulajdonosának adatkezelési hozzájárulását, amely alapján tárolja az adott CV-t. Ezzel szemben, ha egy olyan karrierportál rendszert használ a vállalat, mint a HR Felhő, akkor a jelölt anyaga csak úgy kerülhet be az adatbázisba, ha a jelölt az online felületen elfogadta az adatkezelésre vonatkozó dokumentumokat és egyértelmű hozzájárulását adta adatainak kezelésére.

Félreértés ne essék, nem állítom, hogy a GDPR-konform toborzást nem lehet megoldani ATS rendszer használata nélkül. Ami viszont biztos, hogy ha egy-egy szervezet/vállalkozás teljes mértékben be szeretné tartani a GDPR előírásait, akkor rengeteg olyan plusz adminisztrációs teherrel fog szembesülni, amelyek megoldása kb. lehetetlen lesz plusz erőforrások bevonása nélkül.

Az így kialakuló helyzet megoldására többféle módszer is létezik, de meggyőződésem, hogy a leggyorsabb, leghatékonyabb és a munkáltatói márka szempontjából is legelőremutatóbb megoldás egy olyan GDPR-konform karrierportál/ ATS megoldás bevezetése, mint amilyen a HR Felhő.

Miért gondolod így?

Azt szerintem minden érintett szakember jól tudja, hogy az életünket finoman szólva is túlszabályzó GDPR okozta extra feladatok és adminisztráció többségére a leghatékonyabb megoldás az automatizálás. Gondolok itt olyan dolgokra, mint pl. az adatok pontos határidőkig tartó tárolása, hírlevelek / állásértesítő e-mailek kezelése, jelölteknek szóló visszajelzések, elutasítások, vagy éppen a jelöltek felé kötelezően végrehajtandó adatszolgáltatási tevékenységek. Ha mindezt nem szoftveres úton oldja meg a HR, akkor vagy a meglévő kollégákra hárul ezek szakszerű ám manuális végrehajtása, vagy új munkatársat (nagyobb vállalatoknál pedig akár munkatársakat!) lesz szükséges felvenni ezekre a feladatokra.

Akárhogy is nézzük, a meglévő kollégák túlóra díjai, vagy egy új kolléga fizetése mindenképpen nagyobb anyagi terhet jelent a cég számára, mint mondjuk a HR Felhő bevezetése és használata.

De, ha most két mondat erejéig eltekintünk a GDPR okozta nehézségektől, akkor is többszörösen megtérülő befektetésnek minősíthető a szoftverünk használata. Egy ilyen rendszer használatával felgyorsulnak a kiválasztási folyamatok, hiszen többé nem a levelezőprogram ki tudja, melyik mappájának bugyraiból előásni önéletrajzokat és nem kell Excel-makrókat írogatni annak érdekében, hogy a táblázatokban tárolt anyagok közül kiszűrjenek egy-egy jónak tűnő jelöltet. Ezen felül a HR Felhő segítségével a szakmai vezetők is könnyedén bevonhatók a kiválasztásba, nem szükséges e-mailben bombázni őket önéletrajzokkal stb.

Ha az összes jelentkezés egységesen, egy helyen, GDPR-konform módon van tárolva és feldolgozva, akkor a vállalat élete is könnyebb lesz. Ha például egy jelölt él a GDPR adta jogával és adatkezelői tájékoztatást kér arra vonatkozóan, hogy ki, mikor, milyen célból látta az adatait a cégnél, akkor elég nagy problémát jelenthet a korrekt és teljes körű tájékoztatás 30 napon belüli kiadása. A HR Felhő használatával természetesen ez az időrabló feladat is automatizáltan megy végbe.

És mit látsz a piacon, mennyire látják át ezt a helyzetet a vállalatok?

Április eleje óta tárgyalásról tárgyalásra járok, ugyanis érezhetően megnőtt az igény a szoftver személyes (és ingyenes) prezentációjára. Ez alapján azt tudom mondani, hogy számos olyan céggel és HR szakemberrel találkoztam az elmúlt negyedévben, akik igyekeznek komolyan venni a GDPR kihívásait. Ami nehézséget szokott okozni, az az, hogy „eladják” a szoftvert a felsővezetésnek, rávilágítsanak arra, hogy miért lenne fontos bevezetni egy ilyen rendszert. Tartok tőle, hogy sokan majd csak akkor fognak rájönni, hogy jó lett volna időben gondolkodni, amikor kiszabják rájuk az első büntetéseket, vagy szerencsésebb esetben az első hatósági figyelmeztetéseket. De ez utóbbi is kötelezettségeket ró majd a cégekre, hiszen a felügyelet csak egyszer figyelmeztet, amely alapján bizonyos időn belül meg kell oldani a problémát, mert másodjára, ugyanezért a hiányosságért már nem figyelmeztetés fog járni.

A GDPR-konformitáson túl, miért érdemes még használni a HR Felhőt?

Ez egy jó kérdés, mert napestig tudnék érveket sorolni. De az egyszerűség kedvéért most inkább az egyik legrégebbi ügyfelünk recruiter kollégáját idézném: „A HR Felhő használatával a kiválasztási folyamatok átláthatóbbak lettek, felgyorsultak és rengeteg túlórától szabadult meg a toborzási részleg. A munkáltatói megítélés lényegesen jobb lett, a jelöltektől érkező, visszajelzés hiányára panaszkodó e-mailek gyakorlatilag megszűntek. A munkatárs-ajánló modul a meglévő kollégák kedvence lett, az állásportálokra és munkaerő-közvetítőkre költött összegek pedig jelentősen csökkentek.”

Forrás: www.hrfelho.hu

Fotó: Pixabay.com