Az emberi tényező mint a vállalati stabilitás alapja

Lehet bármilyen jó egy cég terméke, lehet bármilyen szervezett egy vállalat, a siker még mindig múlhat az emberen, vagyis a csapat tagjain.

A munkaerő piacon egyik oldalon ott van a munkanélküliség, a másikon pedig a munkaerőhiány. Tehát van munkaerő is és munka is. Az igazi probléma tehát a "megfelelő ember a megfelelő posztra" megtalálása. És még ez sem minden! Hiszen hányszor vagyunk úgy egy felvételi interjú után, hogy "Megtaláltam! Ő az!", aztán kiderül, hogy még sem.

Ma már képzik az interjúzást is. Hogyan add el magad, hogy öltözködj, mit mondj magadról, miket kérdezz, hogyan válaszolj. Így sokszor csak egy 'szociális maszk'-kal beszélgetünk, és sok esetben csak hetek, hónapok múltával derül ki, hogy kit és milyen kvalitású embert vettünk föl. Ha pedig tévedtünk, kezdhetjük elölről.

Sok szociális vezetőnek okoz rossz érzést, lelkiismeret-furdalást egy-egy felmondás. A kérdés, amit jó estben feltesz magának, tényleg megtettünk-e mindent, hogy betanuljon, gyökeret eresszen az új munkatársunk?
Konzultánsként sok esetben tapasztaltam, hogy egy új munkatárs posztra helyezésének, betanításának nincs kialakított formája, módja, és nincs igazi felelőse sem, és pontosan ezért sokkal tovább tart, mint kellene. Hónapok telnek el, sőt akár 1-1,5 év is, míg igazi termelő emberünk lesz.
Mert ha van egy emberünk egy poszton, de az nem termel, akkor az csak olyan mintha ott lenne valaki, valójában azonban nincs ott senki.

Egy munkatárs mércéje, legyen az vezető vagy beosztott, hogy mennyi terméket állít elő és milyen minőségben.

A másik igen súlyos gondja a vállalatvezetőknek, hogyan pótolják az igazán értékes, sok tapasztalattal, szakmai tudással rendelkező munkatársakat, akiket vagy elcsábítanak mások, vagy saját vállalkozásba fognak, vagy éppen nyugdíjba vonulnak. Hogyan lehet átmenteni az ő tudásukat, hogy velük együtt ne vesszen el a sok értékes információ is.
Sok cég rendelkezik kiváló minőségű termékkel, szolgáltatással. Egyre többen jól felépített szervezeti struktúrával is. Ami igazán megkülönböztethet bennünket a versenytársainktól, az pont az emberi erőforrás, igen az erő forrása: a tudás, a know-how.
Ugye ez egy számítógép esetében ez nem gond! Veszünk egy lemezt, ráklikkelünk a Mentés-re, és már kész is.

De mit lehet tenni azzal a tudással, információval, ami a munkatársak fejében van?
Hát le kell menteni, hogy átadhassuk, hogy egy új munkatárs megtanulhassa. Ne kelljen neki is 10-20 év alatt megtapasztalnia, kialakítania.

A megoldás a "Kalap-technológia", amit már egyre többen alkalmaznak Magyarországon is.

A "kalap" szleng kifejezés, az ötlet eredete az, hogy a kalauzok vagy mozdonyvezetők stb. mindegyike jellegzetes és különféle fejfedőt hord. A "kalap" ezért konkrét státust és kötelességeket jelöl.
A "kalap", amire ma egy vállalatnál használjuk, valójában dossziék és csomagok formájában létezik, s a poszton lévő személy képzést kap belőle. Standard részei vannak, melyek meghatározzák a poszt céljait, szakértelmét és kötelességeit.
A "kalap" azt jelöli, hogy az illető milyen szerepet képvisel a cégben, és hogy milyen áramlásokat irányít. Minden "kalapnak" van egy terméke, és a termék ábrázolható statisztikaként.
Ennek segítségével minden munkatársunk tudja, hol van szervezetben, mitől értékes az ő munkája mások számára, és pontosan tudja azt is, hogy milyen helyzetben mit kell tennie.

Az anyag egyik legértékesebb része a Poszt leírása, ami nem tévesztendő össze az általános ismert és használt munkaköri leírással.
Ezt ugyanis minden esetben olyan munkatárs készíti el, aki ezt a posztot betölti, vagy korábban betöltötte. Tehát a tevékenységet teljes egészében ismeri, mondhatjuk a kisujjában van. Le vannak jegyezve a sikeres akciók és a fontos irányelvek is , amik standardizálják a folyamatokat, és minden felmerülő helyzetre megoldást kínálnak. Benne van tehát egy munkakör sava-borsa, minden szakmai fogás, mindaz, ami miatt jól működik.

És van még egy különlegessége a "kalap-anyagnak". Ez az úgynevezett Ellenőrző lap, amely elméleti és gyakorlati feladatokat tartalmaz meghatározott sorrendben, amely tudatosan végigvisz egy új munkatársat a teljes anyagon, ezzel elérve, hogy a végén, a posztjára kerülve sikeresen és ténylegesen a cég érdekeit szem előtt tartva termelhessen úgy, ahogy azt elvárjuk tőle.

Túl egyszerűnek tűnik? Az!
A világon bármely munkának vagy állásnak lehetne saját kalapja. A kalapok hiánya az oka annak, amiért a dolgok nem mennek jól az életben, egy vállalatban, egy csoportban, egy országban vagy a világban.

Kalapok - ez az oka , amiért egy cég jól működik, amikor működik. A szervezés nem bonyolult, ha ismerjük az alapelméletét, ami nem más, mint mindenki ismeri és viseli a kalapját, és a kalapok összehangoltan működnek.

Az alkalmazás eredményeként a betanulási idő felére, több esetben harmadára csökkent. Nőtt a munkatársak felelősségvállalása, kezdeményezőképessége, a hatékonyság megkétszereződött, a vezetők túlterheltsége ezzel szemben jelentősen csökkent, vagy megszűnt, és nem utolsó sorban nagymértékben javult a munkahelyi légkör .

Ez az, ami ma egy vállalatot igazi versenyelőnyhöz juttathat.

Nagy Szilvia
konzultáns
[email protected]

1994-től folyamatosan részt vesz értékesítők és vezetők képzésében.
2002-től a COMLINE konzultánsaként a humán erőforrás specialistája.
Szakterülete a személyzeti problémák és a munkakörök kialakítása