Tippek a hatékony relocation szabályzat elkészítéséhez

Lehet, hogy az első kérdés rögtön az: köszönöm a tippeket, de mi az a relokációs szabályzat? Kell az nekem? A rövid válasz, hogy igen, nagyon nagy szükség van rá. Ez a szabályzat rögzíti az ideérkező külföldi munkavállalók jogait és kötelességeit. Például azt, hogy időben küldjék el a személyes adataikat, útlevélmásolatukat, diplomát, hogy a kötelező engedélyeket időben be tudják szerezni új állomáshelyén. De rögzíthetjük a szabályzatban azt is, milyen béren kívüli juttatásokat áll a cég, milyen extra szolgáltatásokat kap egy expat, amit a helyi dolgozó nem. Például járhat neki orientációs túra, amikor bemutatják neki a várost, segíthetnek neki az albérletkeresésben. És hogy ne forduljon elő, hogy expat visszaél ezekkel, a szabályzatban ki kell térni arra is, hogy mindez hány munkaóra. Hiszen mindez pénzbe kerül, akár a HR-es végzi, akár kiadja a munkát egy expatokkal foglalkozó cégnek.

Az tehát nem kérdés, hogy szabályzatra szükség van, különben a káosz veszi át az uralmat a HR-irodában, és különösen az áttelepülő munkatársakkal foglalkozó munkaügyes fejében. Mégsem ritka, hogy a cégnél nincs szabályzat, ami legalább a kereteket megadná az áttelepülő dolgozóknak. Ez azonban egyenes út a rejtett expatokhoz, azokhoz, akik mindenféle engedélyek nélkül dolgoznak egy másik országban, és többnyire ők maguk sem tudják, milyen veszélyekkel jár ez.

Többnyire nincs egészségbiztosításuk, tartózkodási vagy munkavállalási engedélyük, és létezésükre is csak egy munkaügyi- vagy adóellenőrzéskor derül fény. Ami nem csak azért baj, mert komoly munkaügyi büntetésre számíthatnak, hanem mert rákerülnek a feketelistára, azaz bizonyos ideig nem kaphatnak uniós támogatást, még ha egy pályázatot meg is nyerne a cég.

Fontos, hogy az expatnak és a cégnek is világos legyen, hogy mi vár rá, melyek azok a kötelező dolgok, amikhez tartani kell magunkat, milyen juttatásokban részesülhetnek, mely feladatnak ki a felelőse, milyen időhatárok vannak...stb. De a nulláról indulva nem lehet jó szabályzatot alkotni. Ezért nyújtunk némi kapaszkodót. Íme az első 5 tippünk az elinduláshoz:

1. Egység és erő

Segítséget kérni nem szégyen, akár még a menedzsmentet is bele lehet vonni a stratégiai kérdések megválaszolásába. De sokat segíthetnek a HR-es kollégák - például előkereshetik a régi szabályzatot, ha van -, de a többi szervezeti egységhez is lehet fordulni-, ami hasznos is, hiszen így a cég egészének az érdekét lefedi a szabályzat és nem fordulhat elő, hogy pl. egy hosszas bérleti szerződés letárgyalása után végül a pénzügyes kolléga mégsem tudja jóváhagyni a megállapodást. A bérügy, a jogi osztály, a pénzügy mind-mind hasznos tippeket adhatnak ahhoz, hogy mi kerüljön bele a dokumentumba.

2. Szemesnek áll...

Tegyük fel, hogy már rég megvan a relokációs szabályzat, csak egy kicsit frissíteni kellene... vagy teljesen újraírni? Ilyenkor jönnek jól az ismerősök: a dolgozók vagy az ügyfelek, akik testközelből tapasztalják meg, mi működik és mi nem. És végre egyszer őket is megkérdezi valaki! Lelkesen fogják sorolni, mire van még szükségük, tisztázni lehet a félreértéseket, elmagyarázzák majd, milyen pluszköltségekkel jár az expatlét.

3. Csak írásban!

Bármi, de tényleg, bármi legyen is a cél, írjuk le. Akár költségcsökkentésről, akár a relokációs hajlandóság növeléséről, akár kommunikációfejlesztésről van szó, mindig legyen meg írásban. És ne felejtsük el egyeztetni: még ha rendelkezünk is a büdzsé egy része fölött, jó ha a stratégiát és a célokat megküldjük a menedzsmentnek is jóváhagyásra, hiszen ezek az egész cég stratégiáját is befolyásolhatják.

4. Egyedül nem megy?

Kérjük profik segítségét! Egy megbízható relocation cég pontosan tudja, mit kell tartalmaznia a szabályzatnak ahhoz, hogy a cég munkaügyi, jogi, pénzügyi szempontból is le legyen fedve és az ideérkező kiküldötteknek is világos legyen, milyen elvárásoknak kell megfelelniük és milyen extra juttatásokat kaphatnak.

5. Változtatni mindenáron?

Ok, vágjunk bele, csináljuk, írjuk át, változtassunk? Mielőtt nekiugranánk, készítsünk egy listát az alternatívákról, és állítsuk szembe a céljainkat a várható költségekkel. A hipotézisek és a célok meghatározása legyen egyértelmű, és mielőtt belevágunk, ellenőrizzük, nem történtek-e a céget is érintő adó- vagy jogszabályváltozások.

Hamarosan megjelenő cikkünkben további öt tipp-et talál, amiből az is kiderül, miért fontos a megfelelő kommunikáció, és hogyan tálaljuk a szabályzat változásait a cégen belül.

Cziczárdi Györgyi
Expat-Center