Szolgáltatóból rengeteg van a piacon (tréninggel, személyzeti tanácsadással, fejlesztéssel és közvetítéssel, juttatásokkal és cafeteriával foglalkozók, stb.) és nehéz közöttük választani, hiszen magáról mindenki a legjobbakat mondja - olyan információkat, amiket egy HR-es hallani szeretne. Annak érdekében, hogy valódi segítséget jelentsen egy szolgáltató, érdemes a saját bemutatkozó anyagaikon túl referenciákat kérni. Akár egy általános referencia, akár egy másik vezető véleménye sokkal informatívabb képet ad, mint a legjobban összeállított prezentáció.

Nem minden esetben van azonban szükség vagy lehetőség külső segítség igénybevételére, mégis rengeteg megkeresés érkezik nap, mint nap. A szolgáltatók felé mutatott reakciók esetén viszont érdemes kicsit abból a szemszögből is megnézni a folyamatot, hogy mivel a HR gyakran stratégiai szerepet tölt be, egy külső szereplő felé történő megnyilvánulásának tartalma és formája minősíti a vállalatot is.

A HR maga is szolgáltató a cég dolgozói és vezetői felé. Egy HR-esnek különösen példát kell mutatnia abban, hogy nemcsak a folyamatokra és a feladatokra kell ügyelnie, de az emberi tényezőket sem szabad figyelmen kívül hagynia. Egy HR-estől általános elvárás, hogy szakmai felkészültségén túl legyen figyelmes, kedves és nyitott.

Hogyan lehet akkor kezelni a szolgáltatók megkereséseit?

Nem arról van szó, hogy a szolgáltatók kérései alapján kell intézkedni és el kell fogadni az ajánlatokat. Elég, ha az ajánlatok kezelése megfelelő módon történik. A szolgáltató kiválasztása előtt egy fontossági lista összeállítása vagy a kiválasztási irányelvek meghatározása is nagyban elősegíti a jó választást. A stratégia alapján az adott időszak terveit lehet ismerni, ezért könnyű tisztázni, hogy mekkora esélye van annak, hogy az adott szolgáltatás témaköre szóba jöhet 3-6 hónapon belül.

Mindkét felet megkímélheti a kellemetlenségektől, hogy ha nem aktuális a szolgáltatás igénybevétele, ezt tisztázzák a megkereséskor, és állapodjanak meg abban, hogy mikor és milyen módon érdeklődjön ismét a szolgáltató. Hasznos lehet, ha ilyenkor a HR-es rendszerezve elteszi az információs anyagot, hiszen jól jöhet a későbbiekben, ha mégis úgy alakul a vállalat helyzete, hogy külső segítséget is igénybe kell venniük. Viszont ha biztosan nem lesz szükség szolgáltatóra, vagy az adott céggel nem szeretne együttműködni a vállalat, a legkorrektebb és egyben időkímélő megoldás, ha ezt udvariasan tisztázzák az ajánlattevővel.

Természetesen a jó kapcsolat a szolgáltató és a HR terület között csak akkor működik, ha ez kölcsönös tiszteleten és megértésen alapul. Sajnos sok szolgáltató figyelmen kívül hagyja a HR-esek egyébként korrekt visszajelzéseit és agresszív kampányba fog. Pedig érdemes az ő helyzetükbe is belegondolni: a dolgozók tőlük várják a válaszokat, vezetőtársaik a megoldásokat, beosztottaik az iránymutatást, a cég ügyfelei a biztosítékot a megfelelő erőforrás biztosítására, és mindezt napi szinten, teljes munkaidőben (és még azon túl is).

Belső ügyfeleik folyamatos ellátásán felül a szolgáltatók állandó megkereséseivel is foglalkozniuk kell, ráadásul egyre inkább korlátozottabb keretek állnak rendelkezésükre. A szolgáltatóknak sem szabad erőből próbálkozniuk, hiszen az esetek többségében ezzel pont az ellenkezőjét érik el.

Az egészséges együttműködés alapja, hogy egyik oldal sem feledkezik meg arról, hogy a különböző szolgáltatók alapvető célja a tanácsadás és a vállalati működés segítsége. Ha így közelítik meg egymás munkáját, nem kellemetlenségeket okoznak egymásnak, hanem egymás hasznára fognak válni.

Miklós Annamária vezető tanácsadó
Exact Solutions