Tippek a munkahelyi beilleszkedést segítő mentori program kidolgozásához
Az új dolgozó sikeres munkahelyi integrációjának egyik kulcsa a megfelelően kiépített és hatékonyan működő mentori rendszer. Vizsgálati eredményeink azt mutatják, hogy míg a tengerentúlon a program valóban szervezeti szinten és szervezetten működik, addig a magyar vállalatoknál valahogy elsiklanak e szemlélet mellett. Ez azért is meglepő, mert egy ilyen rendszer kidolgozása és működtetése egyáltalán nem idő- és költségigényes, és előnyei miatt hamar megtérülnek a ráfordítások. Ebben a cikkben a mentori programok kidolgozásához kívánunk segítséget nyújtani.
A mentori programnak számos szervezeti előnye van, amelyek a rendszer mentorra és az új belépőre gyakorolt pozitív hatásainak köszönhetők. Az újonc hamarabb megismeri az uralkodó kultúrát és előbb tisztázódik számára a vállalatban betöltött szerepe, így rövidebb idő alatt válik produktív szervezeti taggá. A mentornak e feladatok elismeréssel járnak, így számára elégedettséget okoz és növeli a motivációját. A program működése mindkét fél felé jelzi az odafigyelést a menedzsment részéről, így hozzájárul a lojalitás kialakulásához, ezáltal csökkenti a fluktuációs rátát. Végül a munkahelyi közösségre tett pozitív hatásairól is érdemes gondolkodni, hiszen hozzájárul a kapcsolati háló gyorsabb kiépüléséhez és a munkahelyi kommunikáció eredményesebb működéséhez.
Személyi szerepvállalás a mentori rendszer kidolgozásában és működtetésében
A mentori rendszer kidolgozásában és működtetésében a mentor, az adott részleg/osztály vezetője és a HR vesz részt. A mentor általában már az új belépő első munkanapján az újonc mellett van, így közreműködik annak szervezeti belépésében, például vállalati történeteket mesél, bemutatja más részlegek munkatársait. A folyamatos jelenlét vagy elérhetőség biztosítja, hogy a mentor szakmai és technikai segítséget nyújtson a belépőnek, vagyis nemcsak a munkaköri feladatok mélyebb megértése a cél, hanem például segít, hogy mi hol van, vagy milyen az eljárásrend. A szakmai támogatáshoz viszont hozzátartozik az is, hogy a feladatok elvégzése után visszajelzést ad a mentoráltnak munkájáról. A kapcsolatépítés segítése szintén lényeges feladata a mentornak, ugyanis segíti az újoncot a munkatársi kapcsolatok kialakulásában, illetve kezeli a felmerülő konfliktusokat. A mentor fontos funkciója még, hogy közvetít a menedzsment felé: értékeli az új belépő teljesítményét és hozzáállását meghatározott szempontok alapján, ugyanakkor segíti a mentoráltat érdekekeinek érvényesítésében, esetleg képviseli a javaslatait, szakmai tanácsait és ötleteit.
A vezető dönt a mentor személyéről és kéri fel e feladatok ellátására. Az Ő felelőssége tehát, hogy a mentornak minden szükséges információt átadjon az új belépővel, a célokkal, a feladatokkal és az azokhoz tartozó határidőkkel kapcsolatban. Bemutatja az új belépőt a mentornak, tájékoztatja az újoncot a betanulási időszakról és a mentori folyamatról. Folyamatos kapcsolatot tart fent a mentorral és megadott időközönként, meghatározott szempontok alapján megvitatják az újonc teljesítményét és hozzáállását. A vezető - részben a mentor véleménye alapján - értékeli a mentorált munkáját, egyúttal dönt annak végleges alkalmazásáról. Érdemes megjegyezni, hogy a vezetőnek nemcsak az újonc munkáját, hanem a mentorét is minősítenie kell - különösen igaz ez akkor, ha a dolgozó először lát el ilyen jellegű feladatokat. A képesség a mentori feladatok ellátására, a hozzáállás, a határidők betartása és az új belépő teljesítményértékelésének színvonala olyan tényezők, amelyek jól tükrözik a mentor munkájának minőségét. A mentor kvalitásairól, a rendszer kidolgozottságáról és hatékonyságáról mindenképpen meg kell kérdezni a mentorált véleményét - célszerű kérdőíves megkérdezést alkalmazni és/vagy tartani egy erre irányuló beszélgetést a folyamat közepén és végén is.
A fentiekben felsorolt mentori és vezetői feladatokat a HR támogatja. A HR feladata javaslatot tenni a vezetők részére a mentori rendszer bevezetésére és kidolgozni a folyamathoz tartozó dokumentációt. A fentiek alapján a HR-nek tehát minimum az alábbi adminisztrációról kell gondoskodnia:
- az új belépő munkájának értékelésére szolgáló űrlap vagy a beszélgetés vezérfonala és
- a mentor munkájának értékelésére szolgáló űrlap vagy a beszélgetés vezérfonala.
Az új belépő munkájának értékelésére szolgáló kérdések
Az új belépő munkáját és hozzáállását célszerű a próbaidő lejárta előtt legalább egyszer értékelni. A teljesítményértékelés általában a vezető feladata, de mindenképpen érdemes kikérnie előtte a mentor véleményét, hiszen ő volt a felelős az újonc szakmai koordinálásáért. A mentor egy űrlap segítségével is elvégezheti az értékelést - ebben az esetben az előre meghatározott kérdések megválaszolásához 1-től 5-ig terjedő skálát szoktak használni. Ennek az a hátránya, hogy nincs lehetőség a vélemények kifejtésére és az indoklására. Ha ezt a módszert választjuk, az űrlapos értékelést célszerű egy szóbeli beszélgetéssel is kiegészíteni, vagy a skálás módszer mellett nyitott, tehát hosszabb választ igénylő kérdéseket is feltenni az űrlapon.
A szóbeli vagy kérdőíves minősítés során alkalmazott kérdések az adott munkakör és a vállalati kultúra alapján változhatnak, azonban az alábbi témaköröket általánosan szükséges érinteni:
A folyamat általános értékelése
Munkaköri feladatok ellátása
Munkatársi kapcsolatok
Vállalati kultúra
A mentori rendszer és a mentor munkájának értékelésére szolgáló kérdések
Annak érdekében, hogy a mentori rendszer hatékonyan működjön, lényeges az abban közreműködő személyek kiválasztása. Ennek során a vezetők könnyen abba a hibába eshetnek, hogy csupán szubjektív megítélésükre hagyatkoznak. Lényeges ezért, hogy a vezető kapjon visszajelzést a mentori kapcsolatról és a mentorok a munkájáról. Ezzel kapcsolatos véleményt a folyamat végén az új belépőtől célszerű kérni. Az értékelés - hasonlóan az újonc munkájának minősítéséhez - történhet űrlap segítségével vagy egy megbeszélgetés során. A kérdéseket természetesen ebben az esetben is befolyásolhatja az adott munkakör és a vállalati kultúra.
A folyamat általános értékelése
Munkaköri feladatok ellátása
Munkatársi kapcsolatok
Vállalati kultúra
A mentorált és a mentor teljesítményének értékelésére szolgáló témák tehát összekapcsolódnak. Erre azért van szükség, hogy érzékelhetővé váljanak a mentori segítségnyújtás gyenge pontjai, azaz milyen célt vagy célokat kell pontosabban meghatározni és kommunikálni a folyamatban résztvevők számára.
Kozák Anita
tanársegéd, PhD hallgató
Debreceni Egyetem
- 2024.04.30NewLeadership – Vezetői eszköztár bővítése Önmaguk fejlesztését is fontosnak tartó középvezetőknek, frissen kinevezett döntéshozóknak szóló komplex és intenzív vezetőfejlesztő program sok gyakorlattal. Különlegessége, hogy a résztvevők átgondolhatják és megoszthatják egymással aktuális kihívásaikat és még a kritikus vezetői helyzetek megoldásáról is tanulhatnak egymás jó gyakorlatából is! Részletek Jegyek
- 2024.05.02Munkaviszony létesítése és megszűntetése – Dr. Berke Gyula Pannon Munkajogi Akadémia - Pannon Munkajogi Akadémia előadás-sorozatunkat, melyben kiváló és elismert szakmai előadók támogatásával ismerhetjük meg a munkajog különböző területeit, ajánljuk mindazoknak, akik szeretnék ismereteiket bővíteni, gyakorlati megközelítésben szeretnék az alkalmazott jogi hátteret megismerni. Részletek Jegyek
- 2024.05.09Egy jól működő csapat titka – Vezetői reziliencia fejlesztése A vezetői reziliencia fejlesztése képzésünk arra világít rá, hogyan lehet úgy tekinteni a tényekre, hogy relativizáljuk őket, kezelhető megvilágításba helyezzük a nehézségeket és igyekezzünk megőrizni a racionalitásunkat, hogy ebben a nehéz helyzetben is fejlődni tudjon a csapatunk. Segítve a csapattagoknak abban, hogy a problémalátásukat a megoldás keresés fókusza váltsa fel és megváltozzon az interakcióik minősége. Részletek Jegyek
- 2024.05.09Munkaidő, pihenőidő – Dr. Takács Gábor Pannon Munkajogi Akadémia - Pannon Munkajogi Akadémia előadás-sorozatunkat, melyben kiváló és elismert szakmai előadók támogatásával ismerhetjük meg a munkajog különböző területeit, ajánljuk mindazoknak, akik szeretnék ismereteiket bővíteni, gyakorlati megközelítésben szeretnék az alkalmazott jogi hátteret megismerni Részletek Jegyek
Nincsenek könnyű helyzetben manapság az X generációs (jellemzően 1960 és 1979 között született) munkavállalók. Könnyen kerülhetnek... Teljes cikk
Az év elején történő felmondások aránya bár változó lehet, azonban sok cégnél ebben az időszakban, az év végi bónuszok kifizetését követően... Teljes cikk
Hiába gondolkodik a munkavállalók közel fele munkahelyváltáson, Szemán Zoltán karrier-tanácsadó szerint ez inkább a vágyat fejezi ki, nem a... Teljes cikk
- Így csábítanak a cégek a HVG Állásbörzén 1 hete
- Úton a felsővezetői lét felé - hogyan segíthet egy mentor a cél elérésben? 1 hete
- Hogyan hangoljunk össze embereket különböző kultúrákból vállalati közegben? 2 hete
- Toborzási előny, ha egy cég home office-t tud ajánlani 2 hete
- Stagnáló munkaerő-felvétel? - Erre számíthatunk idén a munkaerőpiacon 2 hete
- Hangosabbnak kell lennie a HR-nek: karriersztorik a Mercedesnél és a Molnál 2 hete
- Milyen közös munkára van szükség a vezetők és a HR között a toborzás és megtartás témájában? 3 hete
- Semmit nem lehet már rutinból csinálni - Sándorné Bosnyák Ágnes, a DENSO HR menedzsere 3 hete
- Minden váltáson gondolkodó munkavállaló potenciális jelölt 1 hónapja
- Mennyibe kerül egy sikertelen munkaerő-felvétel? 1 hónapja
- Megkezdte a munkavállalók toborzását az épülő debreceni gyárába a kínai Eve Power 1 hónapja