Úgy éreztem, tényleg vártak - Betanulási terv, mentor program és bizalommal teli légkör

Hartdégen Klaudia nagyon örült, amikor az állásinterjú után telefonon megkapta a hírt, hogy felvették a megpályázott állásra a dm-hez. Külön tájékoztatást kapott azzal kapcsolatosan is, hogy mik a következő lépések, hogyan készüljön, mit hozzon magával az első munkanapjára. Meglepetésére a mentora fogadta és üdvözölte a recepción. „Úgy éreztem, tényleg vártak” – mondta. Kapott egy mappát, ami kifejezetten az új dolgozóknak szól, benne számos hasznos információs anyaggal, ajándékokkal.  Megmutatták a betanulási tervét is, így tudta, hogy mikor, kivel találkozik, ki, mit fog neki betanítani. A társosztályok megismerése különösen érdekes volt számára, hiszen a betanulás végére így kapott egy képet a többi terület munkájáról is.  A betanulási tervet többek között azért tartják hasznosnak, mert ez alapján minden résztvevő fel tud előre készülni, így be tudják tervezni az ezzel kapcsolatos előkészületi feladatokat is. 

Első napján megkapta az informatikai eszközeit is, többek között a laptopját, a hozzávaló rendszerekkel, applikációkkal, amelyekről egy IT-s kolléga elmondott minden szükséges tudnivalót. Hogy minél komfortosabban érezze magát, mentora már az elején körbevezette a törökbálinti központban, megmutatta mit és hol talál, valamint a környéket is bejárták, hiszen van a közelben étterem és könyvesbolt is.  A betanulási folyamat fontos állomása volt még az orientációs nap, ahol az új munkatársak részletesebben megismerkednek a dm történetével, a vállalati értékekkel és a cég felépítésével is.  

Mindezek mellett hagytak időt Klaudiának a rengeteg információ feldolgozására, hogy aztán ezeket folyamatában be tudja már építeni a mindennapi munkájába. Úgy érezte három-négy hét alatt sikerült szinte mindenkivel megismerkednie, bár az ismerkedés jelentős része, különösen a társosztályoknál folytatott „roadshow” online zajlott a pandémia alatt. Ezt a részét az onboardingnak nagyon fontosnak tartotta, hiszen így a szervezetet át tudta látni a maga teljességében, a saját munkája és a társosztályok feladatai közötti kapcsolódási, együttműködési pontokkal együtt.

„A mentor az egész folyamat alatt fogta a kezemet” – hangsúlyozta. Emberileg leginkább a kedves, figyelmes és segítőkész légkör fogta meg, mert úgy érezte, hogy a dm által alapfilozófiaként hirdetett emberközpontúság összhangban van a valósággal, a saját tapasztalataival. 

Kölcsönös visszajelzés

A vállalatnál fontosnak tartják, hogy a próbaidő alatt is visszajelzést kérjenek arról, hogy az új munkatársnak mik a tapasztalatai, hogy érzi magát, mennyire komfortosak számára a feladatok, milyennek érzi a kapcsolatát másokkal, de ezen kívül a mentor és a vezető is visszajelzést ad, hogy ők hogy látják ezeket a dolgokat, így meg tudják beszélni ilyenkor is a felmerülő témákat. A sikeres onboarding folyamat végén a mentor aktív szerepére is egyre kevésbé lesz szükség, de a tapasztalat az, hogy elég jó kapcsolat szokott megmaradni a mentor és mentorált között. Ezt Klaudia is így érzi, olyan bizalmi kapcsolata alakult ki a mentorával, hogy azóta is jó érzéssel fordul hozzá, ha szüksége van segítségre. 

Nádasné Burnyoczki Judit, HR menedzser is megerősítette, hogy az új belépők általában visszatalálnak a mentorukhoz a későbbiekben is. Mint mondta, a cégnél minden új munkatársat támogat mentor, azonban a megnevezésük és feladatuk a központban, az üzlethálózatban és a raktárban eltér. Minden egységben fontosnak tartják az új munkatársak betanulásának, beilleszkedésének támogatását, van betanítási folyamat, de a különböző munkakörökből kifolyólag a séma sem lehet ugyanaz.

Az üzletekben a szakmai tudnivalókat a betanító üzletvezető adja át, megtanítja például a kasszafolyamatokat, az árufeltöltés folyamatát és egyéb a munkakörhöz kapcsolódó bolti munkafolyamatokat is. A dm hálózatában működnek kifejezetten betanításra szakosodott boltok, ahol olyan munkatársak dolgoznak, akik szakmailag és emberileg egyaránt készek ezen feladatok ellátására. A betanulást mentorok is segítik az üzlethálózatban, akik a fenti feladatokon túl nem csak a saját üzletükben végeznek betanítást, hanem igény esetén elutaznak a betanuló saját vagy betanító üzletébe is támogatást nyújtani. Amikor a betanulás után az új munkatárs elkerül a saját üzletébe, ott egy buddy is a segítségére lehet, aki tudja támogatni az adott közösségbe, csapatba történő beilleszkedésben. 

A központban a komplexebb feladatok miatt a szakmai betanítást is több ember segíti. A mentor személyéről a HR mindig egyeztet az adott vezetővel, és erre a szerepre fel is készítik őket, hogy tudják mit és hogyan építsenek be a saját munkafolyamataik mellé. A munkatársak a mentor szerepre történő felkérést nem tehernek, sokkal inkább munkájuk elismeréseként élik meg. A mentoron kívül természetesen a szakmai vezetőnek és a kollégáknak is fontos szerepe van az onboarding folyamat során, hiszen szoros csapatmunka működik minden területen.

A központban öt éve működik tudatosan kialakított betanulási-beilleszkedési folyamat, míg az üzlethálózatban és a raktárban már hosszabb ideje foglalkoznak vele. Ezeknek a folyamatoknak a kialakításában figyelembe vették a saját elvárásaikat és a 13 országban megszerzett nemzetközi, valamint külsős tapasztalatokat is. Úgy gondolják azonban, hogy finomhangolásra mindig szükség van. Amennyire lehet, dolgoznak a folyamataik egységesítésén, elsősorban annak érdekében, hogy minden új munkatárs ugyanazt az élményt élje meg, és minden területen erősödjön az a pozitív benyomás, amit már a kiválasztás során megtapasztaltak, hangsúlyozta Nádasné Burnyoczki Judit. Kiemelte, hogy minden osztály és terület saját arculatára alakíthatja a betanulási tervet és erre bátorítják is a vezetőket, hogy kezeljék rugalmasan ezeket az eszközöket, ahogy nekik arra szükségük van. Az összes érintett számára a terv erőssége és alapja a kiszámíthatóság, átláthatóság és tervezhetőség. Ezáltal érzik az új munkatársak is, hogy jó kezekben vannak, figyelnek rájuk és tudatosan foglalkoznak velük. 

Átlag alatti fluktuáció

A folyamat hatékonyságára kitérve elmondta, hogy az exit interjúknál kevésszer hangzik el az az indok, hogy a vállalatot valaki azért hagyja el, mert nem tudott beilleszkedni, vagy nincs tisztában a saját feladatával, szerepével, adott esetben nem érzi jól magát. A HR szakember azt is elmondta, hogy fluktuációs rátájuk a kereskedelmi átlag alatt van a teljes cég tekintetében, a központban pedig kifejezetten alacsony. 

A legnagyobb kihívást az elmúlt időszakban az online térben való működés jelentette az onboarding folyamatban is, hiszen így egészen más az embereket megismerni vagy átadni az információkat. A cég központjában a távmunka rugalmas, elsősorban a munkafolyamatok határozzák meg az irodai jelenlétet, ennek függvényében dönti el a munkatárs, hogy mikor és mennyi időt tölt bent.

A betanulás időszakában különösen fontosak a személyes találkozások, az iroda megismerése, de itt is számítanak az egyéni igények. Hartdégen Klaudia elmondta, hogy ő egyértelműen a személyes jelenlétet preferálta, így betanulási folyamata során is szívesen járt be az irodába és sajnálta, hogy a társosztályok megismerésére főként online tudott sor kerülni. 

Ami Klaudia számára kulcsfontosságú volt és meghatározta a beilleszkedés élményét: 

• a dm-es attitűd megélése,
• a mentor,
• a betanulási terv,
• vezetők és a munkatársak nyitottsága.

Nyitóképen: Hartdégen Klaudia és Nádasné Burnyoczki Judit