A vállalkozás működéséhez nélkülözhetetlen, de alaptevékenységétől idegen adminisztrációs feladatok kihelyezésével az adott cég fokozottabban koncentrálhat a szakértelmének megfelelő folyamatokra, növelheti hatékonyságát, csökkentheti költségeit. Hazánk humánügyviteli outsourcing piaca rohamosan nő, és a HR tevékenységek kiszervezése közül a bérszámfejtés áll az első helyen.

Ez a jelenség az ide települő illetve az itt működő multinacionális vállalatoknak is nagyban köszönhető. Az egyes országok eltérő jogi szabályozása miatt, a külföldi vállalatoknak nagy segítséget jelent, ha a helyi jogszabályokat átlátó és jól ismerő szaktudásra támaszkodhatnak. A téma egyik szakértője, Sütő Zsuzsanna, a VT-SOFT Kft. - mely vállalat többek között az Ikea, a Philip Morris, a MOL, a TVK és a Daimler (Mercedes) bérszámfejtését is végzi - pénzügy és outsourcing igazgatója segített nekünk tíz pontban összefoglalni, miért érdemes kiszervezni egy cég bérszámfejtési tevékenységét.

1. Költségcsökkentés

Minden vállalatnak érdemes kiszámolnia, hogy megéri-e kiszerveznie a bérszámfejtési tevékenységét, mivel a legtöbb esetben ez igen költséghatékony megoldás. Az outsourcing szolgáltatás igénybevételével megspórolható a bérszámfejtők munkabére, szakmai továbbképzésük költségei, az általuk használt eszközök működtetésének költségei illetve a szabadságolásukból, esetleges betegség miatti távollétükből eredő helyettesítési problémák és egyéb kiadások.

2. Elkerülhetők a különféle adóhatósági bírságok

Sok vállalat fizet büntetést a határidők be nem tartása vagy egyéb mulasztás miatt. Ezek a bírságok elkerülhetők, ha egy profi külső cég kezébe adjuk a bérszámfejtési és munkaügyi feladatokat. Ha mégis keletkezne hiba, akkor a szolgáltató cég vállalja a felelősséget.

3. Időtényező

A bérszámfejtés időigényes folyamat, ezért annak kiszervezése értékes munkaidőt szabadít fel, amit más, produktív tevékenységekre fordíthatnak a cég alkalmazottai, növelve a vállalat termelékenységét és profitját. Másik nagy előnye a kiszervezésnek, hogy az outsourcing szolgáltató kifejezetten erre a tevékenységre specializálódott, ezért nagy komplexitású, bonyolult feladatokat is képes kis időszükséglettel végrehajtani.

4. Megbízhatóság

Ha házon belül oldjuk meg a bérszámfejtést, akkor az eredmény minősége függ az adott osztályon dolgozó emberek teljesítményétől, ha azonban ezt a feladatot külső szolgáltatóval oldatjuk meg, akkor a hibalehetőségek száma a minimálisra csökkenthető. A feladatok végrehajtása így nem függ a szabadságoktól és betegszabadságoktól valamint egyéb emberi tényezőktől. Az outsorcing szolgáltatás igénybevételének köszönhetően, nem kell értékes időt elfecsérelni arra, hogy a munkatársaknak megtanítsuk a cég bérszámfejtési rendszerét. Ráadásul az oktatásból keletkező időveszteség felborítja szokásos munkamenetet, ami miatt nagyobb valószínűséggel keletkeznek késedelmek és hibák is.

5. Szaktudás

Egy bérszámfejtő cég alkalmazottai kiemelkedő tudással rendelkeznek és ismerik a szakma minden fortélyát, tisztában vannak a legújabb jogszabályváltozásokkal, az azokhoz kapcsolódó rátákkal, illetve az állami és az esetleges speciális helyi szabályozásokkal. A szolgáltatást végző munkatársak magasan képzettek és sűrűn vesznek részt szakmai konferenciákon, tréningeken. A bérszámfejtést végző vállalat munkatársai számos különféle sajátosságokkal foglalkozó cégek bérügyvitelével foglalkoznak, ezért a gyakorlati tapasztalatuk is nagyobb. Az outsourcing szolgáltatás igénybevételével, a vállalat egy állandó szakértőt kap, aki naprakész ismeretekkel, tudással rendelkezik.

6. Biztonság

Ha egy profi szolgáltatóra bízza vállalatának bérszámfejtési feladatait, akkor biztos lehet benne, hogy az minden adatot megfelelően tárol, így azok nincsenek sem fizikai, sem információ biztonsági szempontból veszélynek kitéve. Fontos adatbiztonsági szempont, a privát fizetési információk titokban tartása is, mivel káros lehet a munkamorálra, ha illetéktelen személyek hozzájutnak mások munkabéradataihoz. Egy outsourcing cég alkalmazásával, ezek az adatok titokban maradhatnak.

7. Stressz-faktor

A bérszámfejtési folyamat a legnagyobb jóindulattal is idegőrlő feladatként definiálható. Az a cég, amely kiszervezi ezt a tevékenységet, sok stressztől szabadulhat meg, s ez jótékonyan hathat egyéb feladatainak végrehajtására.

8. Elkerülhetők a változásokból eredő problémák

A vállalatoknak folyamatosan alkalmazkodniuk kell a környezeti változásokhoz, legyen szó jogszabályokról vagy technológiai újításokról. Külső szolgáltató igénybevétele révén az adaptációs problémák mind elkerülhetők.

9. Felmondásokból származó veszélyek

Egy kisebb cégnél a könyvelő hirtelen felmondása esetén, az addigi alkalmazott, magával viszi az évek során felhalmozott tudást - esetleg titkos információkat is -, ami veszélyt jelent a vállalat számára. Ez kockázat a bérszámfejtési tevékenység kiszervezésével csökkenthető, azáltal, hogy a felelősség ilyenkor a szolgáltatóé.

10. Felelősség

Ha bármilyen hiba történik a bérszámfejtési folyamatban az outsourcing cégnek kell megoldani a problémát. A szolgáltató az egyes mulasztásokért anyagilag is felelősségre vonható. Ha saját bérszámfejtőket alkalmazunk, az esetleges, anyagi kárt is okozó mulasztásokért kiszabható büntetést nem, vagy csak nagyon nehezen lehet érvényesíteni.

http://www.vt-soft.hu/