Adobe Acrobat - interaktív PDF űrlapok

Gondolja csak végig, hányszor kell adatokat kérnie munkatársaitól, ügyfeleitől, vagy csak apró részleteiben változó dokumentumokat készítenie és elküldenie. Ebben nem az a legrosszabb, amikor el kell készítenie a Word vagy Excel adatbekérő dokumentumot, hanem az, amikor végül megkapja azokat. Széteső oldalak, hiányosan és rosszul kitöltött adatok, amelyeket keserves munkával lehet csak összesíteni. A helyzet talán akkor a legrosszabb, amikor egy hozzáértő kapja meg az anyagainkat, és ellenállhatatlan vágyat érez arra, hogy azokat átszerkessze, ezzel persze csak tovább nehezíti a mi munkánkat.

A PDF dokumentumok sok tekintetben megoldást kínálnak a fenti problémákra. Az alábbiakban röviden sorra vesszük, hogy mivel tud többet egy interaktív PDF űrlap, mint egy normál Excel vagy Word dokumentum. Azért, hogy az érveinket alátámasszuk, csatoltunk a cikkhez néhány PDF űrlapot, amelyeket letölthet és amelyekben a felsorolt funkciók egy részét ki is próbálhatja, vagy az űrlapokat akár a munkájában fel is használhatja. Amennyiben megadja elérhetőségét, akár a saját céglogójával is kiegészítjük. Emellett örülnénk minden olyan visszajelzésnek, amely az űrlapok használatával vagy szakmai tartalmával kapcsolatos.

Vegyük sorra, mit is tud egy interaktív űrlap?

Először is interaktív. Az űrlapon nyomógombokat vagy más interaktív elemeket helyezhetünk el, amelyekre kattintva az űrlap átvesz tőlünk egyszerű vagy egész összetett feladatokat. A csatolt mintában például nyomógombbal közvetlenül az űrlapból nyomtathatunk, vagy egy táblázathoz sorokat adhatunk, törölhetünk. Gondolja végig, hogy mi mindenre lenne szüksége egy űrlapon, és nagy valószínűséggel azt egy nyomógombhoz hozzá is rendelheti.

A bevitt adatokat az űrlap tartalmilag ellenőrizheti, és a nem megfelelő adatok esetén figyelmeztetést küldhet, és nem fogadja el azokat. Ha pontos és használható adatokra van szükségünk, akkor szűkíthetjük az adatbevitelt, előre megadhatjuk, hogy a kitöltő - csak egy adott listából - mely adatok közül választhat. Persze, nem kell túl szigorúnak lennünk, megengedhetjük, hogy az űrlapot kitöltő emellett saját adatot is megadjon. A megadott adatok formátumára is beállíthatunk feltételeket. Nem szerencsés, ha valaki egy számot betűkkel ad meg, ebben az esetben az adatbevitelt korlátozhatjuk egész vagy tört számokra. Emellett belső logikát is beépíthetünk a PDF űrlapba, amely egy szám vagy karaktersort a belső logika szerint leellenőrzi, még mielőtt elfogadná azokat. Például egy hitelkártya számsornak, egy rendszámnak, vagy egy e-mail címnek mindnek van belső logikája, amelynek ha a bevitt adat ellentmond, akkor a PDF űrlap nem fogadja el érvényes adatbevitelnek.

A numerikus adatokkal számításokat is végezhetünk, bár összetettebb számításokhoz, elemzésekhez továbbra is célszerűbb az Excel-t használni. Ugyanakkor egy költség elszámoláshoz, vagy egy szabvány ajánlat elkészítéséhez tucatnyi érvünk van a PDF űrlap használata mellett. Ha csak a fenti logikai ellenőrzést, és a beépített számítási funkciókat összekapcsoljuk és ezt egy nyomógombhoz rendeljük, akkor megérthető, hogy miért.

Opciók választásához emellett rádió gombokat vagy a több kiválasztást is lehetővé tevő X jeleket is használhatunk. A PDF űrlap a választás függvényében megjeleníthet, vagy elrejthet további kérdéseket. Miért is kellene további kérdésekkel zaklatni valakit, amikor már bejelölte, hogy nem házas, nincs kocsija, vagy nem akar állást változtatni.

Ez a funkció egyébként - ha mi magunk használjuk a PDF űrlapot - szabvány levelek elkészítésére is nagyon hasznos lehet. Egy kérvény esetében elég egy kattintás az elfogadva vagy az elutasítva gombra, máris a megfelelő szövegrészt jeleníti meg, és ha döntést még indokolnunk is kell, akkor azt egy legördülő menüből választhatjuk ki. Ebben az esetben a választó gombokat és kiválasztó listát természetesen a nyomtatásban elrejthetjük, így levelünk másodpercek alatt kész, és nem kell törődjük a levél formázásával és szabványos tartalmával.

A PDF űrlapok a betűtípusokat beágyazva tartalmazzák, így bárki nyitja is meg az űrlapot, vagy szabvány levelet, mindenki ugyanazt fogja látni mind a képernyőn, mind nyomtatásban.

A begyűjtött kérdőívek adatainak összesítése és konszolidálása is sokkal egyszerűbb és problémamentesebb egy PDF űrlapból, mintha ezt egy halom Excel táblázatból vagy Word dokumentumból tennénk meg. Csak ki kell választanunk a PDF dokumentumokat (vagy azt a könyvtárat ahova összegyűjtöttük), és két kattintásra az összes adatát egy Excel táblába exportálhatjuk. Nem kell utólag bajlódnunk a különböző adatformátumokkal, hibásan megadott email címekkel, különböző formátumú telefonszámokkal.

A PDF űrlapokat a honlapunkra is kitehetjük, hiszen az összes böngésző online meg tudja jeleníteni azokat, így adatokat online is bekérhetünk. Ez már egy kicsit haladóbb feladat, főleg ha a PDF űrlapunkat egy webes adatbázishoz is hozzárendeljük, ahova az adatokat be szeretnénk gyűjteni.

Ha fontos, bizalmas vagy hitelesített dokumentumokkal kell dolgozzunk, akkor a PDF űrlapot digitális aláírások kezelésére is felkészíthetjük, hogy a kitöltő személyét egyértelműen beazonosíthassuk.

A végére egy igazán jó hír. Mindehhez csak egy ingyenes Adobe Reader szoftverre van szüksége, mert a PDF űrlapokat úgy is elkészíthetjük, hogy azok az Adobe Reader szoftverben is szerkeszthetők legyenek, vagyis azok, akik ezt a PDF dokumentumot vagy űrlapot az Adobe Readerszoftverben nyitják meg, azt a Reader segítségével is elláthatják megjegyzésekkel is, kitölthetik az űrlapot, elmenthetik és visszaküldhetik azt a feladónak.

Mindezzel csak egy rövid bevezetőt szerettünk volna adni az interaktív PDF formátum világába. A formátum számos további hasznos lehetőséget rejt magában, amelynek lehetőségeit ha feliratkozik az Adobe hivatalos magyarországi közösségi portáljának a PDF Folio Facebook oldalára , folyamatosan, könnyen elsajátítható adagokban, minta űrlapokon keresztül kaphat meg az ismerősei, barátai üzeneteivel együtt.

A Facebook PDF Folio oldalon a Like/Tetszik gomb megnyomásával letölthetünk néhány interaktív PDF űrlapot, amelyet tetszés szerint felhasználhatunk, vagy kísérletezhetünk velük. Az űrlapokat a készítők ingyenesen tették elérhetővé és ha céges elérhetőségünket és logónkat megadjuk, akkor azt cégünk arculatához akár testre is szabják.

Ez az írás támogatott tartalom, nem a HR Portál szerkesztőségi anyaga. Az itt szereplő információk a cikk megrendelőjétől származnak.