Az információ és a tudás a legfontosabb

A cégeknek gyakran van szükségük konkrét, speciális, rendszerezett adatokra az üzleti vagy stratégiai döntések meghozatalához. Aki azonban nap mint nap adatokkal, információkkal foglalkozik, könnyen beláthatja, hogy az információáradatból tudást előállítani komoly feladat, és sok vezető, menedzser számára csak korlátozottan járható út. Egyrészt, mert munkaidejük elsősorban nem erre korlátozott, másrészt pedig, mert sokkal inkább saját szakmájuk, mint az információkeresés technikáinak ismerői. Lehetőség szerint tehát belső vagy külső munkatársra bízzák a feladatot, aki - legalábbis elvileg - a titkárnőtől kezdve az információbrókerig bárki lehet. A megbízottak munkájának hatékonyságában persze jelentős különbségek tapasztalhatók, amelyek elsősorban a gyorsaságban és a költséghatékonyságban nyilvánulnak meg. Az Outsell Incorporation becslése szerint például az információszerzéssel töltött idő miatt csupán az Egyesült Államokban évi több mint 100 milliárd dollár veszteség éri a vállalatokat.

Ezeket a tapasztalatokat figyelembe véve 2003 januárjában készült egy felmérés a Berzsenyi Dániel Főiskola könyvtár- és információtudományi tanszékén, amely pontosan rávilágít a már említett jelenségre, és egyúttal a magyar vállalatok által favorizált információtípusok, döntéseket segítő információs tevékenységek, módszerek és eszközök feltérképezésére irányult.

Minden cég nap mint nap használ és állít elő információs tartalmakat. Ez sikerének, versenyképességének szükségszerű és egyben elengedhetetlen feltétele. Ennek függvényében H. Lesca, az ismert szakértő szerint a vállalatok szempontjából alapvetően háromféle információt különböztethetünk meg:

>> Működési: a szervezet és egységei működéséhez többé-kevésbé nélkülözhetetlen operatív információ. Formalizált, szabványosított, többnyire számítógéppel kezelt és tárolt, a szervezeten belüli információfajták közül ez a legnagyobb arányú.

>> Fejlődési: a szervezet környezetének előrelátását, ezen keresztül a lehetőségek felmérését, a veszélyek elkerülését lehetővé tevő információ.

>> Befolyásolási: célja a fontos szervezeti egyének döntéseinek befolyásolása, koordinálása. Megléte a szervezet fennállásának feltétele, ez a szervezeten belüli információ "cementje".

A fenti tipizálás egyben az adat-információ-tudás spektrum szintjein való mozgást is érzékelteti, az operatív célokat szolgáló adatoktól kezdve egészen a döntést szolgáló információkig, illetve a szervezeti tudás alkalmazásáig. Az egyes intézmények is a fentebb említett három csoportba sorolható információkkal foglalkoznak. A szükségesnek ítélt információk típusa azonban cégről cégre változik, de alapvetően elmondható: tevékenységi területtől függetlenül a marketinggel kapcsolatos információk a legkeresettebbek.

A magyarországi vállalatok körében elsősorban a piaci és a szakterületi információk iránt van a legnagyobb igény, de hasonlóan nagy szerepet kapnak a cég-, a jogi, az általános, a statisztikai és a pénzügyi információk is. A sorrend élén nem véletlenül áll a piac, a szakterületek és a cégek világa, ugyanis ezek a leginkább változásérzékeny területek.

Információkra tehát szükség van, ezért megszerzésük hatékonyabbá tétele cégen belül az egyik legbiztosabban megtérülő befektetés. A felmérés tanúsága szerint hazánkban a cégek mintegy 77,7 százaléka közvetlen munkatársai által elégíti ki információs szükségleteit. Egyéb lehetőségeket - külső intézmény, piackutató intézet, gazdasági kamara, infobróker - elsősorban vállalatméret, vagy működési terület miatt lényegesen kisebb arányban vesznek igénybe. A Strabag Építő Rt. illetékese mindezt azzal magyarázza, hogy a belső munkatársaknak - amellett, hogy ez munkájuk részét is képezi - lényegesen nagyobb rálátásuk van a céges folyamatokra, mint egy külsősnek. Jól látszik tehát, hogy a vállalkozások leginkább a közvetlen kommunikációból szerzik az infomációt üzleti döntéseikhez, ezért lényegében minden munkatárs szerez és feldolgoz belső és külső forrásokat egyaránt. Ez a tevékenység szervesen épül be a mindennapi feladatok végzésébe. A kérdés inkább a beszerzés hatékonysága. Természetesen az információszerzés szerződéses kiadását több tényező is befolyásolhatja, úgymint a felmerülő igények gyakorisága, mennyisége, minősége, bizalmassági szintje, a megfelelő kereső szakember meglétének kérdése.

A Campona Italgyártó és -Forgalmazó Kft. szintén rendelkezik saját szakemberekkel, de az ergonómiai, grafikai kérdésekben, vagy a meghódítandó piacokról szóló információk beszerzésére számos esetben külső erőforrásokat is igénybe vesz. Imre Lászlóné ügyvezető igazgató úgy véli, a belső alkalmazottak kevésbé állnak rendelkezésre a döntésekhez elengedhetetlen speciális információk felkutatására és előállítására. A "belsősök" alkalmazása sok esetben kevésbé hatékony, és segítségükkel csak felszínes tudás állítható elő. Ezért a hatékonyság növelése érdekében alkalmaznak megbízásos formában külső információs szakembereket is. A Camponánál ilyen feladat lehet egy-egy ismeretlen külföldi megrendelő vagy beszállító megbízhatósági vizsgálata, vagy a krémlikőrök piacából való részesedésük megállapítása.

A vállalatvezető kezében van a döntés, hogy a bizalmas információ beszerzésében szakértő külső vállalkozót vagy a megbízhatóbbnak gondolt belső munkatárs munkáját veszi-e igénybe. A kérdést sokszor az időtényező dönti el, ugyanis a versenyelőny szempontjából perdöntő kérdések beszerzésének ideje szinte mindig rövid. A külső szolgáltató tehermentesíti is a belső szakembereket. Nem mindegy ugyanis, hogy a magas órabérű belső kutató vagy menedzser - akinek ráadásul nem is ez szakterülete - foglalkozik információkereséssel, vagy egy külső szakember, mondjuk információbróker.

A hazánkban is egyre jobban megélénkülő információs és tudáspiacon felértékelődnek az információbrókeri tevékenységek, azaz a rugalmas, nyitott, az egyes vál-lalatok sajátos információs igényeihez alkalmazkodó információ- és tudásszolgáltatások. Bizonyos információkat sokkal gyorsabban és hatékonyabban képes egy infobróker szolgáltatni, mint a cég bármely belső alkalmazottja, ezáltal pedig időt és pénzt takaríthat meg a vezető saját vállalatának.