Az irodai rendrakás műhelytitkai

Ki nem túrta már fel egyszer az íróasztalát egy névet, telefonszámot kutatva a papírhegyek között? Pedig ha rendet tartanánk a számítógépünk előtt vagy szekrényeinkben, sokkal nagyobb hatékonysággal dolgoznánk. A rendcsinálás pszichológiájába ad betekintést egy német szakkönyv szerzője.

"Huszonnégy óra alatt még a legrendetlenebb irodából is áttekinthető munkahelyet lehet varázsolni", nyilatkozta a Süddeutsche Zeitung német napilapnak Susanne Roth, az irodai rendrakás pszichológiájáról szóló könyv szerzője (Einfach aufgeräumt).

Folyamatos döntéshozatal
Látszólag egyszerű tétel, ám sokak mégsem kezdenek bele. A rendrakás ugyanis kiselejtezést is jelent. Minden egyes lapot át kell nézni és dönteni kell: megőrzöm vagy eldobom. Ha megőrzöm, akkor hová teszem? "Ez a sok kis döntés nagyon megerőltető és egy idő után az ember idegeire megy. Aki azonban nem retten meg az elején, annak a munkája egy idő után felgyorsul", mondja a szerző.

Rakjunk ki mindent a szoba közepére
Susanne Roth tippje a rendrakásra: sokkterápia. Ezt azoknak ajánlja, akik egy napot szánnak az iroda rendbetételére. Mindent rakjunk ki az iroda közepére és kezdjük az elején. Addig ne hagyjuk abba, amíg a végére nem érünk.
Akiknek csak 1-2 órája van a munkanapból erre, haladjanak sorban: először az íróasztal, aztán a szekrény egy-egy fiókja. Ha mindent kiborítunk, de nincs sok időnk, akkor legtöbbször visszaöntjük a fiókba, szerkénybe a maradékot és nem értünk el semmit.

Hiba, ha alábecsüljük
A dolgozók akkor követnek el hibát, ha alábecsülik a rendrakás fontosságát. Akinek sok a feladata, egész nap stresszes a munkája, hajlamosabb halogatni a rend kialakítását. Ezzel viszont az egyéb munka hatékonyságát csökkenti. A koncentrált munkához olyan irodai környezetre van szükség, ahol minden azonnal előkeríthető és nem kell félórákat papírhalmok átböngészésével vagy a számítógépen adatok keresésével tölteni.

Értelmes és állandó helyet találni
A rendrakás alapja: mindennek állandó és értelmes helyet kell találni. Egy jó munkahely arról ismerszik, hogy nem kell azon gondolkodni, mi hol található.
Aki egyszer belekezd az alapos rendcsinálásba, érezni fogja, milyen felszabadító érzés a szükségtelen tárgyak, dokumentumok, számlák kiselejtezése. És milyen nagyszerű érzés, ha látjuk ismét az íróasztalunk lapját...