Az egyik kolléga fázik, a másiknak melege van: hogyan lesz az irodai panaszokból elégedettség?

Hogy egy hétfő reggeli irodai panasz elhúzódó bosszúsággá válik, vagy gyorsan megoldódik, az ritkán kizárólag az üzemeltetésen múlik. A bérlő és az üzemeltető közötti együttműködés, a problémák kezelése és az időben érkező tájékoztatás legalább ilyen fontos. Ez volt az AmCham Hungary Workspace & Facilities Management (WFM) Bizottsága panelbeszélgetésének egyik fő üzenete.

Nem mindenki ugyanazt a hőmérsékletet szereti

Az egyik leggyakoribb irodai panasz a hőmérséklethez kapcsolódik. Zakariás Levente, az Interag Zrt. munkatársa szerint különösen a régebbi épületekben fordulhat elő, hogy egy irodán belül sem egyforma a hőérzet: az egyik asztalnál fáznak, a másiknál melegük van.

A bérleti szerződés rögzíti a megfelelő hőmérsékletet, az egyéni igények azonban eltérhetnek. Ilyenkor nem feltétlenül a termosztát újabb állítgatása vezet eredményre. A bérlő és az üzemeltető közötti párbeszéd segíthet abban, hogy a felek közösen találjanak megoldást.

A tapasztalatok szerint, ha a szabályok és azok okai világosak, az irodahasználók szívesebben alkalmazkodnak. Az energiaválság idején bevezetett változtatásokat is megértéssel fogadták, és sok pozitív visszajelzés érkezett.

A tudatos energiahasználat nemcsak költségkérdés, hanem fenntarthatósági szempontból is fontos. A mindennapi működésben is jelentős megtakarítást hozhat például, ha a vállalat előre jelzi az üzemeltetőnek a home office-napokat. Ha egy irodaterületet kevesen használnak, a fűtés vagy a hűtés megfelelő szabályozásával energiát lehet megtakarítani.

Egy mérés nem elég a panasz eldöntéséhez

A hőmérséklettel kapcsolatos panaszok megítéléséhez objektív mérésre van szükség. A digitális termosztát ugyanis nem feltétlenül a tényleges hőmérsékletet mutatja, egyetlen mérés pedig nem ad teljes képet a helyzetről. Hosszabb időszakot kell vizsgálni, kalibrált eszközzel, a légmozgást is figyelembe véve.A bérlői oldalon dolgozó facility manager feladata, hogy a munkavállalói jelzések mögött megtalálja a valódi problémát, és azt az üzemeltetővel együtt kezelje.

Harnos Klaudia, az AGCO Hungary facility managere szerint különösen fontos, hogy a munkavállalók azt érezzék, komolyan veszik a panaszaikat.

Amikor az üzemeltető munkatársa személyesen kijön, megnézi a helyzetet és mér, a kollégák azt érzik, hogy komolyan veszik őket. Ebből a bizalomból épül fel a jó együttműködés, és ettől lesz a bérlő valóban elégedett

– mondta.

Nem elég megoldani a problémát, kommunikálni is kell róla

Az ingatlankezelőnek egyszerre kell egyensúlyoznia a bérlő, a tulajdonos, a szakemberek és sokszor a hatóságok között. Bajor Vivien, az ICON Real Estate Management property managere szerint a nyílt és őszinte kommunikáció különösen akkor fontos, amikor nem lehet azonnal megoldani egy problémát.

„Mi, property managerek vagyunk a pufferek a bérlő, a tulajdonos és a szakemberek között. Nem minden hibára van azonnali megoldás, de azt mindig látnunk kell, mi történik a házban, és ezt időben el kell mondanunk. Ha a bérlő ismeri a helyzetet, például hogy dolgozunk a hibán és mikorra lesz kész, vagy hogy egy hétvégi leállás után hétfő reggel idő kell, mire felmelegszik az épület, akkor nyugodt, mert nincs bizonytalanság. A tiszta kommunikáció a bérlői elégedettség alapja” – hangsúlyozta.

A szakmában egyre inkább jó gyakorlatnak számít, hogy az üzemeltető egy napon belül visszajelez a bejelentésre, és legkésőbb három napon belül érdemben tájékoztatja a bérlőt az ügy állásáról. A hibajegy lezárása önmagában még nem jelenti azt, hogy a bérlő is elégedett.

Az előzetes tájékoztatás szintén sokat segíthet. A fűtési szezon kezdetén például érdemes elmagyarázni, hogyan működik a termosztát, és mennyi időre van szüksége a rendszernek a megfelelő hőmérséklet eléréséhez.

A bérlői elégedettség is lehet teljesítménymutató

A bérlői elégedettséget nem lehet pusztán érzésekre alapozni: rendszeres felmérésekre és dokumentálásra van szükség. Ezek segíthetnek abban, hogy a felek időben felismerjék, ha valami nem működik megfelelően.

A beszélgetésen felmerült, hogy a bérlői elégedettség az üzemeltető teljesítménymutatója (KPI) is lehet, sőt a szerződésekben és a tendereknél is szerepet kaphat.

Demény Zsuzsanna, a Gi Group Holding szakértője HR-szempontból arra hívta fel a figyelmet, hogy érdemes összekapcsolni a munkavállalói és a bérlői elégedettség mérését, akár azonos kérdésekkel. Így kiderülhet, hol tér el a vállalat és a munkatársak megítélése, illetve mennyire befolyásolja az iroda minősége a dolgozók elégedettségét.

Partnerségben mindenki nyerhet

A panelbeszélgetés legfontosabb tanulsága, hogy a bérlő és az üzemeltető kapcsolata nem egyszerűen szolgáltatói viszony, hanem átlátható működésre és kölcsönös bizalomra épülő partnerség.

A property manager és a facility manager tanácsadóként is segítheti a bérlőt, a cél pedig nem az, hogy egy vitában valamelyik fél győzzön, hanem hogy minden érintett elégedett legyen. Az irodai komfort, a munkavállalói elégedettség és a hosszú távú bérlői kapcsolat így nem egymástól független kérdések, hanem ugyanannak a jól működő együttműködésnek a részei.

Kép forrása: magnific

Kapcsolódó szakmai tartalmak

Vége a kényelmetlen irodáknak: Az otthoni komfort lett a mérce a munkahelyeken

Az alkalmazottak elvárásai megváltoztak, mióta az otthoni környezet kényelmét össze tudják hasonlítani a hagyományos irodai léttel. A munkáltatók válaszul praktikus változtatásokat vezetnek be, amelyek a valódi igényeket támogatják az elavult feltételezések helyett.

iroda

Irodai munkavégzés, munkahelyi környezet és modern munkaterek. Hírek, kutatások és elemzések az irodai trendekről, a munkaszervezésről, a hibrid és távoli munkavégzésről, valamint az irodai dolgozókat érintő változásokról.