15 tipp cégvezetőknek a hatékony időgazdálkodáshoz

Egyre több a feladat, nem akar elfogyni a munka, milyen más tevékenységektől kell az időt elvonni? Amennyiben találkoztál már az alábbi helyzetekkel, akkor ez a cikk neked szól.

Egyre több olyan feladattal találod szembe magad, amivel nem is feltétlenül neked kellene foglalkoznod, de valahogy mégis nálad landol.

Sokszor a saját vezetői feladataid sorolódnak hátra.

Úgy érzed pótolhatatlan vagy, szabadságra is csak úgy tudsz elmenni, hogy dolgozol és folyamatosan aggódsz.

Hiába dolgozol,illetve alkalmazol trükköket mégse fogy el a munka, sőt úgy érzed egyre csak több lesz.

Sokszor magadtól, családodtól, barátaidtól veszel el időt akaratod ellenére is.

Mivel töltenéd az idődet, ha ezek megszűnnének, és valóban arra lenne időd, amit te tartasz fontosnak? Hogy éreznéd magad?

A következő 15 tippet alkalmazva már elindulhatsz a labirintusból a kijárat felé és több időt szánhatsz a számodra lényeges dolgokra. Kezdetben persze ezek is vihetik az időt, de hosszú távon Te fogsz nyerni vele.

1. Fókuszáltan dolgozz! Naponta legalább 2x50 percet fókuszáltan dolgozz! Iktass ki minden zavaró tényezőt és csak 1 dologra koncentrálva dolgozz! A sokak által kedvelt multitasking módszer az alkalmazottaknak hasznos lehet, de egy vezetőnek sokkal jobb, ha fókuszáltan dolgozik.

2. Vezess To Do listát! Írd fel azokat a dolgokat este, amit másnap mindenképpen el kell intézned! Törekedj arra, hogy szabadidőt is adj magadnak és csak annyit írj fel, amennyit biztosan képes vagy megcsinálni, úgyis biztosan jönnek közbe még megoldandó, elintéznivaló helyzetek. Amikor már jól megy az 1 nap előretervezése akkor vasárnap nagy vonalakban terved meg a hetedet. A magadra, családodra fordítandó időt is előre tervezd be! Priorizáld a feladatokat, nézd meg mi az, ami fontos, mi az, ami sürgős. Ami egyik kategóriába se esik, nem is igényli, hogy meg legyen csinálva.

3. Csináld meg, ami 2 percnél kevesebb időbe telik! Ahogy felmerül egy feladat, e-mail, ami kevesebb, mint 2 percedet veszi el, csináld meg, töröld ki, továbbítsd az illetékesnek, csinálj vele valamit! Különben halogatni kezded, tolod magad előtt és frusztráltan fogod érezni magad.

4. Evernote, jegyzetek használata. Készíts jegyzeteket magadnak, így nem felejtesz el semmit és bármikor visszakereshető. Az okostelefonok világában rengeteg kényelmes megoldás van.

5. Doodle, eseményegyeztető programok használata. Tervezel egy találkozót, meetinget és neked kellene leegyeztetned, ami mind sok idő és stressz. Használj könnyen használható programokat, így egy pillantás alatt láthatod, hogy mikor lenne a legalkalmasabb.

6. Delegálj! Te tudod a legjobban, legpontosabban megcsinálni? Nem bízol másban? Sok idő és energia valakinek a betanítása és az ellenőrzése? Ideje, hogy átadj másoknak feladatokat, felelősséget ruházz át másokra. Kezdetben lassúnak tűnhet, hosszútávon viszont biztos sokkal jobb, ha kiszervezel dolgokat, legyen az alkalmazott vagy alvállalkozó. A magyaroknak ez általában nagyon nehezen megy, pedig szükséges… A munkában és a magánéletben is egyaránt megoldható.

7. Asszisztens alkalmazása. Gratulálok, ha van már asszisztensed! Amennyiben még nincs, számold ki, hogy mennyi időt töltesz el olyan dolgokkal, amik viszik az idődet, pedig más is megcsinálhatná helyetted. Pl.: posta intézése, számlázás, könyvelő intézése, kapcsolattartás, szervezés.

8. Tarts hetente legalább 1 alkalommal meetinget a kollégákkal. Legyen ez online vagy akár személyes, a fő, hogy jelölj ki egy napot, amikor megbeszélitek milyen sikerek és nehézségek voltak az előző héten és ki mit fog csinálni az adott héten. Nem kell sok időt rászánni, a lényeg, hogy mindenki csapattagnak érezze magát, átlássa a folyamatokat és Te, mint vezető átfogó képet kapj az aktuális dolgokról. A meeting kiváló alkalom lehet, hogy a problémákra közösen keressetek megoldást.

9. Riportok, mutatók és rendszerek használata. Legyenek éves, féléves, negyedéves, havi, heti, napi mutatók, riportok. Például: naponta mennyi bevétel és kiadás volt, milyen megrendelések érkeztek, hogy a nap végén lásd, hogyan alakulnak a dolgok. A cég működésén kívül ajánlott az emberek teljesítményét is figyelni, szigorúan önmagukhoz mérve.

10. Ne utazz, ha nem muszáj! A mai digitális világban, ne utazz feleslegesen. A felhő alapú rendszerek világában a céges adataidat szinte bárhonnan eléred. Üzleti találkozókra akkor utazz, ha tudod, megéri a fáradtságot. Hozzád is jöhetnek, illetve Skype vagy egyéb program segítségével is lehet kommunikálni.

11. Iktasd ki a zavaró tényezőket! A telefonod folyamatosan csörög, szinkronizálja az e-maileket, így akaratod ellenére is olvasgatod? Jelölj ki magadnak időintervallumokat, amikor mondjuk, naponta 2 alkalommal megnézed az e-maileket és egyből törlöd azt, ami nem fontos, a többit pedig megválaszolod. A telefont nem fel azonnal mindenkinek, hanem majd amikor időd engedi, visszahívod őket. Az esetek többségében nem is volt fontos, amiért kerestek, időközben rendeződött az ügy.

12. Képezd, fejleszd magad és a kollégáidat! Menj el tréningekre, oktatásokra, figyeld az újdonságokat. Sokszor 1-1 apró újdonság is képes több órát megspórolni neked és a munkatársaidnak. Szakmailag is fejlődsz és új kapcsolatokra is szert teszel.

13. Dicsérj! Motiválj! A legtöbb ember nem a pénzzel motiválható jobb teljesítményre, hanem a dicsérettel. Ha valamit remekül megcsináltak a kollégáid, köszönd meg nekik és mondd el, hogy milyen jó, az, amit csináltak. Magadat is dicsérd meg, ha valamit megcsinálsz. A fejlődést is értékeld, ne csak a kiváló teljesítményt. Így mindenki jobban és nagyobb lelkesedéssel végzi majd a munkáját és keresni fogja a fejlődési lehetőséget. Érdemes azt is megtudni, hogy kit mivel lehet leginkább motiválni.

14. Élezd meg a baltát! A favágó az első munkanapján kivág 5 fát, a második napon jobban dolgozik, így már 7-et kivág. Később folyamatosan tartja ezt a szintet és megállás nélkül dolgozik. Majd egyszer csak romlik a teljesítménye. Ugyanannyi idő alatt, ugyanakkora erővel kevesebb fát vág ki és nem érti. A fejsze éle elkopott, így romlik a teljesítménye. Akármivel is foglalkozol, te is így működsz, ha nem pihensz, hanem csak hajtod magad kiégsz, megbetegszel, rosszabbul teljesítesz. Fontos pihenni és feltöltődni!

15. Mondj nemet! Azért helyezed a Te feladatodat a háttérbe, mert valaki segítséget kért tőled? Tanulj meg nemet mondani! Nyugodtan megmondhatod, hogy szívesen segítesz máskor, biztosan a másik fél is megérti, hogy elfoglalt vagy. Ami a legjobb, hogy önállóbbá is válik és inkább arra fog koncentrálni, hogy ő hogyan tudná megoldani a helyzetet és nem rád fog várni.

Ha csak 1-1 tippet elkezdesz kitartóan alkalmazni, már érezni fogod a változást! Viszont sokszor az időhiánynak komplexebb a háttere, ezért így érdemes mélyebbre menni és a cégen belül rendszereket kidolgozni. A számodra fontos dolgokra mindig fordíts időt!

Magyar Kitti
Tréner, Coach, Vezető- és szervezetfejlesztő
Vista Verde Oktatási Központ
[email protected]

15 tipp cégvezetőknek a hatékony időgazdálkodáshoz

Nincs szorgalmas vagy lusta generáció - a Z a közös élményt keresi és nem akar belehalni a munkába

Kapcsolódó tartalmaink 1 2 3 Bezár

Ha valaki más munkáját veszed át, csontvázak dőlhetnek ki a szekrényből

Így lehetsz sikeres főnök

A szeretet ünnepe - az elég jó karácsony

Heti ajánló

HR állások

Állások

Rendezvények

Partnereink hírei

HR Blog oldalak

Diagnózis kódok

Video

Könyvajánló

Kulturális ajánló