A modern HR eszköztára cikksorozat 2. rész - Mit tanulhatnak a HR vezetők egy sikeres munkaidő digitalizációs projektből?

A HR digitalizációról gyakran technológiai oldalról beszélünk, pedig a valódi kérdés általában nem az, hogy milyen rendszert vezet be egy szervezet, hanem az, hogy az miként támogatja az embereket, a vezetőket és a mindennapi működést.

Egy Sopronban működő, nemzetközi háttérrel rendelkező bútorgyártó vállalatnál az elmúlt évek növekedése új kihívásokat hozott a HR számára. A közel 900 munkavállalót foglalkoztató, több műszakos működést folytató szervezetnél egyre fontosabbá vált, hogy a munkaidő-kezelési és jelenlétkezelési folyamatok lépést tudjanak tartani a vállalat fejlődésével.

Varga Noémi, a vállalat HR vezetője szerint egy ilyen méretű szervezetben a HR szerepe ma már jóval túlmutat a hagyományos adminisztráción.

A HR szervezet számára kiemelten fontos feladat a megfelelő munkaerő biztosítása, a munkavállalói élmény fejlesztése, valamint azoknak a folyamatoknak a támogatása, amelyek stabilan és hatékonyan szolgálják ki a gyártási működést. Egy ilyen méretű szervezetnél a HR már nem pusztán adminisztratív funkció, hanem stratégiai partner a vezetők számára.

-

Amikor a növekedés új kihívásokat teremt

Egy több műszakos, nagy létszámú gyártóvállalatnál a munkaidő-kezelés rendkívül összetett feladat. A munkarendek, túlórák, műszakcserék, szabadságok és egyéb távollétek nyomon követése olyan folyamat, ahol a pontosság és az információk gyors elérhetősége alapvető fontosságú.

A vállalatnál a létszám növekedésével párhuzamosan vált egyre nyilvánvalóbbá, hogy a korábban használt rendszer már nem tudja ugyanazzal a rugalmassággal támogatni a működést, mint korábban.

Az elmúlt évek jelentős létszámbővülése során vált egyértelművé, hogy a korábbi rendszer nehezen követi a szervezeti változásokat. Bár rendelkezésünkre állt munkaidő-nyilvántartó rendszer, az a bérszámfejtési rendszer egyik moduljaként működött, és egyre kevésbé tudta támogatni a növekvő szervezet igényeit. A fejlesztések lassan valósultak meg, a rendszer rugalmassága korlátozott volt, ami egy dinamikusan fejlődő gyártóvállalat számára komoly kihívást jelentett.

Mindez nemcsak a HR, hanem a vezetők mindennapjaira is hatással volt. A jelenléti adatok ellenőrzése, a munkaidő-korrekciók kezelése, a szabadságok jóváhagyása vagy a különböző riportok elkészítése jelentős manuális munkát igényelt.

Többről volt szó, mint egy rendszer cseréjéről

A projekt célja nem egyszerűen egy új szoftver bevezetése volt. A vállalat olyan működést szeretett volna kialakítani, amely egyszerűbbé, gyorsabbá és átláthatóbbá teszi a mindennapi folyamatokat.

„Elsődleges célunk az volt, hogy egyszerűbbé, átláthatóbbá és gyorsabbá tegyük a munkaidő-kezelési folyamatokat. Emellett fontos volt a vezetői önkiszolgálás erősítése, a HR adminisztráció csökkentése, a pontosabb adatok biztosítása és egy olyan rendszer bevezetése, amely hosszú távon is képes követni a szervezet fejlődését.”

A döntés során nem csupán a rendszer képességeit vizsgálták, hanem azt is, hogy a szolgáltató mennyire tud együtt gondolkodni a szervezet céljaival és működésével.

Olyan partnert kerestünk, aki nem egy standard terméket kíván értékesíteni, hanem képes megérteni a sajátos működésünket is.

A vállalat végül az ASSA ABLOY által kínált SiS Work platform mellett döntött, amelynek rugalmassága, fejleszthetősége és gyártóvállalati környezetben szerzett tapasztalata jól illeszkedett az elvárásokhoz.

 

Gyorsabb folyamatok, kevesebb adminisztráció

A bevezetést követően a változás elsőként a napi működésben vált érzékelhetővé.

Jelentősen felgyorsult a szabadságigénylések kezelése, a vezetői jóváhagyás, a jelenléti adatok ellenőrzése, valamint a riportkészítés. A korábban több rendszerből összeállított információk ma egy helyen érhetők el.

A változás nemcsak a HR-csapat munkájában volt érzékelhető, hanem a vezetői oldalon is. Az új rendszer gyorsabb információáramlást és egyszerűbb napi ügyintézést tett lehetővé.

A vezetők elsősorban az átláthatóságot és az időmegtakarítást emelték ki. Pozitívan fogadták, hogy valós idejű információkhoz férnek hozzá, és kevesebb adminisztratív feladat hárul rájuk.

Az előnyök a gyakorlatban is jól mérhetők. Olyan feladatok, amelyek korábban több órát vettek igénybe, ma már néhány kattintással elvégezhetők.

Korábban egy vezetői létszám- vagy jelenléti riport összeállítása akár több órát is igénybe vehetett különböző adatforrásokból. Ma ezek az információk néhány kattintással elérhetők, sőt egyedi riportok kialakítására is van lehetőség.

Több idő jut arra, ami valóban értéket teremt

A gyorsabb folyamatok legfontosabb eredménye nem önmagában az időmegtakarítás volt, hanem az, hogy a HR újra nagyobb hangsúlyt tudott helyezni az értékteremtő feladatokra.

Csökkent az adategyeztetés, a manuális korrekciók száma, valamint a különböző Excel-alapú nyilvántartások szükségessége. A HR jelentősen kevesebb időt fordít adatkezelésre és több figyelmet tud szentelni a munkatársak támogatására.

A felszabaduló kapacitásoknak köszönhetően több idő jut a toborzásra, a képzésekre, a vezetői támogatásra és a munkavállalói élmény fejlesztésére.

Hasonló pozitív változás történt a vezetői oldalon is.

A vezetők gyorsabban jutnak a szükséges információkhoz, így hamarabb tudnak reagálni a működési kihívásokra. A digitális folyamatoknak köszönhetően kevesebb időt töltenek adminisztrációval és több idő marad az emberek vezetésére.

A munkavállalók is érzik a különbséget

A HR digitalizáció sikere végső soron a munkavállalói élményen mérhető le. Ma már természetes elvárás, hogy a dolgozók gyorsan hozzáférjenek saját adataikhoz, egyszerűen tudják intézni ügyeiket, és átlátható folyamatokkal találkozzanak.

A projekt ebben is kézzelfogható eredményeket hozott.

A munkavállalók számára egy könnyen használható, modern és gyors ügyintézési lehetőséget szerettünk volna biztosítani. A pozitív visszajelzések elsősorban az egyszerűbb szabadságkezeléshez és az átláthatóbb munkaidő-adatokhoz kapcsolódtak.

Az önkiszolgáló funkciók és a SiS Work mobilalkalmazása lehetővé teszik, hogy a munkavállalók saját munkaidő- és szabadságadataikhoz gyorsan hozzáférjenek, miközben az ügyintézési folyamatok is átláthatóbbá és gyorsabbá váltak. A mobilalkalmazás segítségével például a táppénzes dokumentumok feltöltése is egyszerűen elvégezhető.

A HR brand építése belülről indul

Miközben a HR brandről gyakran külső kommunikációs kampányok kapcsán beszélünk, a munkavállalók mindennapi tapasztalatai legalább ekkora szerepet játszanak annak alakításában.

A gyors ügyintézés, az átlátható folyamatok és a könnyen elérhető információk nemcsak a dolgozói elégedettséget növelik, hanem a HR-ről kialakult képet is formálják.

A HR még inkább támogató és szolgáltató funkcióként jelenik meg, nem pedig adminisztratív egységként.

Ez talán a projekt egyik legfontosabb, ugyanakkor legnehezebben számszerűsíthető eredménye. Amikor a munkavállalók a HR-t segítő partnerként látják, az a szervezet egészére pozitív hatással van.

Adatközpontú működés, jobb döntések

A projekt eredményeként nemcsak a folyamatok gyorsultak fel, hanem erősödött az adatvezérelt működés is.

Az átlátható és valós idejű adatok jelentősen támogatják a vezetői döntéseket a létszámtervezés, a túlórakezelés és a munkaszervezés területén.

A vezetés számára a gyorsan rendelkezésre álló, megbízható adatok komoly előnyt jelentenek a kapacitástervezés és az erőforrás-gazdálkodás során.

 

Tanulságok HR vezetők számára

Varga Noémi szerint a HR digitalizáció sikerének egyik kulcsa, hogy ne kizárólag informatikai projektként tekintsünk rá.

Elsősorban azt tanácsolom, hogy ne kizárólag informatikai projektként kezeljék a bevezetést. A siker kulcsa az üzleti igények pontos megértése, a vezetők bevonása és egy olyan partner kiválasztása, amely valóban érti a szervezet működését.

A bemutatott projekt során a technológiai hátteret az ASSA ABLOY SiS Work platform biztosította, a történet azonban valójában nem egy rendszerről szól. Sokkal inkább arról, hogyan lehet a digitalizáció segítségével gyorsabbá tenni a HR-folyamatokat, csökkenteni az adminisztratív terheket, javítani a munkavállalói élményt és erősíteni a HR szerepét a szervezeten belül.

Végső soron talán ez a legfontosabb tanulság: a modern HR nem attól válik sikeressé, hogy több adminisztrációt kezel, hanem attól, hogy több ideje marad az emberekre.

A cikk alapjául szolgáló interjú Varga Noémi HR vezetővel készült.

További információkért látogasson el web www.seawing.eu és oldalunkra, vagy írjon nekünk .

Tóth Kristóf
Termékmenedzser
Assa Abloy Opening Solutions Hungary Kft.

Támogatott tartalom