Akiknek olyan természetes a home office, mint a levegővétel

Filep Szilvia 10 év alkalmazotti lét után csöppent bele a home office világában, és az teljesen beszippantotta. Korábban dolgozott állami szervezetnél, magyar tulajdonú kkv-nál és multinacionális nagyvállalatnál is.

“Az, amit sokan most, a koronavírus-járvány miatt tapasztaltak meg először, számunkra természetes” - mondta. A hazai aktív munkaerőpiac 2-5 százaléka tartozik jelenleg az ún. freelancerek csoportjába. Ők azok, akik jellemzően katás adózású vállalkozók, általában szellemi területen dolgoznak, projektjelleggel, B2B-alapon, alkalmazottak nélkül. Filep Szilvia 7 éve tartozik közéjük, ő a freelancerblog.hu és a Freelancer Festival alapítója. Veszprémben él, és amikor Budapesten akad dolga, akkor is co-working irodát használ.

Antal Csaba távközlési mérnök, 9 éve költözött családjával egy kis Balaton-felvidéki faluba, Vászolyra. Immár 4 éve innen dolgozik egy londoni autóipari szoftvereket előállító cégnek, emellett vendégházakat üzemeltet. Jelenleg épp közösségi irodát és szálláshelyet épít Vászolyon, a PortusHome alapítója.

Fazekas László 10 évet töltött marketing, kommunikációs és reklámügynökségi vonalon, majd az állami szférában, mielőtt családjával Hódmezővásárhelyre költözött volna. Egy ideig ingázott a lakhelye és Budapest között, de most már lassan 3 éve full time home office-ban dolgozik. Egy játékosított digitális képzési szoftvereket fejlesztő cég, a Games for Business sales és marketingvezetője.

A három szakember a 2. OFFICE@HOME konferencián egy kerekasztalbeszélgetésen osztotta meg a home office-szal kapcsolatos tapasztalatait, tippjeit, trükkjeit a közönséggel.

Time management Covid alatt - Az idilli kép és a valóság

Számukra sok újdonságot és kihívást azért nem hozott a koronavírus-járvány és az ország tavaszi megállása, mert már jóval korábban kialakították azokat a szabályrendszereket, amelyek segítségével hatékonyan, megfelelő időbeosztás mellett láthatják el mind a munkahelyi, mind a magánéleti teendőiket.

Filep Szilvia hétfőn tervez - és ha kell, újratervez -, a keddet és a szerdát kőkemény munkanapnak tekinti, péntektől vasárnapig viszont digitális elvonulást tart. Ő azt vallja, hogy a felgyorsult világ és az ezzel járó terhelés a 4 munkanap-3 szabadnap felosztást kényszeríti ki. Erre van szükség ahhoz, hogy az ember megfelelően le és ki tudjon kapcsolni.

Antal Csaba sosem dolgozik pizsamában, mindig rendesen felöltözik, mielőtt nekilátna napi munkahelyi teendőinek. Alapvető fontosságúnak tartja a saját dolgozószobát, és azt, hogy vacsora után már ne nézzen rá a céges e-mailekre. Mostanra a gyerekei is megtanulták, sőt, maguk is alkalmazzák azt a módszert, hogy ha egy szoba ajtaja zárva van, akkor a bent lévő nem ér rá, nem illik rányitni.

Fazekas László szerint a Covid-időszak annyiban persze a feketeöves távmunkásokat is kihívás elé állította, hogy össze kellett passzintani a felnőttek és a gyerekek időrendjét. Ahhoz, hogy ez sikerüljön, ő a feleségével közös naptárba kezdte vezetni a munkahelyi elfoglaltságokat - még a 15 perces megbeszéléseket is. “Az eddigi tapasztalataim szerint a virtuális tér megkönnyíti a pontosság betartását, most sokkal kevésbé jellemző, hogy valaki késik egy-egy meetingről” - mondta. Abban azonban egyetért Filep Szilviában, hogy valójában a gyerekek mellett az egyik szülő csak akkor tud dolgozni, amikor épp a másik felügyeli őket.

Ő a kieső munkaidőt éjszaka pótolta, Filep Szilvia pedig inkább hajnalban. “Az csupán egy idilli, de kicsit sem valós kép, hogy a gyerek, pláne 6 éves kor alatt az öledben ül, te pedig mosolyogva dolgozol. Ilyenkor valójában még droid, azaz automatizált munkát sem lehet végezni. Én a délutáni alvás időszakát használtam fel és a kora reggeleket” - mesélte.

Kollaborációs eszközök, avagy hogyan lesz a napi 200 e-mailből 50?

Azok, akik régóta home office-ban dolgoznak alapértelmezésnek tekintik az online tervező és kollaborációs eszközök használatát.

“Nálunk az egész cég trellozik. Ez egy olyan szoftver, aminek sokféle felhasználási formája van, és területre szabható az alkalmazás, így a salestől a marketingen át a fejlesztőkig jól használható. A kommunikációra hivatalosan Zoomot használunk, de az én gépemen fent van a WebEx, a Teams és a Skype is, ebben mindig az ügyfelek igényeihez alkalmazkodom. Természetesen levelezünk is a kollégákkal, de lényegesen kevesebbet, mint korábban. Ezt a projektmanagement szoftvereknek köszönhetjük” - mondta Fazekas László. Szerinte szabadságról visszatérve követhető leginkább nyomon ezeknek az eszközöknek a jótékony hatása, akkor ugyanis igencsak szembeötlő, hogy a napi 200 olvasatlan e-mail helyett legfeljebb 40-50 várja az embert.

Filep Szilvia a Trellot váltotta le nemrég az Asanára, a napi szintű kommunikációra pedig a Slacket használja.

“Ezek a szoftverek először nagy tehernek tűnnek, olyan, mintha az ördög maga jött volna el. De ez csak addig tart, amíg az ember meg nem tanulja használni őket, és amíg eleinte párhuzamosan e-mailezik is” - véli Fazekas László.

“Ez egy hosszú tapasztalás, és sokan feladják menet közben, de aki nem spórolja meg a tanulási fázisban szükséges energiát, annak nagyon megkönnyítik az életét projektmanagement szoftverek” - tette hozzá Filep Szilvia.

Antal Csaba arra is felhívta a figyelmet: náluk tilos olyan embert csatolni egy-egy e-mailre, akinek nincs dolga az adott feladattal. Ez szintén egy rendkívül hasznos megoldás.

Miért is kávézzak vadidegen kollégákkal a világ másik végén?

Náluk a cégnél évente egyszer találkoznak egymással személyesen a munkatársak, a Covid alatt viszont kialakítottak egy rendszert, amitől Antal Csabának először égnek állt a haja, később viszont kiderült, nagyon is hasznos a szociális interakciók fenntartásában.

“Hetente egyszer összepárosítják az embert valamelyik kollégájával, akivel fél órán keresztül online együtt kávézik, és akivel tilos munkahelyi dolgokról beszélni. A karantén időszaka alatt ehhez hasonlóan virtuális ebédeket is tartottunk, ami persze a kínai kollégáknál reggeli, Kanadában pedig ebéd volt. Kezdetben idegenkedtem az egésztől, de most már azt mondom, nagyon jót tett mindenkinek, hogy megtartottunk ezeket.”

Non stop ellenőrzés, avagy mi ez a borzalom?

Arra a kérdésre, hogy az ember vezetőként miképp lehet biztos abban, hogy a kollégái dolgoznak, a feketeöves home officerek kivétel nélkül a bizalom jelentőségét emelték ki.

“Öt év szabadúszás után valójában már maga a kérdés is borzalmasan hangzik. Tényleg vannak olyan vezetők, akik azt nézik, hogy az ember jelenlétét jelző pötty zölden világít-e? Az tény, hogy most sok olyan cégnél is távmunkába kényszerültek a kollégák, ahol korábban nem volt meg ennek a gyakorlata, de ha az ember bízik a munkatársaiban és a motivációjukban, akkor semmi szükség heti, pláne napi szintű egyeztetésre, számonkérésre” - mondta Filep Szilvia.

“Amikor az irodában dolgoztak, ugyanez a vezető az asztaluk fölött álldigált? Az én munkatársaim azt hinnék, meghülyültem, ha például arra kérném őket, hogy minden reggel jelentkezzenek be egyenként. Nekem az a lényeg, hogy arról tudjak, ha valami elakadt, és emiatt elkezdtek összetorlódni a feladatok. De nem játszom rendőrt. Konstruktívan gondolkodó és tervezni tudó embereket válogatok a csapatomba, akikkel rendszeresen egyeztetjük a teendőket és a célokat. A kulcs a bizalom” - tette hozzá Fazekas László.

“Nálunk mindenki látja a többiek feladatait, naptárját is. A működésünk átlátható és nem munkaidő-, hanem feladatorientált. Senki nem hiszi el nekem, de még a kivehető szabadságunk sincs meghatározva. Mindenki annyi időre megy pihenni, amennyire szeretne, és senki nem él vissza ezzel a rendszerrel” - mesélte Antal Csaba.

Nyitókép: William Iven from Pixabay