Bent ülsz az irodában, mégis távmunkázol?

A cél: több személyes találkozás. A valóság: ugyanaz a Zoom, másik háttérrel

Számos nagyvállalat, köztük az Instagram, a TikTok, a Fidelity is azok közé tartozik, amelyek a közelmúltban heti öt irodai napot írtak elő. Natalia Emanuel és Emma Harrington közgazdász-kutatók szerint a szigorítás ugyan csökkenti az otthoni munkavégzést, a távmunkát viszont nem feltétlenül. Sokan beautóznak vagy beutaznak, majd az íróasztaluknál ülve csatlakoznak az online megbeszélésekhez.

Az érvelés kiindulópontja, amelyet The Atlantic-en megjelent cikkükben fejtenek ki, hogy a döntéshozók gyakran egy idealizált irodát képzelnek el, ahol mindenki együtt van. A mai iroda azonban sokszor félig üres: a távmunka alternatívája nem a nyüzsgő közösségi tér, hanem a kihalt boxok sora.

A szerzők szeptemberben 1835 diplomás amerikai munkavállalót kérdeztek meg. Az eredmények pedig azt mutatják, hogy:

• a legutóbbi irodai napjukon a válaszadók több mint 70 százalékának legalább egy csapattagja nem tartózkodott az épületben.
• Emiatt a válaszadók nagyjából fele egyáltalán nem vett részt teljesen személyes megbeszélésen.
• Több mint egyharmaduknál kizárólag online megbeszélések voltak, mert a csapat az egész meetinget online tartotta, ha valaki távol volt.
• A megbeszéléssel rendelkezők 52 százaléka számolt be arról, hogy legalább egy meetingjük online zajlott, annak ellenére, hogy minden résztvevő ugyanabban az épületben volt.

Miért éri meg (mégis) bejárni?

Az ingázás valós költség: az átlagos amerikai naponta 54 percet tölt úton munkába és haza, és ezt a napi tevékenységei közül a legkevésbé kedvelt dolgok között tartja számon. Ha viszont a kollégák ténylegesen egy térben vannak, a befektetett idő megtérülhet.

A szerzők több kutatásra hivatkoznak:

• A Nature-ben megjelent kísérletben a személyesen ötletelő párok körülbelül 14 százalékkal több ötlettel álltak elő, mint az online dolgozók.
• A személyes munka a mentorálást is erősíti: nagyjából 20 százalékkal több visszajelzést kapnak az emberek a munkájukra.
• A munkavállalók következetesen jobb teljesítményt nyújtanak, ha a kollégáikkal szemtől szemben dolgoznak, és ezt értelmesebbnek is élik meg, mint az egyedül végzett munkát.

A probléma az, hogy ezek az előnyök törékenyek. A kutatók eredményei szerint már egyetlen távoli csapattag is gyengíti az egymás mellett ülők közötti kapcsolatokat, mert a csapatmegbeszélések részben vagy egészben online térbe költöznek. Elég tehát egy távollévő kolléga, és az ingázás haszna jórészt elvész.

A járvány két öröksége

A szerzők szerint két, a pandémiából itt maradt jelenség áll a háttérben.

1. Szétszóródott csapatok. A lezárások idején a Zoomon végezhető munkáknál nem számított a távolság, így sok cég a csapat központjától messze élő jelölteket is felvett, a meglévő munkatársak pedig távolabb költözhettek. Egy Fortune 500-as cég adatai szerint a vállalati munkatársak mintegy 60 százalékának volt legalább egy távoli csapattársa a járvány után, szemben a korábbi 20 százalékkal. A kisvállalkozásoknál a munkavállalók és a központi iroda közötti távolság 2019 és 2023 között csaknem háromszorosára nőtt, nagyrészt azért, mert sokan túl messze laknak ahhoz, hogy rendszeresen bejárjanak.

Sok cég beletörődött ebbe. Ha a csapat amúgy is szétszórt, a vezető nem látja akadályát annak, hogy a detroiti jelöltet vegye fel, noha a csapat súlypontja Denverben van. A Fortune 500-as cégek álláshirdetéseiben ma ötször gyakrabban szerepel több lehetséges irodai helyszín, mint tíz éve.

2. Rossz beidegződések. A járvány alatt sokan megszokták, hogy a saját feladatlistájukra koncentráljanak, és kevesebb idő alatt több feladatot pipáljanak ki. Ma sokan még mindig zavaró tényezőnek látják a kollégákkal folytatott irodai beszélgetéseket: úgy érzik, az ingázással töltött idő után még a csevegéssel is időt vesztenek. A szerzők szerint ez a szemlélet figyelmen kívül hagyja, hogy az ilyen beszélgetések új ötleteket indíthatnak el, másokat fejleszthetnek, és javíthatják a munka minőségét.

„Négyet kérsz, hármat kapsz”

Az eredmény az otthonmaradás, amíg csak lehet. A kutatók elemzése szerint a tipikus munkavállaló egy nappal kevesebbet jár be, mint amennyit a cég előír. Ez kevésnek hangzik, de bármelyik napon valaki valószínűleg otthon van, és ezzel az irodában lévő kollégáit is a videóhívások felé tereli.

Van egy öngerjesztő hatás is: ha egy ember nem jelenik meg, a többieket is kevésbé vonzza az iroda. Ez különösen igaz a vezetőkre. Ha a főnök otthon marad, a beosztottak gyakran követik a példát, és a kezdetben szabálykövetők is hamar kihagyják az ingázást.

A szokás a konferenciateremre is kiterjed. Sokan e-mailben küldenek Teams- vagy Zoom-linket ahelyett, hogy átsétálnának a tárgyalóba. Ez hatékonynak tűnik, de elvesznek azok az apró pillanatok, amelyek mélyebb kapcsolatot építenek: a meeting előtti csevegés vagy az asztalhoz visszafelé tett útközbeni megbeszélés.

Mit tehet a HR?

A szerzők szerint a „több bent töltött nap” önmagában nem működő recept: a kötelező jelenlét nem biztosítja, hogy a kollégák ugyanabba az irodába járjanak, és azt sem, hogy személyesen találkozzanak. A kötelezés így sokszor csak áthelyezi a távmunkát az irodába.

Javaslataik szerit:

• A csapatok újraegyesítése. A cégek fizethetnek a távoli munkatársaknak az áthelyezkedésért, és a toborzást koncentrálhatják a csapatok tényleges központjára.
• Rendszeres off-site találkozók ott, ahol a közös térbe költözés nem megoldható.
• A teljesítményértékelés átalakítása, hogy az elismerés azokat a dolgokat jutalmazza, amelyek személyesen működnek a legjobban: a kreatív áttöréseket és a mentorálási pillanatokat. Így a kollégákkal folytatott beszélgetések a munka lényeges részének tűnnének, nem pedig az egyedül, gyorsabban elvégezhető feladatoktól elvett időnek.
• Tudatos tervezés a „bent töltött nap” fogalma mögött. Nem minden munkanapnak kell irodai napnak lennie, de ha már az, akkor személyes napnak is kell lennie. A szerzők szerint ez az, ami emberibbé teheti a munkát.

Így érdemes azoknak átgondolni, akik a hibrid működés finomhangolásán dolgoznak: nem az számít, hány napot töltenek az emberek az irodában, hanem hogy azok a napok mennyire  vannak szinkronban. A kérdés ezért nem az, hogy hány napot kell bent lenni, hanem hogy kik vannak bent ugyanazokon a napokon, és mire használják az együtt töltött időt.

Olvass el ezt a cikkünket is: 

Vissza az irodába és vissza a múltba - miért kezdenek főnökösködni a vezetők?