6 gyakorlati lépés a hibrid munkavégzés élményének javítására

A hibrid munkavégzés megszervezése papíron egyszerűnek tűnhet, a mindennapokban azonban gyakran okoz fejtörést a munkavállalóknak. Egy otthon dolgozó kolléga esetleg nem tud megnyitni egy bérszámfejtési fájlt, míg egy hibás laptoppal rendelkező új belépő nem tudja, kitől kérjen segítséget.  A HR és az IT hat gyakorlati változtatással segíthet abban, hogy a dolgozók bárhonnan könnyebben kapjanak támogatást, használhassák eszközeiket és végezhessék feladataikat.

1. Biztosítsunk képernyőn keresztüli IT-támogatást az irodán kívül is

Az irodában leálló alkalmazást egy technikus gyakran helyben ellenőrizheti, otthon azonban ugyanez a probléma hosszú telefonbeszélgetésekké fajulhat a hibakódokról. A távoli támogatás lehetővé teszi, hogy egy felhatalmazott szakember megtekintse a képernyőt és kivizsgálja a hibát anélkül, hogy a helyszínre kellene utaznia. Az olyan eszközök, mint a TSplus Remote Support, képernyőmegosztást és távvezérlést biztosítanak az irodán kívül dolgozó csapatok számára. Egy aktív munkamenet során a munkavállaló letölt meg egy kis programot, majd megosztja a kapcsolati azonosítót a technikussal. A hardveres sérülések vagy az internetkapcsolat elvesztése azonban továbbra is helyszíni beavatkozást igényelhet.

2. Adjunk mindenki számára egyértelmű útvonalat a problémák bejelentésére

A munkavállalóknak pontosan tudniuk kell, hova fordulhatnak technikai probléma esetén anélkül, hogy a vezetőjüket kellene keresniük. Egy közös helpdesk postafiók összegyűjtheti a kéréseket, a jegykezelő rendszer pedig hozzárendelheti azokat a technikusokhoz. Külső szolgáltató alkalmazása esetén a szerződésnek rögzítenie kell a lefedett órákat és a sürgős esetek kezelését. Egy bérszámfejtési szakembernek, aki nem éri el a rendszert, gyorsabb reakcióra lehet szüksége. A HR beépítheti ezeket az részleteket az onboarding anyagokba, biztosítva a alternatív elérhetőségeket is.

3. Teszteljük a munkahelyi alkalmazásokat a dolgozók saját eszközkészletén

Előfordulhat, hogy egy alkalmazás az irodában zökkenőmentesen fut, otthonról viszont a kapcsolat hiba miatt megszakad. Az eszközök, a hálózati beállítások és a jogosultságok különbözősége frusztrálóvá teheti a hibrid munkát. Az IT-csapatoknak tesztelniük kell a kapcsolatokat a ténylegesen használt felszereléseken, és dokumentálniuk kell a jóváhagyott hozzáférési módokat. A virtuális magánhálózat (VPN) védett kapcsolatot teremt, míg más rendszerek böngészőn keresztül biztosítanak hozzáférést. Az otthon dolgozóknak olyan követhető útmutatásokra van szükségük arra az esetre is, ha a hozzáférés meghibásodna, megelőzve a céges fájlok személyes fiókokba történő küldését.

4. Határozzunk meg adatvédelmi szabályokat az IT-támogatási munkamenetekhez

A képernyőt ellenőrző technikus akaratlanul is láthat bizalmas dokumentumokat vagy személyes értesítéseket. A munkáltatóknak világosan le kell fektetniük, hogy mit jogosult megtekinteni és irányítani a szakember, valamint hogyan zajlik a hitelesítés. Ha a támogatási folyamatokat rögzítik, a dolgozóknak tudniuk kell az okokról, a hozzáférési jogosultságokról és a megőrzési időről. A brit Adatvédelmi Hatóság (ICO) szerint a munkavállalók otthon szigorúbb magánszférára számítanak, mint a munkahelyen, így a támogatás nem minősül automatikusan teljesítménymonitoringnak.

5. Végezzünk különálló munkakörnyezeti felméréseket otthoni állomásokon

A működőképes laptop önmagában nem garantál megfelelő munkakörnyezetet, különösen akkor, ha valaki hosszú órákat tölt a konyhaasztalnál. A munkavédelmi előírások érvényesek lehetnek a rendszeresen otthon dolgozókra is, így a munkáltatóknak fel kell mérniük a kockázatokat. A HR koordinálhatja a szükséges módosításokat, míg az IT ellenőrzi az eszközök kompatibilitását. Ezek a vizsgálatok más célt szolgálnak, mint a szoftveres hibaelhárítás, így a munkahelyi ergonómiai problémákat nem oldja meg önmagában az, ha a dolgozó sikeresen bejelentkezik a rendszerbe.

Forrás: HR News