Bérrendszer leváltása gyorsan, hatékonyan – lehetséges ez?

Egy jól szervezett szolgáltatóval az átállás folyamata gyors, zökkenőmentes, így minden körülmény adott ahhoz, hogy a hátrányok helyett a váltás előnyeit élvezhessék.

A bérszámfejtő szoftvereket fejlesztő és forgalmazó BaBér munkatársai két évtized alatt több ezer rendszerátállást valósítottak meg – a kkv szektortól egészen a multinacionális cégekig rendelkeznek tapasztalattal. Véleményük szerint az idő-, erőforrás-, és energiabefektetés is jól optimalizálható alapos tervezéssel és megfelelő projektelőkészítéssel. Ennek a folyamatnak a nulladik lépése az egyeztetés, ahol a leváltásra kerülő program kezelői az új program tanácsadóival átbeszélik lépésről-lépésre a tennivalókat, fontossági sorrendet is felállítva.

Egy alaposan megtervezett szoftverátállás mögött komoly szakmai munka van. A BaBér oldalán a kijelölt kapcsolattartón kívül részt vesz a projektvezető, a rendszerszervező és a fejlesztő kolléga, és – a folyamat összetettségétől függően – a szakmai igazgató, vagy akár a vezérigazgató-helyettes is bevonásra kerül. Ügyféloldalon az átállás általában két ember munkáját igényli: egy projektfelelős és egy rendszergazda, vagy IT-s kíséri végig a folyamatot. Ez persze nem törvényszerű, hiszen van, ahol kizárólag a bérszámfejtők vesznek részt az egyeztetésben, de akadnak olyan cégek, ahol projektvezetők is segítik a munkájukat.

Ideális esetben egy bérprogram-átállás projektfázisai a következők:

1. lépés: A követelmények egyeztetése, a projekt felmérése

Ebben a munkafázisban megvizsgáljuk a vállalat teljes bér- és tb-számfejtési folyamatát. Ezzel egyidőben kerülnek felmérésre a cég egyedi elvárásai, valamint az ezekkel kapcsolatos fejlesztési igények.

2. lépés: Telepítés, adatok betöltése

Előre egyeztetett időpontban, legfeljebb a szerző­déskötés utáni 5. munkanapon belül sor a program telepítésére és az adatok betöltésére.  A telepítés időtartama a hálózati felépítés függvényében 2-6 órát vesz igénybe.

3. lépés: Implementáció

Az implementáció során készülnek el mindazok a dokumentumok, amelyek alapján elvégezhető az egyes modulok testreszabása. Az egyedi fejlesztésekről készített specifikáció a fejlesztési dokumentáció része, amelynek – mindkét fél által történő – elfogadását követően az abban foglaltak a szerződés mellékletét és a bevezetési projekt alapdokumentációját képezik. 

4. lépés: Adatmigráció

A BaBér program rendelkezik egy Excel táblázathoz hasonlító import felülettel. A táblázat adatainak feltöltése után lehetőség van a törzs­adatok feltöltésére, akár a BaBértól függetlenül is. Amennyiben valamilyen ok miatt ez a felület nem használható, úgy egyedi beemelővel veszik át adatokat.

5. lépés: Oktatás

A telepítés után akár már aznap is megkezdődhet a program oktatása. En­nek időtartamát a cég nagysága, a használt modulok és az ügyintézők száma, valamint affinitása nagymértékben befolyásolja. Az oktatási menetrend az egyeztetéseket követően a bevezetési ütemterv pontosítása után véglegesedik.

A BaBér oktatásai gyakorlati megközelítésűek, a cég konvertált adatain, a paraméterezett rendszeren történik, igazodva a cég bérszámfejtési gyakorlatához. A BaBér szakértői az összevont oktatást tartják a leghatékonyabbnak, mivel így redukálható az idő és az anyagi ráfordítás is. A tesztidőszakban és az éles indulásnál – amennyiben erre igény van – az ügyintéző kollégák munkáját a helyszínen is támogatják a projektben résztvevő tanácsadók.

6. lépés: Próba és éles számfejtés támogatása

Igény szerint az első számfejtések alkalmával a BaBér tanácsadói segítik a számfejtők munkáját. Ez a támogatás adott esetben kiterjedhet az ellenőrzési és a korrekciós feladatok ellátására is.

+1. lépés: Minden felhasználó számára elérhető a helyszíni, telefonos és e-mailes szakmai és programtámogatás, esetenként távoli eléréssel is.

A legfontosabb minden rendszerátállásra készülő ügyfél számára, hogy minél kevesebb manuális munkával a lehető legtöbb adat kerüljön át a korábbi programból az új bérrendszerbe. Az adatátvitel során olyan tényezőket kell figyelembe venni, mint például a kiemelt jelentőségű adatbiztonság, a leváltásra kerülő rendszer folyamattámogatása, az adatok kinyerésének lehetőségei és felépítése. Mindezek az átállás időtartamára is hatással lehetnek, de megfelelő tervezéssel és a szolgáltatók közötti kooperatív szervezéssel egyszerűsíthető a fázis teljesítése.

A BaBérnál kiemelt figyelmet fordítanak arra, hogy az adatok szükség esetén korrigálva, a megfelelő struktúrában kerüljenek az új rendszerbe. Emiatt egy 3000 fős cégnél több időt vehet igénybe az adatbázis kozmetikázása, ez pedig az átállás idejére is hatással lehet. Ám ezt a munkát nem érdemes megspórolni, hiszen a későbbiekben jelentős könnyebbséget jelent majd, ha hibátlan adatbázisokkal dolgozhatnak a tb- és bérügyintézők.

Jól látható, hogy több tényező befolyásolja, mennyi időt vesz igénybe az átállás folyamata – ilyen a konvertálandó cég mérete, vagy az adatmennyiség is. Ám itt fontos megjegyezni, hogy az új program bevezetése nemcsak adatátadással jár: szükséges hozzá az új program kezelésének ismerete. A hatékonyság-növelés érdekében az ügyintézők részére megtartott oktatást ezért már párhuzamosan az adatok betöltésével el lehet indítani.

A fentieket figyelembe véve, megfelelően előkészített projekttel egy 150 fős cégnél akár egy hét alatt végig lehet vinni az átállás folyamatát, míg egy 3000 fős cég esetében érdemes egy hónappal számolni – ebben az adategyeztetés, a scriptek futtatása, a finomhangolások és a felhasználók oktatása is benne van.

Érdemes tehát minél hamarabb belevágni a programváltásba, ha a régi már nem szolgálja ki az igényeket. A BaBérnál az utolsó negyedévben ösztönző, kedvezményes csomagajánlatot kínálnak a programváltásra készülőknek, aminek részleteiről weboldalukon olvashatunk. Professzionalizmusukra, több mint két évtizedes tapasztalatukra építve pedig gyors és hatékony rendszerátállással tervezhetünk.

Ajánlatkérésnél az e-mail tárgymezejében adja meg a kedvezményt érvényesítő kódot: BAB/HRP

fotó: unsplash