Megjelent: 5 hónapja

Bérrendszer leváltása gyorsan, hatékonyan – lehetséges ez?

Ha a bérrendszer leváltása kerül kilátásba, sokszor hajlamos a vezetőség az utolsókig halogatni a döntést. Hiába nyűgös a régi, már nem szolgálja ki az igényeket, nem fejlődik a céggel együtt vagy egyszerűen a szolgáltató feltételei már nem felelnek meg az elvárásoknak – nehezen szánja rá magát a szervezet az új bevezetésére. Pedig a valóságban – például a BaBér esetében – nem is feltétlenül körülményes vagy időigényes az átállás folyamata, mint ahogy attól a többség tart.

Bérrendszer

Egy jól szervezett szolgáltatóval az átállás folyamata gyors, zökkenőmentes, így minden körülmény adott ahhoz, hogy a hátrányok helyett a váltás előnyeit élvezhessék.

A bérszámfejtő szoftvereket fejlesztő és forgalmazó BaBér munkatársai két évtized alatt több ezer rendszerátállást valósítottak meg – a kkv szektortól egészen a multinacionális cégekig rendelkeznek tapasztalattal. Véleményük szerint az idő-, erőforrás-, és energiabefektetés is jól optimalizálható alapos tervezéssel és megfelelő projektelőkészítéssel. Ennek a folyamatnak a nulladik lépése az egyeztetés, ahol a leváltásra kerülő program kezelői az új program tanácsadóival átbeszélik lépésről-lépésre a tennivalókat, fontossági sorrendet is felállítva.

Egy alaposan megtervezett szoftverátállás mögött komoly szakmai munka van. A BaBér oldalán a kijelölt kapcsolattartón kívül részt vesz a projektvezető, a rendszerszervező és a fejlesztő kolléga, és – a folyamat összetettségétől függően – a szakmai igazgató, vagy akár a vezérigazgató-helyettes is bevonásra kerül. Ügyféloldalon az átállás általában két ember munkáját igényli: egy projektfelelős és egy rendszergazda, vagy IT-s kíséri végig a folyamatot. Ez persze nem törvényszerű, hiszen van, ahol kizárólag a bérszámfejtők vesznek részt az egyeztetésben, de akadnak olyan cégek, ahol projektvezetők is segítik a munkájukat.

Ideális esetben egy bérprogram-átállás projektfázisai a következők:

1. lépés: A követelmények egyeztetése, a projekt felmérése

Ebben a munkafázisban megvizsgáljuk a vállalat teljes bér- és tb-számfejtési folyamatát. Ezzel egyidőben kerülnek felmérésre a cég egyedi elvárásai, valamint az ezekkel kapcsolatos fejlesztési igények.

2. lépés: Telepítés, adatok betöltése

Bérrendszer Előre egyeztetett időpontban, legfeljebb a szerző­déskötés utáni 5. munkanapon belül sor a program telepítésére és az adatok betöltésére.  A telepítés időtartama a hálózati felépítés függvényében 2-6 órát vesz igénybe.

3. lépés: Implementáció

Az implementáció során készülnek el mindazok a dokumentumok, amelyek alapján elvégezhető az egyes modulok testreszabása. Az egyedi fejlesztésekről készített specifikáció a fejlesztési dokumentáció része, amelynek – mindkét fél által történő – elfogadását követően az abban foglaltak a szerződés mellékletét és a bevezetési projekt alapdokumentációját képezik. 

4. lépés: Adatmigráció

A BaBér program rendelkezik egy Excel táblázathoz hasonlító import felülettel. A táblázat adatainak feltöltése után lehetőség van a törzs­adatok feltöltésére, akár a BaBértól függetlenül is. Amennyiben valamilyen ok miatt ez a felület nem használható, úgy egyedi beemelővel veszik át adatokat.

5. lépés: Oktatás

A telepítés után akár már aznap is megkezdődhet a program oktatása. En­nek időtartamát a cég nagysága, a használt modulok és az ügyintézők száma, valamint affinitása nagymértékben befolyásolja. Az oktatási menetrend az egyeztetéseket követően a bevezetési ütemterv pontosítása után véglegesedik.

A BaBér oktatásai gyakorlati megközelítésűek, a cég konvertált adatain, a paraméterezett rendszeren történik, igazodva a cég bérszámfejtési gyakorlatához. A BaBér szakértői az összevont oktatást tartják a leghatékonyabbnak, mivel így redukálható az idő és az anyagi ráfordítás is. A tesztidőszakban és az éles indulásnál – amennyiben erre igény van – az ügyintéző kollégák munkáját a helyszínen is támogatják a projektben résztvevő tanácsadók.

6. lépés: Próba és éles számfejtés támogatása

Igény szerint az első számfejtések alkalmával a BaBér tanácsadói segítik a számfejtők munkáját. Ez a támogatás adott esetben kiterjedhet az ellenőrzési és a korrekciós feladatok ellátására is.

+1. lépés: Minden felhasználó számára elérhető a helyszíni, telefonos és e-mailes szakmai és programtámogatás, esetenként távoli eléréssel is.

A legfontosabb minden rendszerátállásra készülő ügyfél számára, hogy minél kevesebb manuális munkával a lehető legtöbb adat kerüljön át a korábbi programból az új bérrendszerbe. Az adatátvitel során olyan tényezőket kell figyelembe venni, mint például a kiemelt jelentőségű adatbiztonság, a leváltásra kerülő rendszer folyamattámogatása, az adatok kinyerésének lehetőségei és felépítése. Mindezek az átállás időtartamára is hatással lehetnek, de megfelelő tervezéssel és a szolgáltatók közötti kooperatív szervezéssel egyszerűsíthető a fázis teljesítése.

A BaBérnál kiemelt figyelmet fordítanak arra, hogy az adatok szükség esetén korrigálva, a megfelelő struktúrában kerüljenek az új rendszerbe. Emiatt egy 3000 fős cégnél több időt vehet igénybe az adatbázis kozmetikázása, ez pedig az átállás idejére is hatással lehet. Ám ezt a munkát nem érdemes megspórolni, hiszen a későbbiekben jelentős könnyebbséget jelent majd, ha hibátlan adatbázisokkal dolgozhatnak a tb- és bérügyintézők.

Jól látható, hogy több tényező befolyásolja, mennyi időt vesz igénybe az átállás folyamata – ilyen a konvertálandó cég mérete, vagy az adatmennyiség is. Ám itt fontos megjegyezni, hogy az új program bevezetése nemcsak adatátadással jár: szükséges hozzá az új program kezelésének ismerete. A hatékonyság-növelés érdekében az ügyintézők részére megtartott oktatást ezért már párhuzamosan az adatok betöltésével el lehet indítani.

A fentieket figyelembe véve, megfelelően előkészített projekttel egy 150 fős cégnél akár egy hét alatt végig lehet vinni az átállás folyamatát, míg egy 3000 fős cég esetében érdemes egy hónappal számolni – ebben az adategyeztetés, a scriptek futtatása, a finomhangolások és a felhasználók oktatása is benne van.

Érdemes tehát minél hamarabb belevágni a programváltásba, ha a régi már nem szolgálja ki az igényeket. A BaBérnál az utolsó negyedévben ösztönző, kedvezményes csomagajánlatot kínálnak a programváltásra készülőknek, aminek részleteiről weboldalukon olvashatunk. Professzionalizmusukra, több mint két évtizedes tapasztalatukra építve pedig gyors és hatékony rendszerátállással tervezhetünk.

Ajánlatkérésnél az e-mail tárgymezejében adja meg a kedvezményt érvényesítő kódot: BAB/HRP

fotó: unsplash

  • 2022.02.01Munkaügyi adatvédelem (GDPR HR-eseknek) Blended képzésünk során a tananyag általános elméleti részét, mely tartalmazza az alapfogalmak, jogalapok és törvények összefoglalását először e-learning videó formában sajátíthatja el. A videó megtekintése után egy fél napos konzultáció keretein belül, feldolgozásra kerül a tananyag további része, melyet online vagy tantermi formában hirdetünk meg. Részletek Jegyek
  • 2022.02.04Sikeres évem lesz! Csoportos coaching az eredményes évért 2022 első heteit éljük. Álmodozunk és tervezgetünk; mi mindent akarunk megvalósítani az idén? Aztán elröppennek a hetek és a hónapok, és azt vesszük észre, hogy sehol sem tartunk ezekkel a tervekkel. Ilyekor elgondolkodunk: hogy lesz ebből sikeres év?! Lehet, hogy veled is megtörtént már ez. Ha azt akarod, hogy az idén másképp legyen, érdemes felkészülni rá! Jelentkezz az eseményre, ahol eszközöket és inspirációt kapsz a tudatos évtervezéshez! Találkozunk? Részletek Jegyek
  • 2022.03.07Hetes Agilis Transformáció Leader képzés online, videokonferenciás Hazánkban egyre több és több vállalat lép az agilis átalakulás útjára, így felértékelődik az agilis transzformációt vezető szakemberek jelentősége. Az Agile Transformation Leader egy olyan szervezetfejlesztő szakember, aki felkészíti és végig kíséri az agilis átalakulás útján a vállalatot. Ügyfél-fókuszt, Design Thinking szemléletet hoz be, vezetőket coachol, csapatokat mentorál, miközben pozitív, felhatalmazó légkört teremt a szervezeten belül. A képzés 3 héten keresztül, 2 hétköznap este valósul meg. Igény esetén 3 munkanapra is szervezhető. Részletek Jegyek
  • 2022.04.22BEMUTATKOZIK A teamwork2022 Képzelj el egy olyan kétnapos csapatépítő képzést, amely minden részletében a Te vállalati csapatodról szól. Jelentkezzetek az ország első csapatépítő eseményére, amelyre háromfős vállalati csapatokat várunk! Részletek Jegyek
Follow hrportal_hu on Twitter
További cikkek
ESG indexszel bővült az OPTEN szolgáltatása

A 2022-es évben nem csak a bankok és speciális pénzintézetek, de a vállalkozások számára is nagy kihívást jelent az ESG-megfeleltetés, amelyhez... Teljes cikk

A növekvő termelés ellenére egyre több a megszűnő építőipari cég

Bár az építőipari termelés volumene kezd stabilizálódni a COVID előtti szinten, a megszűnő cégek száma továbbra is rendkívül magas, különösen... Teljes cikk

A szánkótól a nordic walkingig: szabadtéri mozgás télen

A téli hónapokban, amikor hideg, esős, latyakos az időjárás, hajlamosak vagyunk felhagyni a rendszeres sportolással, különösen a szabadban végzett... Teljes cikk

Kapcsolódó hírek