Cafeteria: az öt leggyakoribb hiba, amit kerüljünk el

A cafeteria adminisztrációja, az adatok nyilvántartásának módja, az adóbevallás rendje rejtik megítélésem szerint a legtöbb adókockázati csapdát - kezdi szakértőnk. A leggyakoribb hibák csak részben köthetőek a cafeteriához, többségük akkor is problémát jelent, ha attól függetlenül "csak" béren kívüli juttatást ad a munkáltató. A legsúlyosabb következményekkel akkor kell szembenéznünk, ha a juttatás adójogi megítélése a hiba vagy hiányosság miatt átalakul, vagy a nem megfelelő időszakra történő adóbevallásnak lesz szankciója.

Vegyük sorra időrendben a hibaforrásokat!

1. Szabályozási problémák

A cafeteria szabályzat két legérzékenyebb pontja a jogosultsági kérdések és a keretek kialakítása. Mindkettő megkívánja az egyenlő bánásmód elvének betartását. A munkáltatók előszeretettel differenciálnak a munkavállalói csoportok között, illetve alkalmaznak különböző szankciókat, ami nem baj, feltéve, hogy nem sértik a fenti szabályt. Sajnos ez nem mindig teljesül.

Az önkéntes pénztárak vonatkozásában pedig további kritériumoknak kell megfelelnünk. Szabálytalan, ha kizárunk dolgozót a cafeteriából, kivéve, ha önszántából mond le róla, ha nem tartjuk be az egységességi szabályt az elérhető juttatási mérték szempontjából, vagy ha a munkáltató választ pénztárat a dolgozók helyett.

A szabályzat a 2012-es évben kiemelkedő szerepet kapott az egyes meghatározott juttatások adójogi minősítése szempontjából. Erre a kérdésre az utalványok kapcsán az 5. pontban még visszatérek.

2. Hiányos vagy hibás nyilatkozati dokumentáció

A különböző juttatásokhoz eltérő dokumentumok szükségesek, és ezek tartalmilag is mást kívánnak. Ezek közül, annak ellenére, hogy nem új keletű a szabályozása, még mindig sok munkáltató elhanyagolja az önkéntes pénztári tagdíj-hozzájáruláshoz szükséges dolgozói nyilatkozatot. A nyilatkozat hiánya pedig sokba kerülhet, mivel ez az egyik olyan eset, ami átminősíti a béren kívüli juttatást összevonandó jövedelemmé.

3. A jövedelem keletkezésének és az adóbevallásnak a viszonya

Az Szja törvény pontosan meghatározza a juttatások esetében a jövedelem keletkezésének időpontját, és ennek függvényében az adóbevallás rendjét. Sok munkáltató viszont még mindig ragaszkodik a régi beidegződéshez, miszerint a munkabérrel együtt ---- ami jellemzően a tárgyhót követő hónap első napjaira esik ---- adja ki a juttatásokat is. Ez önmagában nem hibás, csakhogy az adóbevallásban is a munkabér vonatkozási hónapjában szerepeltetik a juttatásokat, ami egy hónap elcsúszást jelent. Hasonló problémát vet fel, ha a korábban kiadni vélt és leadózott juttatásról kiderül, hogy a dolgozó mégsem kapta meg, vagy visszaadja. Az utólagos módosításokat nem vezethetjük át a későbbi adóbevalláson, önrevízió szükséges. Januártól azért is kell fokozottan figyelnünk a helyes analitikára, mivel többféle törvényi korláttal kell számolnunk.

4. Jogviszony problémák

Gyakori kérdés, különösen kisebb vállalkozások tulajdonosi körénél, illetve a nagyobbak menedzsmentjénél, hogy ki milyen jogviszonyban van a céggel. A munkaviszonytól eltérő kapcsolat kizáró tényező az önkéntes pénztári tagdíj-hozzájárulás esetén. A személyes közreműködésről pedig ---- ami a többi béren kívüli juttatás esetén elegendő ---- sokszor nem megfelelő a dokumentálás.

A dolgozó kilépésével kapcsolatos elszámolás is rejthet a fentiekhez hasonló gondot, ha nem adjuk ki az őt megillető juttatásokat a munkaviszony utolsó napjáig, vagy elengedünk olyan kötelezettséget, amit a szabályzat előír.

5. Utalvány mizéria

Az utalványok mindig kiemelt szerepet játszottak a cafeteriában, nincs ez másként idén sem. Csak néhány olyan példát emelnék ki, amelynek különösen kockázatos lehet a minősítése:
-

-Munkahelyi étkezésnél utalvány vagy kártya alkalmazása, ha külsősök is bejárnak az étkezdébe;

-Termék vásárlására vagy szolgáltatás igénybevételére jogosító utalvány ---- az Szja tv. által nem nevesített juttatásra (ilyenek például a "régi" étkezési utalványok) ----, amit szabályzat nélkül nem minden dolgozónak adunk, vagy a szabályzat nem felel meg a törvényi kritériumnak;

-Formális utalvány kiadás, ami készpénzre konvertálódik.

Vélhetően annak a munkáltatónak, aki lazán kezeli a szabályozást, az adminisztrációt, nem fordít kellő figyelmet a juttatások megfelelő informatikai támogatására, utólag sokba kerülhet a Cafeteria ---- különösen az egyre szigorodó bírságolási szabályok fényében. Alapos, de nem túlbonyolított szabályozással, minden problémára felkészített és megfelelően részletes adatszolgáltatást biztosító szoftverrel valamint külső szakértői kontrollal a csapdák elkerülhetők.

Puskelyné Király Ágnes
Top Cafeteria Kft.