Hatékonyságnövelés robotizációval HR területen

Az RPA (Robotic Process Automation), más néven robotizált folyamatautomatizálás a KKV-k és számos nagyvállalat számára még ismeretlen a technológia annak ellenére, hogy ez már nem csak a multinacionális szolgáltatóközpontok számára elérhető megoldás. Milyen lehetőségeket biztosíthat ez a HR-nek? Hogyan érhetjük el vele az erőforrások jobb kihasználását és a költségek csökkentését? Hogyan valósulhat meg a robotizáció a gyakorlatban?

Mit jelent az RPA?

Az RPA segít a hatékonyság növelésében, az átfutási idő és költségek csökkentésében, a manuális adatfeldolgozás során keletkező hibák kiküszöbölésében.

Az informatika mára eljutott arra a szintre, hogy a folyamatlépések szoftveres robotokkal automatizálhatóvá váltak, azaz a jellemzően adminisztratív folyamatlépéseket robotok tudják elvégezni helyettünk.

Az RPA megoldások - a mesterséges intelligenciával ellentétben - nem képesek modellezésre vagy következtetésekre, nincsenek adaptív tulajdonságaik. Ezek a „robotok” jól kalibrálható, emberi döntést, mérlegelést jellemzően nem igénylő, magas monotonitású, ismétlődő és időigényes folyamatok során alkalmazhatók nagy sikerrel.

Milyen érvek szólnak az RPA mellett, mikor érdemes ezt alkalmazni?

A szoftveres robotok egyik legfontosabb előnye a viszonylag egyszerű, illetve kevés fejlesztői szaktudást igénylő implementációs folyamat. Míg a hagyományos, interface jellegű kapcsolatok fejlesztése bonyolult lehet, az RPA technológiát biztosító rendszerek felhasználóbarát, könnyen kezelhető folyamat mentén működnek.

Nagyon leegyszerűsítve olyan egy RPA rendszer működése, mintha egy makrót írnánk Windowsra, vagyis lényegében megtanítjuk a program számára a folyamatot. Ez azzal az előnnyel is jár, hogy sok esetben az érintett szoftverek, rendszerek működésébe nem szükséges belenyúlni.

A fentiek eredménye, hogy az implementáció legtöbbször kevesebb időt és erőforrást igényel, így a megfelelően előkészített projektek rövidebb időn belül térülhetnek meg.

Az RPA tipikus felhasználási területei az olyan adminisztratív folyamatok lehetnek, ahol az alábbi jellemzők adottak:

• Manuális és ismétlődő lépésekből álló folyamat,
• Standardizált, beolvasható bemenetek biztosítottak (pl. Excel, Word, e-mail, ppt, xml, beolvasható pdf stb.),
• A folyamatok egyértelmű szabályok mentén valósulnak meg, azok kevés eltéréssel, vagy alternatív “útvonallal” működnek
• Nagy mennyiségű adat feldolgozásával és kezelésével jár,
• Megfelelő érettséggel rendelkező stabil, közeljövőben nem változó háttérfolyamatok, rendszerek működnek.

Milyen területeken alkalmazható az RPA?

A fentiek alapján az RPA sikerrel alkalmazható a HR területén. Tipikus példák konkrét automatizálható tevékenységekre:

• e-mailek, hivatalos/hiteles dokumentumok automatikus feldolgozása,
• adatrögzítés és -feldolgozás,
• standard elszámolási vagy könyvelési folyamatok,
• vevő/szállító pénzügyi folyamatok,
• űrlapok kitöltése,
• riportok készítése.

A rendszeresen ismétlődő, rutinszerű, monoton, mégis jelentős időráfordítást igénylő folyamatok robotizálásán keresztül az alábbi előnyök realizálhatók rövid időn belül:

• A humán munkaerő költségei mérséklődnek.
• A feladatok folyamatos elvégzése 0-24 órában is megvalósulhat.
• A HR munkatársak nagyobb hozzáadott értékű és sokszor nagyobb motivációt jelentő területekre irányíthatók át.
• A manuális munkavégzésből eredő hibák és tévedések (pl. hibás adatbevitel) kiküszöbölésre kerülnek.
• Az egyes folyamatok átfutási ideje radikálisan csökkenhet.

A belső szolgáltatási színvonal növekszik, melynek eredményeként nő a belső ügyfelek elégedettsége.

Hogyan érintheti a HR-t az RPA?

A nagyvállalati HR területek gyakran szembesülnek azzal a kritikával, hogy szolgáltatásaik lassúak, működésükre inkább a nehézkes adminisztráció, öncélúnak tűnő kötöttségek, mintsem a rugalmas helyzetmegoldás vagy épp a stratégiai gondolkodás jellemző. A HR munkatársak napi tevékenységében jelentős frusztrációs tényezőt jelent, amikor alapfolyamataikat nem támogatja megfelelő minőségű rendszer, ha elvesznek a szabadságnyilvántartással, kiválasztással, juttatások kezelésével vagy egyéb nyilatkoztatással járó adminisztrációs folyamatok tengerében.

Ezt támasztja alá Meixner Ferenc, a Posta Biztosító korábbi HR igazgatójának tapasztalata is: A HR túl értékes erőforrás ahhoz, hogy a vállalat számára valóban értéket teremtő, a munkavállalók fejlesztését, a dolgozói elégedettség és motiváció növelését célzó tevékenységei helyett az adminisztrációs kötelezettségek teljesítése kösse le a kapacitás jelentős részét. Az RPA egy izgalmas eszköz lehet ebből az ördögi körből való kilépéshez, lehetőséget teremt a HR terület számára ahhoz, hogy az adminisztratív feladatok radikális csökkentése révén a szakembereit azokra a feladatokra allokálja, ahol a valódi szaktudásukat képesek hasznosítani.

Egy lehetséges megoldás HR-t érintő automatizálásra

Tipikus ismétlődő feladat a HR-területeken Meixner Ferenc saját tapasztalatai szerint a bérszámfejtéshez szükséges adatok feldolgozása, kezelése. Ennek a folyamatnak magas a komplexitása, ugyanakkor rendkívül szenzitív is: csupán néhány hibás feldolgozás azonnali elégedetlenséget vált ki a munkavállalók körében.

E folyamat sokszor véget nem érő Excel-táblázatok segítségével zajlik, melynek során a munkaszerződésben rögzített béradatokat a HR havi rendszerességgel egészíti ki más forrásból (társterületektől, munkavállalótól) származó változó jövedelemelemekkel, korrekciós információkkal (szabadságok, munkaidő nyilvántartások, teljesítménybónuszok, prémiumok, táppénzigazolások, stb.)

A havi szinten frissített központi adattáblát adják át a bérszámfejtésnek, majd a könyvelésnek, így készülnek el a bérpapírok és a havi bérekhez kapcsolódó utalási csomagok. Az eredményadatok a manuális adatrögzítés miatt több ponton is ellenőrzést igényelnek.

A fenti folyamatot természetesen rengeteg informatikai eszközzel lehet támogatni, ám kevés olyan eszköz van (jellemzően nagyon magas áron), ami az adatok transzparens átadását és gyors rögzítését is lehetővé teszi.

Az RPA megoldások segítségével bármilyen HR rendszer, vagy akár táblázatok használata mellett elérhető, hogy a társterületek adatszolgáltatása automatikusan a központi adattáblába kerüljön, például hogy az orvosi igazolások adatai egy egyszerű jóváhagyás után automatikusan bedolgozásra kerüljenek, vagy hogy az utalási csomagok automatikusan előálljanak automatikus ellenőrzés mellett.

Becsült költségek és eredmények

Mivel minden RPA bevezetés célja a hatékonyságnövelés illetve a költségcsökkentés, így a bevezetés előtt szükség van egy várható megtérülésvizsgálatra. A fenti példa akkor lehet üzletileg is megtérülő, ha az említett folyamatok adminisztratív időigénye legalább 3-4 munkatárs teljes idejű foglalkoztatását igényli. A felmerülő licenszköltségek, a fejlesztés és bevezetés költségei nem lehetnek magasabbak, mint az érintett munkatársak éves bérköltsége.

Amennyiben egy már megfelelően szervezett folyamatra építünk ilyen jellegű megoldást, a megtérülés 1-1,5 éven belül megjelenik és az üzleti megtérülés mellett az érintett kollégák motivációja is növekedhet a folyamat gyorsabb átfutása mellett.

Egy ehhez hasonló megoldás pár hónap alatt kiépíthető és agilis fejlesztési munkamódszerek mellett pár héten belül már élesíthetők az első részeredmények.

Kapcsolat
Amennyiben kérdése lenne HR-t is érintő folyamatautomatizálással kapcsolatban szakértő kollégáink szívesen válaszolnak, megosztják tapasztalataikat.